Premier contact : Elise et Docfactory, l'injection de doc.

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Premier contact : Elise et Docfactory, l'injection de doc.

Messagepar franck_29 » 12 Oct 2015, 14:57

Bonjour à tous,
deuxième article de cette série "premiers contact" avec aujourd'hui, un zoom sur une composante importante du système Elise, l'injection, l'insertion, ou encore la prise en compte de documents par Elise.
Nous parlerons à cette occasion, des banettes, des casiers et de DocFactory, le compagnon essentiel de Elise. Et comme toujours, l'idée sera d'exposer les principes du système afin d'en comprendre les fondamentaux en écartant la plupart des détails (ceux-ci sont réservés à vos commentaires)

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Le cycle de vie du document dans Elise

Avant de suivre son cheminement au sein de votre organisation, via Elise, le document pré-existait. Il était soit chez celui qui vous l'a expédié, soit en pièce jointe d'un mail reçu, soit sous forme papier dans votre "bureau courrier" tout fraîchement délivré par La Poste.
Afin d'intégrer ce document dans votre système d'information, Elise par exemple, il va falloir l'y faire entrer.

C'est ce que j'appelle l'injection dans Elise.

Cette injection peut être soit :
  • directe, auquel cas, à l'issue d'un processus automatisé, le document est directement intégré dans la base de documents d'Elise. A cette occasion une fiche est créée et lui est définitivement associée.
  • indirecte, et requiert une intervention humaine pour être effective. Les documents suivants ce processus d'injection indirecte sont placés dans des casiers, et y attendront une intervention humaine avant d'être définitivement injectés dans la base de documents d'Elise.

La notion de casier est importante dans Elise, elle est à tort souvent confondue avec celle de banette (je reviendrai sur ce vocable dans un article dédié) par les nouveaux utilisateurs d'Elise.
En simplifiant à l’extrême, dans les banettes vous ne trouverez que des documents dûment existants dans votre base de documents Elise, alors que dans les casiers vous ne trouverez que des documents qui sont en instance de l'être, et qui nécessitent un complément d'intervention avant de l'être définitivement.

Donc pour en revenir au cycle de vie du document vis à vis d'Elise, nous avons donc trois états :
  • un avant,
  • un état transitoire possible où le document est dans un casier,
  • un troisième état où le document est intégré dans la base de documents Elise et peut donc bénéficier de toutes ses fonctionnalités

L'injection dans Elise : Les différentes voies

IL existe principalement trois voies pour injecter, (insérer dans), des documents reçus ou créés par votre organisation au sein d'Elise :
  • La voie manuelle. Il est toujours possible, pour un acteur d'Elise de créer manuellement un document dans la base Elise. A cette occasion, une fiche sera créée dans le système et l'acteur pourra à loisir y joindre toutes les pièces qu'il souhaite (des documents word, des PDF, etc...) qui peuvent donc, on le comprend bien, être issues d'un mail reçu par l'acteur en question. Dès lors le document plein et entier (au sens d'Elise) pourra bénéficier de toutes les fonctionnalités du système
  • La voie automatique. Elise est doté d'un module "compagnon" du nom de Mailfeeder, qui comme son nom le laisse entendre, va être configurable de façon à le mettre à l'écoute d'une boite de messagerie et à injecter automatiquement les mails (conformes) qu'il y détectera, comme des documents pleins et entiers au sens d'Elise. En particulier Mailfeeder sera capable d'analyser le mail en question pour en extraire un certain nombre de métadonnées qui iront automatiquement compléter la fiche du document généré.
  • La voie semi-automatique. Elise est doté d'un autre module compagnon, du nom de Docfactory. Cette usine à document va être capable de faire du préprocessing de documents, souvent des PDF images issus de scan (mais pas seulement). Dans cette étape, les documents seront océrisés et transférés dans un casier pour finalisation de l'injection par un acteur humain (cf. plus haut).

Zoom sur Docfactory

Très concrètement, l'injection par Docfactory est la voie utilisée pour prendre en compte les documents papiers reçus par les organisations, dans Elise. Ceux-ci sont
  1. numérisés (transformés en PDF image par un scanner, pas besoin d'avoir un scanner "intelligent"),
  2. les fichiers PDF générés par la numérisation sont déposés sur un dossier "écouté" par Docfactory,
  3. ce dernier, réalise l'océrisation du PDF image et dépose le résultat dans un casier.

En fait, le job de Docfactory est de travailler sur des pièces brutes, de les "comprendre" et de préparer au mieux l'injection dans la base de documents Elise. En pratique, aujourd'hui, ce module est capable d'aller bien plus loin que le schéma "historique" décrit plus haut, puisqu'il est capable sur des documents dont on connait la forme, d'identifier des métadonnées et de renseigner la fiche du document avec le contenu de ces métadonnées.
C'est ainsi que Docfactory sera capable de reconnaître que le document soumis est un bon de commande émis par vous, il saura en outre identifier le fournisseur à qui la commande est adressée ainsi que le montant de la commande, et dès lors, il pourra renseigner la fiche du document des deux informations, fournisseur et montant, récupérés lors de l'analyse qu'il en aura faite.

Conclusion, le mot de la fin.

Voilà, l'idée de cet article était de démystifier le processus d'injection de vos documents dans votre base Elise. Plusieurs dispositifs sont accessibles pour réaliser cette opération fondamentale, du plus simple au plus élaboré.

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avertissement : les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté à l'insertion de ses différentes sources de documents dans Elise. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience.

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.

Crédit illustration http://www.economie.gouv.fr
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