Premier contact : Les bannettes d'Elise, la bannette nouveau

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
#1

Premier contact : Les bannettes d'Elise, la bannette nouveau

Messagepar franck_29 » 18 Oct 2015, 23:48

Bonjour à tous,
Le sujet d'aujourd'hui sera vraiment un "premier contact", puisque je vais vous parler des bannettes, et en particulier de la bannette "nouveau", ce qui a n'en pas douter, pour la majorité d'entre nous est véritablement le premier contact que l'on aura d'Elise.

Image


Aperçu général de l'interface d'Elise.

Image


En fait, la première expérience de l'utilisateur avec Elise le fait invariablement penser à un logiciel de messagerie (du type Thunderbird, ou outlook). En effet, de même que ces derniers, l'interface d'Elise découpe l'écran en trois parties bien distinctes (cf. copie d'écran jointe) :
  1. La première à gauche regroupe ce qui ressemblerait aux "dossiers" que l'on a dans les clients de messagerie.
  2. La seconde, partie supérieure droite, aligne les documents, les uns en dessous des autres, à l'image des mails de votre boite de messagerie.
  3. Enfin, la troisième, partie inférieure droite, affiche le détail du document sélectionné dans la liste

En fait, l'analogie visuelle s'arrête ici, puisque nous allons trouver, sur cette "page d'accueil d'Elise" d'autres éléments :
  • comme l'accès à des fonctions usuelles (actions rapides sur les documents, recherche, accès aux workflow, aide, etc...) dans la partie supérieure de l'écran
  • Et également, en fonction du profil de l'utilisateur (cf. Premier contact : vocabulaire - des rôles et des profils), l'accès à d'autres grandes catégories de fonctions (comme les dossiers, les plans de classements, etc.) sous forme d'onglets en bas à gauche

On a un aperçu de cette structure, sur la copie d'écran présentée plus haut dans cet article (même si elle est en langue anglaise)

Les bannettes, c'est quoi ?

En fait, nous l'avons vu dans l'article Premier contact : Elise et les workflows, Elise est notamment un outil de gestion de flux, à ce titre, les documents qu'il "contient" au delà du fait d'être en base, sont dans un état donné, et surtout chacun de ces documents est susceptible d'engendrer un certain nombre de tâches ou d'actions qui peuvent vous être dévolues.
Concrètement, un acteur peut, via Elise, demander que vous réalisiez une action particulière sur ce document. Dans ce cas, le document arrivera au sein de votre "écran Elise" dans ce qu'on appelle une bannette. On voit bien l'analogie avec les bannettes de courriers, que l'on voyait sur certains bureaux, contenant des "dossiers" à traiter.

En réalité, les bannettes, dans Elise, sont listées dans la partie gauche de l'interface (point a. ci-dessus). Elles font penser aux dossiers de l'application de messagerie, mais en sont en réalité sémantiquement bien éloignées. Nous allons trouver par exemple, les bannettes :
  • En retard
  • Nouveaux
  • En cours
  • Terminée
  • etc... c'est paramétrable et on peut en ajouter et créer les siennes

On voit, la forte coloration "gestion de flux" aux noms choisis pour ces bannettes.

Ainsi, en résumé, l'ensemble des documents sur lesquels vous avez été, ou êtes sollicité comme contributeur, apparaîtront dans vos diverses bannettes.

La bannette nouveau

La bannette nouveau mérite un chapitre particulier, car d'expérience, pour nombre d'utilisateurs elle a un côté troublant, et doit bien leur être expliquée.
En effet, imprégnés par l'analogie avec les clients de messagerie, et on a bien vu qu'en tant qu'outil de gestion de flux, Elise allait bien au delà, certains usagers pensent à tort que la bannette nouveau, ne contient que les nouveaux documents. Aussi, après les avoir consultés, ils ne comprennent pas que des documents puissent de nouveaux, quelques heures plus tard, se retrouver une fois de plus dans leur bannette nouveau.

En fait nouveau ne signifie pas "nouveau document", mais "nouvelle action de votre part requise" sur le document présenté.

Ainsi, si un document "Doc1" arrive dans votre bannette nouveau, si vous l'ouvrez et attribuer une tâche à un collaborateur, ce dernier va le recevoir dans sa propre bannette nouveau, il verra la tâche que vous lui avez attribuée, il pourra très bien, de retour, vous signifier quelques commentaire à propos de votre demande. Ces commentaires auront pour effet, de représenter ledit document "Doc1" dans votre bannette nouveau, de façon que vous en preniez connaissance.

Rien que de finalement très logique. Mais ce fonctionnement doit être expliqué pour être bien compris, et finalement bien accepté.

----
avertissement : les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté au dispositif des bannettes dans Elise. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience.

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.

Crédit illustration http://archimed.fr http://www.hellopro.fr
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
.
Avatar de l’utilisateur
franck_29
Administrateur
Administrateur
 
Message(s) : 254
Inscription : 01 Juin 2015, 13:43
Localisation : France, Paris, Cléder

#2

Re: Premier contact : Les bannettes d'Elise, la bannette nou

Messagepar franck_29 » 19 Oct 2015, 17:01

En guide de commentaire complémentaire.

Quand j'expliquais à mes utilisateurs le rôle de cette bannette Nouveau, je précisais qu'il était de bonne gestion de veiller en permanence à ce que sa bannette nouveau soit vide ;)
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
.
Avatar de l’utilisateur
franck_29
Administrateur
Administrateur
 
Message(s) : 254
Inscription : 01 Juin 2015, 13:43
Localisation : France, Paris, Cléder


Retour vers [FONCTIONNALITÉS] Tutoriels, Guides, Description du "comment faire"

Qui est en ligne ?

Utilisateur(s) parcourant ce forum : Google [Bot] et 1 invité

cron