Premier contact : vocabulaire - des rôles et des profils

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Premier contact : vocabulaire - des rôles et des profils

Messagepar franck_29 » 22 Juil 2015, 16:33

Vous êtes pressenti pour assurer la fonction d'administrateur fonctionnel d'Elise, ou alors, vous êtes en responsabilité dans le déploiement de ce système au sein de votre organisation, grande ou petite, qu'importe, vous allez devoir vous immerger dans le vocabulaire lié à cet outil.
En effet, comme tout les progiciels, Elise arrive avec son jargon (terme non péjoratif ;) ) et étant passé par là, j'ai jugé intéressant de vous en faire une petite présentation "indépendante" de façon à aborder la suite avec plus de sérénité.
En fait, pour commencer en douceur, je n'aborderai dans cet article que la notion de rôle et de profils. Ce sont des concepts majeurs dans cet outil et il est important de bien les comprendre.

Je précise également que je ne cherche pas à me caler sur la terminologie et les définitions officielles (de l'éditeur) en revanche, la présentation que je vous propose selon moi "fonctionne" bien. j'ai utilisé cette façon de présenter les choses devant des centaines de personnes dont le plupart n'avaient aucune culture "système d'information".

Les rôles et les profils

Tout d'abord qu'est ce qu'un rôle, qu'est ce qu'un profil. Ces termes sont souvent utilisés indifféremment et entraînent une vraie confusion. Une chose est certaine chacun a sa propre acception de ces terme. Du coup je vous propose la mienne.

Je distingue d'abord le profil du rôle en disant que :
1/ Le profil caractérise une catégorie d'utilisateur, en lui attribuant des capacités sur la vision qu'elle aura sur le contenu de la base de documents.
2/ la notion de rôle, sous-entendu le rôle d'un acteur au sein d'une catégorie d'utilisateurs, inspire une capacité d'action. Selon son rôle, un acteur pourra ou non faire certaines choses. On comprend dès lors fort bien la fonction d'administrateur fonctionnel correspond à un rôle, le rôle d'administrateur fonctionnel.

Au final on a donc le profil qui donne une capacité de visualisation et le rôle qui donne une capacité d'action.

Dans le standard "de base" de l'outil (oui parce-que tout cela est modifiable par paramétrage) nous avons :
les profils suivant :
  • collaborateur (qui a uniquement visibilité sur les documents qui lui sont attribués)
  • secrétaire (qui a, en plus du collaborateur, visibilité sur l'ensemble des document attribué au "service" auquel il appartient)
  • chef de service ( qui a, en plus du secrétaire, visibilité sur l'ensemble des documents également attribués aux "sous-services" dépendant du service auquel il appartient)

Et les rôles suivants :
  • Utilisateur normal (qui peut utiliser les fonctionnalités usuelles de l'outil)
  • distributeur (qui, en plus de l'utilisateur normal, peut travailler avec des casiers (on y reviendra))
  • administrateur (qui lui a accès à des fonctionnalités avancées permettant notamment de modifier le paramétrage de l'outil)

La "sécurité" pensée en amont

En fait, pour accéder à l'outil, un acteur doit être identifié, et au delà, dans Elise, un acteur appartient forcément à un service (lire une entité, un regroupement d'acteurs, notez aussi que dans Elise les services s'organisent entre eux sous la forme d'un organigramme, donc un service peut "fédérer" des sous-services). Du coup quand vous vous connectez à l'outil, ce dernier sait donc qui vous êtes et à quel service vous appartenez.

Ces deux notions (Qui est l'acteur qui se connecte, et quel est son service) vont conditionner la visibilité que l'acteur aura de la base de document.
Sachant que par défaut, un acteur ne voit que les documents qui lui ont été attribués ou auxquels il a contribué, ce qui constitue, convenons-en, une politique de sécurité plutôt draconienne, le profil que l'on va donner à un acteur va permettre d'ouvrir quelque peu la capacité de cet acteur à avoir accès à plus ou moins de documents : on l'aura compris, à l'ensemble des documents de son service (profil secrétaire), voire à l'ensemble des documents de son service ET de ses sous services (profile chef de service)

conclusion

Au final, nous avons avec ces profils, des outils simples, qui dans la plupart des cas, vont permettre de gérer une sécurité plutôt fine.

Bien sûr, tout cela est finement "contre-paramétrable", car chaque cas est spécifique, mais le "mécanisme de base" présenté ici, conviendra dans la plupart des cas à une bonne gestion de la sécurité, il sera gérable aussi simplement que d’attribuer un profil à un acteur.

Désormais, on comprend mieux la dénomination des différents profils retenue par l'éditeur ("collaborateur", "secrétaire" et "chef de service") et surtout on perçoit, au regard d'une politique de sécurité saine, l’intérêt de bien attribuer ces profils aux bonnes personnes.
Ça c'est le rôle de votre administrateur fonctionnel que de le faire, mais c'est aussi et surtout une décision de management et d'organisation qu'il va donc vous falloir expliquer et qui devra être bien comprise de tous les acteurs ;)

à très bientôt.
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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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franck_29
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