Les annonces ElisA du 24 septembre 2015, c'est smart

Des propositions de l'éditeur Archimed à l'attention de la communauté
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Les annonces ElisA du 24 septembre 2015, c'est smart

Messagepar franck_29 » 30 Sep 2015, 00:23

Bonjour à tous,

Comme je vous l'avais laissé entendre dans le billet d'actualité Lettre à Elise s'invite à ElisA et se lance officiellement, Archimed a présenté à ses clients une série de nouveautés fonctionnelles et a même parlé plusieurs fois de véritables choix stratégiques

D'un point de vue utilisateur, sous l'angle "qu'est ce que cela peut m'apporter", j'essaierai de vous présenter ce que j'en ai compris, alors, soyez indulgent ;)

Je vous propose de faire crescendo, J’évoquerai d'abord les nouveautés fonctionnelles "simples", ensuite celles qui m'ont semblé insuffler une orientation nouvelle, je finirai par celle qui m'a semblé la plus fondamentale pour nous autres.

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Des nouveautés fonctionnelles remarquées

Docfactory passe en version 3.1

En gros, j'ai compris que cette usine à document (doc factory) se dotait d'une nouvelle machine qui serait capable d'analyser des documents en entrée de façon à en extraire des métadonnées. Ces métadonnées viendront ensuite automatiquement alimenter la fiche (courrier si c'est un courrier mais pas nécessairement) du document dans Elise.

En gros, le travail qui est fait par un opérateur quand il fait des copier/coller du PDF océrisé avant l'enregistrement du document pour en extraire des métadonnées, est ici fait automatiquement.
Bien sûr cela suppose que les documents en entrée soit conforme à une apparence donnée. Et c'est bien sûr le cas des documents produits par nos SI métiers (des fiches de paie, des bons de commandes, des relevés de congés, etc...) qui, via cette technique, peuvent être intégrés par Elise et dès lors bénéficier de toute la fonctionnalité d'Elise (circuiterie, validation, envoi, cheminement, historisation, traçabilité et recherche ultérieure)

On voit là, c'est ce qui nous est vendu, une méthode simple pour interfacer nos SI métiers avec Elise sans avoir à réaliser la moindre modification de ces derniers. Dès lors qu'ils produisent in fine des documents (PDF par exemple mais pas seulement) Elise peut les intégrer en masse, tout en en extrayant le maximum d'informations pertinentes, via le nouveau Docfactory

SmartLink

SmartLink propose quant à lui de créer dynamiquement le contexte complet d'un document et de le présenter dans Elise avec chaque document produit.
Par contexte complet, il faut entendre, un ensemble de liens calculés, (calculés car ils ne sont pas à créer par l'utilisateur lorsqu'il crée un doc dans Elise, comme on peut le faire par exemple en créant manuellement des liens vers d'autres documents). Ces liens calculés permettent d'accéder d'un simple clic, vers d'autres documents en relation avec le document.
Hum je ne suis pas sûr d'être clair.

Par exemple, tant pis l'exemple bateau utilisé à chaque fois, mais il permet d'en bien comprendre le principe, vous avez une facture, qui nécessairement fait référence à une commande que vous avez donc émise antérieurement, elle est donc dans votre base de documents. Et bien à l'enregistrement (la création de la facture dans la base) de la facture, dès lors que l'on aura paramétré correctement le type de document facture, il sera possible à smartlink d'aller chercher dans sa base, les documents "commande", qui correspondent à la facture.
Le cas présenté pour percutant qu'il soit, nécessite de travailler avec des document structurés ; pour faire simple, la métadonnée "NuméroDeCommande" doit exister dans les documents de type facture et commande. Dans ce cas smartLink ira tout simplement chercher dans sa base de doc, les commandes qui correspondent au numéro de commande identifié dans la facture.

En réalité Smartlink permet aussi de créer un contexte (des liens vers d'autres documents en rapport avec le document principal) vers des documents qui ne contiennent pas de métadonnées dûment renseignées comme dans l'exemple ci-dessus. Il est tout simplement possible de lister les documents qui contiennent des mots clés (dans le corps du texte du document).

En bref, l'objet de cette nouveauté, est d'enrichir le contexte de travail de l'utilisateur lorsqu'il travaille sur un document.
Ce résultat est obtenu par un complément de paramétrage sur les types de documents...

Pour ceux que j'aurais intrigué, en parcourant le site d'Archimed, je suis tombé sur ce lien qui présente la fonctionnalité SmartLink, gestionnaire de liens automatiques.

Les SmartCheminsDeSuivi ;)

Ayant eu à modéliser des "chemins de suivis" que d'autres appellent des workflows, (on peut aussi en parler dans ce forum tiens), j'ai été sensible à la nouveauté qui permet désormais de modéliser des points de rendez-vous dans les chemins de suivi. Comprenez poursuivre le traitement (circulation etc...) d'un document, quand d'autres branches du processus sont terminées. C'est une problématique classique de synchronisation entre processus qui trouve dans cette nouveauté une solution.
Toujours au chapitre chemin de suivi, il nous a également été montré la possibilité de modéliser des chemins de suivi conditionnels (permettant des branchements dépendant de la valeur d'une métadonnée).

Bref, un réel surcroît de puissance sous le capot qui dans certains cas permettra une automatisation accrue dans le déroulé de nos processus métiers. Outre le résultat final pour l'usager, la solution se matérialisera par des options complémentaires dans l'outil de modélisation des processus. Je n'en n'ai pas vu suffisamment pour vous en dire plus.

