[Appel à discussion] Elise et le travail en mobilité

Des propositions de l'éditeur Archimed à l'attention de la communauté
#1

[Appel à discussion] Elise et le travail en mobilité

Messagepar Christian » 31 Mars 2016, 10:04

Bonjour,
Nous travaillons actuellement sur les différents scénarios d’usage d’Elise en mobilité « hors les murs » de l’organisation.
  • Synchroniser et emporter des documents de références avec soi sur son périphérique (PC ou tablette)
  • Travailler, finaliser, élaborer hors ligne un document sur son PC ou sa tablette
  • Visualiser les documents/courriers arrivés sur sa tablette, les annoter et les attribuer
  • Viser les documents/courriers départs ou internes, annoter, signer,…
  • …/…
Nous avons des idées mais aussi des questionnements… Nous identifions un certain nombre de variantes d’ordre technique ou fonctionnel.

Bref nous aimerions vraiment avoir l’occasion de partager avec vous cette réflexion qui est structurante pour notre feuille de route.

Nous souhaitons proposer à ceux d’entre vous qui seraient intéressés par la démarche de nous rejoindre une matinée à Paris pour cet atelier de réflexion. Ceux qui ne pourraient pas se rendre à Paris pourraient participer à distance via Skype.

Nous pourrions nous retrouver le 12 Mai à Paris dans nos bureaux rue de Monceau. Si cette date ne vous convient pas n'hésitez pas à vous manifester nous pouvons trouver d'autres créneaux sur Mai.

Si la démarche vous intéresse n’hésitez pas à prendre contact avec Catherine : cosson[at]archimed.fr

Nous vous remercions par avance et au plaisir de vous retrouver lors de cet atelier !
Christian.
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#2

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar franck_29 » 31 Mars 2016, 12:55

Bonjour à tous,
Merci @Christian pour cette proposition de rencontre et d'échange pour faire avancer votre produit, proposition que vous faites sur le forum de la communauté Lettre à Elise.
Merci aussi pour le sujet, car il me semble que l'accès à Elise en situation de mobilité n'est certainement pas une fonctionnalité de riche mais bien au cœur de nos préoccupations. J'y vois personnellement un enjeu pour l'adhésion à l'outil, enjeu qui préoccupe au plus haut point les responsables de nos organisations, et qui s'il est bien traité, peut être un atout pour l'accompagnement du changement

Je suis convaincu que nous répondrons massivement à votre appel, et nous essaierons de le relayer activement au sein de la communauté.

Image


Pour ce qui est de la démarche proposée, vous avez commencé à parlé de scénarios d'usage, au nombre de 4, j'imagine qu'ils correspondent aux cas d'usages les plus représentatifs, ceux qui manquent le plus à vos utilisateurs. Pour ma part j'étais allé un peu dans le même sens dans mon article Ergonomie : et si on en parlait ?

Je pense que dès maintenant nous pourrions, en mode brainstorming virtuel, ici même, commenter, compléter vos scénarios d'usage voire en faire remonter d'autres, et cela nous pourrions le faire ici même.

Ne serait-ce pas un bon moyen de préparer ce rendez-vous du 12 mai ?
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#3

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar Isabelle_86 » 01 Avr 2016, 11:44

Bonjour

excellente idée, nous nous sommes déja positionnés auprès de Mme Cosson.
Cordialement
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#4

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar David_USA » 01 Avr 2016, 14:08

L'idée est pertinente et la "mobilité" est un must dans notre monde corporatif actuel.

J'y aurais participer avec plaisir mais le mot "matinée" est synonyme de "nuit" de ce coté-ci de l'atlantique. :-)

Bonne chance
David
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#5

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar franck_29 » 01 Avr 2016, 18:33

Ça sent la visioconf à 3 heures du mat :lol: :lol:
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#6

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar David_USA » 04 Avr 2016, 14:46

Bonjour,

@Christian, je fais mon possible pour que ta visite en Floride ne soit pas pour un café de courtoisie mais avec un projet concret :-)

Par rapport à vos échanges sur la mobilité, il y a 2 points que j'aimerais apporter à vos discussions.

