Premier contact : Elise et les workflows

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Premier contact : Elise et les workflows

Messagepar franck_29 » 11 Oct 2015, 23:57

Bonjour à tous,
Avant d'être le spécialiste ou l'expert d'Elise que vous êtes peut-être, Il y a eu un début, et même un avant. Voilà pourquoi j'ai souhaité initier une série, qui j'espère sera longue et relayée par beaucoup d'entre nous, la série des "premiers contacts avec", car il faut bien commencer.
Il ne s'agira pas de tutoriels exhaustifs mais plutôt d'articles d'initiation permettant comprendre les principes et les fondamentaux de certains concepts implémentés dans Elise.
Et franchement, je pense que dans les phases du début ou de l'avant, ces articles peuvent être utiles.

Le premier sera consacré aux workflow, ou chemins de suivi dans le vocabulaire d'Elise.

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Les workflows dans Elise, retour sur la notion de document.

Elise réalise beaucoup de fonctions liées à la gestion des documents, mais il est est une, fondamentale, qui lui permet d'instrumenter la mise en circulation desdits documents au sein de l'organisation où Elise est utilisé. Et par circulation, il faut entendre un processus parfois complexe où, à chaque étape de sa circulation, le document va pouvoir être enrichi. A ce titre, Elise est une application de gestion de flux.

Il faut commencer par expliquer ce qu'est un document pour Elise.

Un document est un objet qui va rassembler :
  • Une ou plusieurs pièces (jointes) qui classiquement sont des documents bureautiques, des documents au format PDF
  • Une fiche, qui va contenir un ensemble de métadonnées (date de création, nom du créateur, etc... on peut aussi en créer de nouvelles) qui vont caractériser (donner plus de détails sur) le document en question.

Ainsi donc, à chaque étape de sa circulation, le document (via sa fiche de métadonnées) portera mention des enrichissements successifs portés par chaque acteur au cours de sa circulation. Le simple fait d'avoir consulter le document constitue un enrichissement du document, on a là les racines de la traçabilité totale offert par le système Elise (mais c'est un autre sujet)

Comment mettre un document en circulation : notion de chemin de suivi

Comment faire, donc, pour mettre un document en circulation ?

Nous avons avec cet outil, fondamentalement deux façons de le faire :

  • La première très souple, qui repose sur la connaissance des acteurs, et leur laisse donc toute la souplesse nécessaire, est "manuelle". Elle consiste pour un acteur donné, à "transférer" un document ou à solliciter directement un autre acteur* en précisant simplement son nom (connu du référentiel Elise)
  • La seconde, consiste à appliquer à ce document un "chemin de suivi" pré-paramétré par l'administrateur fonctionnel d'Elise. Ce chemin de suivi (ou modèle de workflow) est en fait un enchaînement d'étapes que devra suivre le document. Pour illustrer, un chemin de suivi "validation facture" pourrait contenir les étapes suivantes qui s'enchaineraient
    • Prise en compte par le service Finance
    • Ventilation vers le sous-service Budget
    • Attribution au service comptable

    *un acteur peut être , un acteur humain (un autre utilisateur d'Elise) ou un service (une entité, un département, un regroupement d'individus) dûment reconnu par le référentiel d'Elise.

A ce stade, on constate que la première méthode permet d'ores et déjà de fonctionner, sans avoir pré-établi de modèle de workflow.

La seconde quant à elle, permet d'automatiser certaines tâches, et bien vite, il sera judicieux de modéliser la circulation de vos documents et de coder cette modélisation au sein d'un chemin de suivi.
A titre d'exemple, le processus "courrier arrivée" s'y prête particulièrement bien car l'on sait facilement identifier les acteurs qui interviendront de façon systématique sur lesdits courriers quand ils sont reçus.

Comment fait-on un chemin de suivi ? un modèle de workflow ?

J'ai parlé plus haut de "chemin de suivi pré-paramétré par l'administrateur fonctionnel d'Elise", c'est un fait que les workflows vont devoir être codés dans le système Elise pour ensuite, pouvoir être invoqués par tout un chacun.

La chose se fait finalement assez simplement, via une interface graphique, réservée à l'administrateur fonctionnel, (cf. Un peu de vocabulaire : La jungle des rôles et des profils où l'on parle de cet administrateur fonctionnel).

Le codage d'un workflow, consiste en fait à successivement insérer des "étapes" qui vont attribuer le document à un acteur ou à une entité. Le tout se visualise graphiquement et il est possible de modifier les caractéristiques de chaque étapes, ainsi que le montre le graphique ci-dessous

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Conclusions

Voilà pour la présentation succincte du mécanisme de workflow au sein d'Elise. Bien sûr il est possible d'aller plus loin, mais le principe est là :
1/ de la souplesse laissée à l'usager final et c'est important, car il bien est des cas où son autonomie est indispensable,
2/ Une vraie capacité de modélisation et de structuration accessible

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avertissement : les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté au dispositif des Workflows dans Elise. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience.

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.

Crédit illustration http://archimed.fr, http://www.msr-inria.fr
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