Plus d'ouverture vers l'extérieur

Une autre série d'annonces marquantes de cet event, concernait l'esprit d'ouverture que souhaite insuffler le nouvel Elise.

C'est ainsi que nous a été présentée la solution Elise pour Sharepoint qui doit permettre une intégration plus aboutie entre les document gérés par Elise et le portail SharePoint. Pour ce qui me concerne je n'ai pas l'expérience de cette solution de portail d'entreprise, mais pour faire simple, il est possible de voir au sein du portail SharePoint des documents Elise et d'interagir avec eux. (à ce stade, pour plus d'information il est nécessaire d'aller piocher sur le site d'archimed Interface Sharepoint) Des retours d'expérience de la communauté seraient les bienvenus.

La salle s'est montrée attentive et a exprimé son souhait de voir une telle interaction possible avec d'autres systèmes de portail d'entreprise (ex: alfresco). Aux dires de l'éditeur, une part essentielle du travail nécessaire a été fait lors de la mise au point de "Elise pour Sharepoint" mais jusqu’à lors, aucune demande client n'irait en ce sens.

Dans un autre domaine, j'ai découvert Open311, un "dispositif" qui permet à, mettons un habitant d'une ville, de signaler un dysfonctionnement (par exemple un banc public cassé) aux autorités de la ville, simplement, de façon que ces autorités puissent y remédier au plus vite. Le signalement peut passer par une application mobile, et atterrir, côté ville, dans un SI déclenchant des interventions de remise en état. On comprend bien que le but du dispositif est, in fine, d'avoir une ville ou tout fonctionne pour le mieux, en mettant le citoyen au cœur de la démarche. Ceux que cela intéresse pourront se rendre sur le site Proxima mobile, tout y est détaillé de façon bien plus claire.

Quoi qu'il en soit, Elise se voit bien côté SI métier de la ville prenant en compte les signalements, aussi est-il est annoncé comme compatible avec ce protocole Open311, et j'ai cru comprendre que dans notre communauté, des membres sont hautement intéressés par la solution Elise couplée avec Open311. J'espère qu'ils nous ferons partager cette expérience à venir.

"The next big thing" Une API qui prend sa liberté

C'est en fait, à mon sens le clou de la présentation, et j'y reviendrai à plusieurs reprises dans les prochains jours.
Si j'ai bien compris, Archimed, met gracieusement l'API d'Elise à disposition à ses clients et partenaires.

Ceux qui sont dans le métier de l'informatique savent ce qu'est une API et ce qu'elle permet de faire.
Concrètement, dans notre cas, on sait que le produit Elise permet de réaliser un grand nombre de fonctions, par exemple nous avons
  • La connexion à Elise
  • L'affichage de la liste des courriers contenus dans sa bannette "nouveaux"
  • La recherche d'un document en fonction d'un mot clé de recherche
  • La fonction de transmettre un document pour action à un autre acteur Elise
  • ...
Il en existe en réalité une quantité d'autres, et nous les utilisons au quotidien au sein même de l'application Elise bien en place dans nos organisations.

En fait, à chacune de ces fonctions "métiers" correspond un programme informatique bien spécifique qui réalise la fonction souhaitée. Et au final, en caricaturant, le développement d'un progiciel comme Elise est simplement l'assemblage, au sein d'une belle interface graphique, de l'ensemble de ces fonctions unitaires. Toujours en simplifiant à l’extrême, ces fonctions unitaires constituent ce qu'on appelle une API (application programming interface),

Ce qui est intéressant avec ces API, dans le contexte qui est le notre de développement sur le WEB, c'est qu'il va être possible d'en invoquer les fonctions à distance, depuis d'autres applications, ou encore depuis une application que je voudrais me construire.
Ainsi, dès lors que je connais l'API (que je sais comment invoquer les bonnes fonctions) je vais pouvoir par exemple me faire moi même :
  • Une application mobile pour consulter mes courriers Elise quand je suis en déplacement,
  • Une application sur mon intranet affichant le nombre de courriers que mon organisation a reçus le mois dernier
  • Une application qui me réalise un tableau de bord spécifique sur ma base documentaire
  • ...

En fait, vous allez pouvoir réaliser (ou faire réaliser) des "appliquettes" connectées à vos bases Elise qui traiteront votre besoin comme vous l'entendez. Bien sûr, tout ce que vous ferez au travers de ces applications "tierces" sera tracé dans votre base Elise puisque vous invoquez en fait, au travers de ces applications tierces, votre système Elise.

Bref nous reparlerons de tout cela très très prochainement pour mesurer un peu mieux, l'éventail des possibilités qui s'offrent désormais à nous via l'utilisation des ces API.

Le mot de la fin

Il est tard, et je vais bientôt devoir vous laisser, mais je ne vous laisserai pas sans vous demander votre vision à vous.
Quels sont les points qui dans cette avalanche d'annonces vous ont le plus intéressé?
Peut-être même en utilisez vous certaines au quotidien.
Nul doute que beaucoup seraient intéressés par vos retours d'expérience ;)

à très bientôt


---
La teneur des propos de ces articles ne sont que le reflet de ma compréhension des éléments annoncés par l'éditeur Archimed lors de
l'event ElisA, à ce titre, ils peuvent être erronés. Si vous décelez des erreurs signalez les, je tenterai de corriger cet article.

crédit illustration : http://www.tnooz.com
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Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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