1. Elise Mobile Capture

A partir des différents modules Elise, on a la capacité de déclencher des workflows documentaire ( création d'un fichier word/template pré-établi par exemple) Si vous donniez la possibilité à partir d'Elise de démarrer une page de renseignement ( web Forms) que l'utilisateur 'nomade" pourrait remplir avec son client et l'image de son Web form est directement sauvegardé dans la voute documentaire sous son ID perso et departmental.

De plus à partir de cette application Elise mobile Capture, l'utilisateur pourrait prendre en photo des pieces justificatives 'Carte d'identité, permis de conduire, passport" qui permettrait de cloture un contrat plus rapidement ( le contrat ainsi que les preuves seraient envoyées directement aux services compétents.
Si on y rajoute le principe de signature électronique a partir du smartphone ou tablette on terminerait la boucle de conclusion de contrat avec Elise Mobile capture.

2. Elise for CRM (Customer Relationship management)

Si vous voulez rester compétitif dans la marché de la GED, je pense que l'idée d'intégrer un outil CRM à Elise serait pertinent. Par exemple: combien de fois nous avons recu des cartes d'affaires et on ne sait pas quoi et faire. Elle traine sur le bureau et vont à l'encontre meme du principe de PaperLess. Si à partir d'Elise j'ai le possibilité de prendre en photo cette carte d'affaire d'y extraire les données pertinentes ( il y a des tas d'outil gratuit qui te permette de faire cela) et ensuite de sauvegarder l'image non pas dans une voute documentaire telle qu'on la connait mais dans une voute documentaire type CRM.

Voilà juste quelques idées
Bonne Semaine
David
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#7

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar Boris » 05 Avr 2016, 14:19

Bonjour,

Je ne pourrais pas être présent à cette réunion pour cause de congés. Je profite donc de ce fil pour remonter le besoin que nous avons. Tout d'abord, Elise mobilité est pour nous une demande du Cabinet. Nous allons donc le déployer aux élus, au Cabinet et à la direction générale dans un premier temps. Normalement dans un second temps vers les directeurs. C'est donc bien vers les décideurs que se placent notre stratégie de mobilité afin de leur permettre d'avoir une interface consultable sur les smartphones et tablettes avec une ergonomie revue d'Elise. Cette population souhaite passer le moins de temps possibles à gérer ces flux. Il faut donc se focaliser sur la rapidité de traitement, la lisibilité et la facilité à faire une action.

Les besoins de ce type de population sont donc simples :

  • Pouvoir se connecter sur un profil donné (nous utilisons aujourd'hui des boites génériques sur les fonctions pour les DG). Il faudrait donc qu'Elise mobilité permette de se connecter à son compte mais aussi à des comptes annexes (quitte à paramétrer les comptes visibles par tel utilisateur afin de limiter le nombre d'information à remonter).
  • Pour un courrier entrant : Valider le courrier entrant (dans le cas d'un circuit pré-établi) ou le rediriger vers un service. L'annoter ou intégrer un commentaire.
  • Pour une note ou un courrier sortant : Valider, refuser ou terminer une tâche. Dans le cas d'un refus, pouvoir le renvoyer vers la bonne personne en ajoutant des commentaires. Possibilité de mettre un commentaire même lors d'une validation.
  • Modifier un document word afin d'y apporter des corrections.
  • Permettre un mode déconnecté afin de pouvoir travailler tranquillement dans le train ou ailleurs. Je récupère les documents et je les traite en mode déconnecté.
Une demande récurrente que j'ai eue, concerne un courrier à valider par un DG. Le DG souhaite avoir l'avis d'une direction spécialisée. Il peut effectivement la transférer ou affecter une tâche à la direction concernée, mais le courrier reste chez lui. Il n'est donc pas prévenu quand le courrier revient de la direction. Il faudrait dans ce cas, un recalcul du chemin de suivi qui remet la direction demandé, puis le DG et le reste du circuit déjà formalisé. Si cela pouvait être intégré dans la version mobilité, ce serait un point intéressant.

