Elise et le travail en mobilité : -1- Synchronisation de doc

Des propositions de l'éditeur Archimed à l'attention de la communauté
#1

Elise et le travail en mobilité : -1- Synchronisation de doc

Messagepar Christian » 04 Avr 2016, 11:43

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Bonjour,
Merci pour vos premiers retours et merci également à ceux d’entre vous qui se sont déjà inscrits. Désolé pour nos amis nord-américains qui ne pourront pas se joindre à la rencontre, je pense qu’on aura d’autres occasions d’échanges à Montréal ou à Fort Lauderdale (si @David_USA veut bien m’y inviter :D ).
Pour rebondir sur votre proposition Franck, nous pouvons effectivement profiter du forum pour partager nos réflexions et nos idées concernant les 4 scénarios que nous avons identifié.
Pour commencer par «Synchroniser et emporter des documents de références avec soi sur son périphérique » :
L’idée est la suivante :

  • On souhaite permettre aux utilisateurs de synchroniser des documents Elise vers :
    • Google Drive
    • One Drive
    • Drop box
    • Un répertoire local de leur PC
    au choix de l’utilisateur…
  • L’utilisateur sélectionne les sources de documents à synchroniser parmi : recherches enregistrées, panier ou niveau de plans de classement
  • Périodiquement, les pièces-jointes des documents Elise correspondants, sont téléchargées vers le « drive » choisi et organisées dans une arborescence simple.
C’est un scénario qui nous parait bien indiqué pour permettre aux utilisateurs de retrouver dans leur drive favoris des documents « de référence » ; c’est-à-dire validés et diffusables et dont on a besoin un peu partout et tout le temps. L’utilisateur peut utiliser son « drive » favori, sur le périphérique de son choix et bénéficier de toutes les fonctions de visualisation ou de partage dont il est doté.
Par exemple, nous gérons la documentation au travers d’un plan de classement tel que :
2016-04-04 11_37_21-ELISE.png
PCI Documentation

Pour nos populations nomades (commerciaux, chefs de projets, techniciens, …) il est vraiment très commode de proposer d’emmener la documentation sur l’ensemble des périphériques dont nous sommes équipés (PC, smartphone voir tablette).
C’est une première approche « unidirectionnelle » qui ne prend en compte que les pièces jointes (pas de métadonnées hormis le titre) et ne convient pas pour prendre en compte la dynamique des tâches. Mais j’y reviendrais autour des autres scénarios… je publierais de nouveaux messages à ce sujet.

Que pensez-vous de cette première approche ?

Je vous souhaite une très belle semaine,
Christian.
Dernière édition par franck_29 le 04 Avr 2016, 23:57, édité 1 fois.
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#2

Re: Matinée d’échange – Elise et le travail en mobilité

Messagepar franck_29 » 04 Avr 2016, 12:28

Hé Hé, la synchronisation "google drive", c'est ce qu'on utilise pour déporter hors ligne les sauvegardes des sites de "Lettre à Elise" ;) ce qui est pratique surtout, avec ce cloud, c'est qu'il existe un mode "hors ligne" ou même sans connexion internet, on a quand même accès aux documents... et ça c'est un plus !

Du coup, pour faire avancer le débat, j'ai des questions qui me viennent :
-"On parle là de synchronisation vers des clouds "perso" ? ou vers un cloud d'organisation repartagé vers des acteurs de cette organisation ?
[ELISE -> Clouds Perso] ou [ELISE -> Cloud d'organisation -> Clouds persos]

-C'est chaque utilisateurs d'Elise, qui définirait QUELS SONT LES DOCUMENTS A SYNCHRONISER", ou alors s'agirait-il d'un administrateur qui le ferait pour ses "administrés"?

-Faut-il prévoir des clauses de "confidentialité", de "synchronisation réservée" qui interdirait à certains documents d'être "synchronisables" ?

-Vous parlez plus haut d'une arborescence de PCI, la synchronisation, synchronise-t-elle également l'arborescence ? (ça peut vite être un "joyeux bazar" les fichiers en vrac sur son cloud ;) laissez-vous l'utilisateur libre de ce choix?
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#3

Re: Elise et le travail en mobilité : -1- Synchronisation de

Messagepar Christian » 05 Avr 2016, 23:13

Bonjour,

Merci pour vos retours et vos questions.

"On parle là de synchronisation vers des clouds "perso" ? ou vers un cloud d'organisation repartagé >vers des acteurs de cette organisation ?>[ELISE -> Clouds Perso] ou [ELISE -> Cloud d'organisation -> Clouds persos]

A mon sens on est plutôt ici dans une approche [ELISE -> Clouds Perso].
Il ne s’agit pas de dupliquer à large échelle des documents gérés dans Elise vers un cloud d’organisation. Cela poserait des problèmes complexes pour la gestion des droits, l’alignement des référentiels, les métadonnées,…
On cherche plutôt à donner une commodité aux individus qui utilisent un drive par ailleurs pour synchroniser certains documents hors ligne. Le volume de documents concernés est assez restreint quelques dizaines de procédures ou de documents de références…

-C'est chaque utilisateurs d'Elise, qui définirait QUELS SONT LES DOCUMENTS A SYNCHRONISER", >ou alors s'agirait-il d'un administrateur qui le ferait pour ses "administrés"?

Dans la mesure où l’on cible les « drives persos», il y a une démarche volontaire de l’utilisateur à associer son compte Elise avec son compte de drive. Par voie de conséquence, j’imagine effectivement que ce soit l’utilisateur qui choisisse les documents parmi des listes simples telles que « mon panier », « mes recherches enregistrées », « un niveau de plan de classement ». On ne synchroniserait que les X documents les plus récents.

Faut-il prévoir des clauses de "confidentialité", de "synchronisation réservée" qui interdirait à certains documents d'être "synchronisables" ?

La synchronisation n’introduit aucune faille dans le système de droits. C’est-à-dire qu’un utilisateur ne peut synchroniser que des documents qui lui sont accessibles. Dès lors, il ne me semble pas utile de marquer les documents comme étant « synchronisables » ?

Vous parlez plus haut d'une arborescence de PCI, la synchronisation, synchronise-t-elle également l'arborescence ? (ça peut vite être un "joyeux bazar" les fichiers en vrac sur son cloud

Les drives proposent des systèmes d’arborescence simples et on ne peut pas reproduire un système dynamique comme les PCI. Cependant, effectivement nous pensions à créer dans le drive de l’utilisateur une arborescence telle que :
Elise
  • Classements
    • Nom du plan de classement 1
      • Niveau 1
        • Niveau 1.1
  • Recherches
    • Nom de la recherche
  • Panier
Au final, cela donne (sur la base du PCI que j’ai pris en exemple dans mon article précédent) :
IMG_3155.PNG
OneDrive

Vous l’aurez compris il s’agit d’un premier scénario… Et d’une première proposition de solution…
Nos autres idées et propositions suivent ….
Christian.
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