Elise c'est quoi ?

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Elise c'est quoi ?

Messagepar franck_29 » 30 Nov 2015, 17:00

Bonjour à tous,
un article dont le sujet est a priori étonnant. En effet, nous sommes tous ici, censés au moins savoir précisément ce qu'est cet outil que nous utilisons pour la plupart dans notre quotidien.

Et bien ce n'est pas le cas, j'ai récemment eu une question à ce propos et au delà de la surprise, je me suis rendu compte que cet outil n'était décrit nulle part sur ce site.

Alors plutôt que de dire des bêtises je vais me contenter de citer le "contenu officiel" Archimed pour définir l'outil Elise ; chaque mot y est mesuré avec précision.

Extrait :

"Que votre entreprise soit une PME ou une multinationale, Elise est la solution de gestion électronique de documents (GED) capable de vous aider à (re)prendre en main l’information entrante et sortante pour vous permettre de mieux vous concentrer sur votre activité et pour améliorer la prise de décision.

Elise, la GED décisionnelle
Structurée selon le sens des documents et enrichie de fonctions automatisées, Elise est une GED transverse qui touche l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Facile à mettre en oeuvre, dans le respect de votre budget et de vos délais, Elise donne du sens à vos documents ! "


Pour aller plus loin, une brochure de 13 pages, présentant l'outil selon plusieurs axes, est disponible sur le site d'Archimed :
La brochure officielle sur le site d'Archimed

Je vous en ai extrait la page "fonctionnalités", et franchement il est bon de la relire de temps en temps, car il est rare qu'on les utilise toutes ; vous pourriez même y piocher de nouvelles idées pour vos projets.

ImageImage

Je les reprends ci-dessous pour plus de lisibilité :

NUMÉRISATION DES DOCUMENTS ENTRANTS

Dématérialisation des documents en lots ou à l’unité grâce à des séparateurs ou étiquettes codes-barres;
Dématérialisation centralisée ou éclatée;
Supervision des chaînes de numérisation;
Reconnaissance des codes-barres 1D, 2D, traitement d’images, OCR, conversion PDF/A, compression couleur, LAD;
Compatibilité avec tout périphérique de numérisation (scanneurs, multifonctions).

CAPTATION DES FLUX ÉLECTRONIQUES ENTRANTS ET SORTANTS

Intégration automatique des courriels entrants et des formulaires Web;
Publication directe dans Elise d’un courriel depuis Outlook (qu’il soit entrant ou sortant) avec attribution de propriétés et de processus de traitement;
Capture automatisée de flux de documents sortants issus des applicatifs métiers ou d’intranets avec reconnaissance automatique des types de documents et extraction de métadonnées;
Intégration Elise / Sharepoint;
Intégration des documents depuis le SAS d’entrée / sortie ou depuis les WebServices.

PRISE EN CHARGE DES DEMANDES TÉLÉPHONIQUES ET EN PRÉSENTIEL

Module « Accueil(s) » : interface dédiée à la prise en charge des demandes reçues par téléphone ou en face à face.

CASIERS VIRTUELS

Routage automatique des documents numérisés dans des casiers numériques pour enregistrement :
Association automatique de métadonnées et de processus de traitement à chaque casier;
Personnalisation des casiers : par service, par support (papier, courriel…), par flux métiers, etc.

ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS EN CIRCULATION

Gestion des documents entrants, sortants et internes;
Interfaces d’enregistrement adaptées selon les profils;
Personnalisation des données descriptives par type de document;
Dédoublonnage.

GESTION AUTOMATISÉE DES LIENS ENTRE DOCUMENTS - SMARTLINK

Maillage automatique de l’information sans aucune intervention humaine.

CIRCULATION ET PROCESSUS

Demandes d’actions aux services ou aux collaborateurs;
Processus de traitement préparamétrés;
Gestion de catégories d’actions (attribution, contribution, information) et de souscatégories personnalisables;
Gestion des refus;
Interface Web de modélisation des processus de traitement, basés sur l’organigramme de la structure;
Association à chaque action de dates d’échéance et de dates d’alerte;
Notifications automatiques.

INTERFACE DE CONSULTATION

Interface et référentiels multilingues;
Accès pour chaque utilisateur à son environnement personnel et aux documents du ou des service(s) d’appartenance;
Répartition des documents à traiter: en cours / à suivre / terminé / etc.;
Personnalisation des dossiers, des listes de résultats et des affichages pour s’adapter aux contextes des métiers.

TRAITEMENT

Gestion des commentaires et des annotations sur chaque document;
Gestion des consignes sur chaque action;
Gestion omnicanal des accusés de réception;
Intégration de pièces jointes utiles au traitement;
Gestion du versionnage et de la confidentialité;
Gestion de fonctions utiles au traitement :
demandes d’information, transferts du document, envois et relances par courriel;
Base de connaissances pour faciliter le traitement des documents;
Alertes automatiques selon les échéances;
Gestion des absences et de la délégation.

GESTION DES DOCUMENTS SORTANTS

Lien automatique entre le document entrant et sa réponse;
Gestion d’une base de modèles : accusés de réception, réponses, rapports, notes internes;
Pilotage depuis le navigateur des suites Office et OpenOffice;
Insertion de codes-barres dans les documents sortants;
Processus de validation associés aux documents sortants;
Automatisation de l’expédition par courriel : envoi du document et des documents liés convertis au format PDF, signature électronique intégrée.

MOBILITÉ

Accès à l’application depuis un téléphone intelligent.

GESTION DES RÉFÉRENTIELS

Gestion intégrée d’une base de contacts tiers / gestion en carnets;
Gestion des destinataires internes basée sur l’organigramme;
Intégration des référentiels de l’entreprise (liste de produits, services, codes de projets, nomenclature, etc.).

SUIVI D’ACTIVITÉS

Suivi en temps réel des traitements via une interface graphique;
Suivi des demandes formulées et traitées par chaque collaborateur;
Historique des échanges.

RECHERCHE ET EXPLORATION DE DOCUMENTS

Recherche simple par mots-clés dans les métadonnées et le contenu du document;
Recherche multicritère à l’aide d’une interface de recherche avancée;
Constitution à la volée d’arborescences dynamiques des documents selon chaque utilisateur ou service;
Enregistrement des recherches;
Sauvegarde dans un panier;
Classement des documents par dossier.

IMPORTATION / EXPORTATION ET IMPRESSION

Importation automatisée des bases de contacts et des documents via le SAS d’entrée / sortie:
Exportation de listes de documents;
Impression et exportation par lot (PDF).

STATISTIQUES

Éditions standards;
Requêtes paramétrables.

ARCHIVAGE

Archivage des documents selon leur durée d’utilité et la réglementation;
Module d’archivage électronique.

INTÉGRATION SI

Fourniture d’un SDK Elise;
WebServices.



J'ajoute que la teneur de cet article "n'est pas contractuelle" ;). Pour une information précise et exhaustive, il est conseillé d'aller sur le site de l'éditeur (cf. La brochure officielle sur le site d'Archimed)
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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