Premier contact : Elise, les casiers et la numérisation

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Premier contact : Elise, les casiers et la numérisation

Messagepar franck_29 » 19 Oct 2015, 17:09

Bonjour à tous,

Dans un précédent article j'évoquais les bannettes de l'outil Elise, et je précisais que, quelque soit son rôle dans l'organisation, chaque utilisateur disposait d'un jeu de bannettes dans lesquelles se déversaient les différents documents sur lesquels il était intervenu ou était attendu.

Dans un autre, sur les workflow (Premier contact : Elise et Docfactory, l'injection de doc.), j'introduisais la notion de casier. J'y précisais que les documents, qui n'avaient pas vocation à être injectés directement dans votre base Elise, pouvaient transiter par des casiers, le temps d'y subir un complément de saisie d'information.

L'objet de cet article sera de bien re-préciser cette notion de casier qui ne doit pas être confondue avec celle de bannette et surtout comment ils peuvent fonctionner, et comment ou s'en sert.

L'arrivée du courrier dans une organisation, où l'on parle de processus et d'organisation.

Introduction sur la numérisation

Dans les cas simples, pour une entreprise, le courrier physique arrive à un endroit unique (l'adresse postale), il est alors trié, sorti de son enveloppe, et le cas échéant, prêt pour être numérisé. Dès ce stade, Elise apporte des fonctionnalités qui vont instrumenter, et simplifier cette numérisation.
En effet, nul besoin de disposer d'un parc de scanners équipés de logiciels OCR, puisque la solution Elise en embarque une avec Docfactory (cf. article en lien plus haut). La compatibilité d'Elise avec les scanners ne devraient donc pas vous poser de problème puisqu'il suffit qu'ils soient capable de numériser en PDF image (d'autres formats sont possibles). Il suffit alors de transférer ces PDF images à Docfactory, compagnon d'Elise, qui va les analyser (Océrisation notamment, mais pas que).
On doit noter que ce transfert peut dans l'immense majorité des cas être réalisé automatiquement par le scanner, dès lors qu'il a la capacité de déposer les PDF images qu'il produit, dans un dossier (SCAN_TO_FOLDER), il suffira de mettre Docfactory à l'écoute de ce dossier et le tour sera joué.

Problématiques résiduelles

En fait, au delà du processus décrit dans le chapitre précédent, deux grandes questions se posent :
  1. La séparation des courriers reçus
  2. L'aiguillage des courriers numérisés un fois pris en compte par Docfactory

La première problématique se règle en mettant des "séparateurs" (page A4 générée par Elise, ou étiquette à code barre également générée) entre chaque courrier, et en numérisant ensuite "le paquet". Docfactory (on se souvient du cheminement évoqué plus haut) remarque les séparateurs et identifie bien chacun des courriers.

La seconde va bien souvent de pair avec une entreprise plus complexe, où le courrier physique arrive en plusieurs endroits, pour plusieurs services ou entités bien distinctes de l'entreprise.
Dès lors, considérant que l'entreprise à une seule base Elise, il n'est pas raisonnable de stocker "en vrac" les courriers numérisés et fraîchement océrisés par Docfactory en attente d'enregistrement dans la base courrier, cela imposerait un service central à l'entreprise pour gérer l'ensemble de courriers reçus, et serait par trop intrusif sur l'organisation de ladite entreprise.

La solution proposée par Elise, est d'entreposer ces documents en attente dans des casiers. Des casiers, identifiés par le séparateur. Des séparateurs sur lesquels figurent le nom du casier où stocker le fruit de l'océrisation des PDF images

Les casiers de distribution

Ainsi, avec ce mécanisme de casier, il devient possible pour un service donné (département, bureau courrier, etc) de numériser ses courriers arrivés, et de préciser à Docfactory que le résultat de la numérisation doit être envoyé à telle autre entité (c'est souvent la même mais pas nécessairement) dans un casier. Le choix du casier est porté sur le fameux séparateur que j'évoquais plus haut.

On va donc pouvoir imaginer, pour les très grandes structures, disposant de nombreux bureaux courriers (qui numérisent et enregistrent le courrier arrivée) tout un ensemble de casiers pour chacun de ces bureaux courriers.

Naissance du document dans Elise, la sortie du casier

Ainsi, à ce stade, tout est clair ; les courriers physiques ont été scannés, envoyés à Docfactory qui a procédé à une analyse de chacun de ces courriers, (séparation de chaque courrier au sein de la pile de doc. scannés, océrisation et indexation du contenu) , et déposés au sein du bon casier.

La suite sera réalisé par un opérateur disposant du rôle requis pour exploiter le contenu des casiers (rôle "distributeur").
Il ouvrira son casier, prendra les document un à un, fera des copier/coller depuis le scan océrisé (la copie de texte est donc possible) vers la fiche associée du document. Ces opérations d'alimentation vont constituer la fiche initiale du futur document.

Image


Une fois l'enregistrement effectué (sauvegarde de la fiche), le document, plein et entier, pourra suivre son cycle de vie au sein de l'entreprise, et en particulier être distribué en interne vers des acteurs qui les recevront dans leur bannettes (cf. introduction). A ce stade, l'invocation de workflow est possible, elle peut même être automatique et branchée directement sur l'action de distribuer le courrier.

L'illustration ci-dessus présente l'interface d'Elise dont dispose l'acteur doté du rôle de distributeur. On voit les casiers auxquels il a accès à gauche (il peut bien sûr n'y en avoir qu'un seul, celui dont il est responsable) au centre partie supérieure, le scan du courrier, et en partie inférieure la fiche qu'il doit initialiser.

Conclusions.

A ce stade, on voit mieux la transformation du flux physique en flux numérique et sa prise en compte dans Elise. On comprend aussi, l'étape essentielle du casier de distribution, qui est un élément clé dans le fonctionnement d'Elise, dès lors qu'il s'agit de prendre en compte des flux numérisés.
En pratique les casiers de distribution doivent être créés et configurés par un administrateur fonctionnel, ils font partie du paramétrage initial de l'application qui doit bien sûr être réalisé avant l'ouverture du service.

au cours de ce très court article, je n'ai fait qu' énoncer des principes, et une fois encore, les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté à la gestion des casiers dans Elise. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience.

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.


Crédit illustration http://archimed.fr
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