Par rapport à Elise Mobilité, le point primordiale me semble être l'ergonomie, sujet récurrent dans nos échanges avec Archimed sur lequel une forte attente des utilisateurs est présente. En effet, j'ai souvent le retour comme quoi Elise est compliqué notamment par la profusion d'information à l'écran et de fonctions que nous n'utilisons pas mais qui ne peuvent être rendus invisibles. La minimisation du nombre de clic (ou d'action à faire à l'écran dans le cas de la tablette) fait partie intégrante de l'appropriation par les décideurs. Or, si les décideurs ne sont pas conquis, nous retrouvons très vite des modes alternatifs de validation qui se développent en dehors de l'outil. Elise mobilité est donc un axe fort de notre stratégie pour leur faciliter la vie et donc de diffuser Elise dans l'ensemble de la structure. Bien entendu, l'idée est qu'ils ne passent même plus par Elise en mode web mais uniquement par l'application mobilité.

Au niveau ergonomie ou visibilité, il pourrait être envisagé des options différentes (mode minimum, mode normal...) ou un paramétrage plus ou moins fin qui pourra être fait par l'utilisateur. De plus, Elise mobilité devrait être utilisable, à la fois sur des écrans de téléphone (4.5 pouces), jusqu'à des tablettes sur 10 ou 12 pouces. J'attire d'ailleurs l'attention sur une utilisation plus prononcé chez nous de Tablette type Surface sous windows 10.

Je pense enfin, que mobilité ne veut pas dire forcément déconnecté. Avec l’avènement de la 4G, la majorité dispose aujourd'hui de smartphone avec des forfaits suffisant pour travailler sur Elise si besoin (ou de relier la tablette à son smartphone pour partager la connexion). Selon moi, la fonction principale d'Elise mobilité et de permettre via une interface nouvelle génération orienté tablette et smartphone, une application permettant peu de fonctionnalité mais très intuitive et orienté vers les décideurs afin de leur permettre de travailler à distance. Bien entendu ce besoin représente ce que nous attendons. Je suis sûr que d'autres structures n'auront pas les mêmes, d'où à mon sens le besoin de modularité de l'application pour ne laisser que l'utile selon chaque profil avec une ergonomie dédiée afin d'éviter le phénomène usine à gaz.

Enfin, je lis des projets de transfert vers des clouds de documents..., qui me semble assez déconnecté de nos besoins d'une part au niveau de la sécurité et de la confidentialité des données et d'autres part qui heurte la stratégie de gestion de l'information que nous essayons de mettre en place sur une GED Alfresco.
L'utilisation de google Doc pour une collectivité ou pour l'Etat ne me semble pas particulièrement pertinent. Ouvrir ces fonctions aux utilisateurs peut mettre à mal la politique de sécurité envisagée par la DSI. Je comprends la volonté d'ouvrir Elise sur d'autres secteurs, mais aujourd'hui, il me semble qu'il y a encore beaucoup de travail à réaliser sur l'ergonomie de l'outil, des fonctions de publipostage (qui sont tout sauf intuitive et facile à utiliser) pour ajouter encore de nouvelles briques qui à mon sens, n'ont pas forcément à voir avec le sujet de la mobilité. Attention donc à ne pas se disperser et à rater la cible.

J'espère avoir été constructif et pas trop fourre-tout, et reste à disposition pour étayer nos besoins.

Cordialement,
Boris
 
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#8

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar Gaële » 21 Avr 2016, 16:34

Bonjour,

Petite information complémentaire : vous pouvez également vous inscrire en ligne via le site web d'Archimed à cette adresse : http://www.archimed.fr/fr/actualites-ge ... -mobilite/

Au plaisir de vous y rencontrer !
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#9

Re: [Appel à discussion] Elise et le travail en mobilité

Messagepar franck_29 » 10 Mai 2016, 10:03

la rencontre du 12 mai est reportée.
Cela nous laisse du temps pour poursuivre les échanges sur le sujet de la mobilité.
Et vous, qu'en pensez vous ?
Quels doivent être les axes à retenir pour développer des solutions mobiles ?
A qui, a quels profils d'utilisateurs doivent-elles s'adresser en priorité?

vous avez la parole.
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