[TUTO] Les Workflow d'Elise : Cas pratique avec tâche jalon

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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[TUTO] Les Workflow d'Elise : Cas pratique avec tâche jalon

Messagepar franck_29 » 10 Fév 2016, 18:49

Bonjour à tous,

J'avais déjà introduit la notion de Workflow (les chemins de suivi) d'Elise, notamment dans l'article Premier contact : Elise et les workflows dans une version très vulgarisée.
Je souhaiterais aujourd'hui partager avec vous une expérience réelle, de prime abord assez embêtante, qui nécessite la mise en place d'étapes "jalon".

Voici le cas de figure :

Un service courrier, une cellule de management de l'information ou le cabinet (peu importe le nom) d'une grande direction, comprend plusieurs personnes avec des attributions bien spécifiques, et chapeaute mettons une dizaine d'entités. Du classique !

Pour chaque courrier arrivant, ledit cabinet est censé en prendre connaissance, et in fine, l'attribuer à tout ou partie des sous-entités, en portant sur le courrier, des commentaires, des consignes, des recommandations, des demandes complémentaires. Du classique !

Là où ça se complique, c'est que les personnes du cabinet ont des attributions bien particulières.
  • La première spécialiste des impacts juridiques, traitera les courriers sous l'angle : "une vigilance juridique est elle a prévoir ?" et attribue s'il y a lieu le courrier à l'entité "Affaires juridiques et commandes publiques".
  • La seconde spécialiste des impacts finances, traitera les courriers sous l'angle : "un impact financier est-il à anticiper ?" et attribue s'il y a lieu le courrier à l'entité "Finances et moyens généraux"
  • La troisième, l'adjoint au chef de cabinet, traite l'ensemble des courriers sous un angle global, et s'occupe d'attribuer le courrier aux autres entités métiers
  • Enfin, le chef, est censé valider les attributions faites précédemment, les corriger éventuellement, et in fine transmettre le courrier au destinataires internes (les sous-entités)
Il est bien entendu que le travail réalisés par les personnes 1, 2 et 3 (DAJ, DAF, ADJ) est soumis à approbation du chef. Si la personne 1 (DAJ) attribue le courrier à l'entité juridique, cette dernière ne devra effectivement recevoir le courrier QU'APRES que le chef ait validé l'attribution.

"Vous voyez le scénario ? Une Equipe dédiée à la prise en compte du courrier, qui fait en quelque sorte de la pré-attribution au profit d'un chef, qui "libère" le courrier vers les entités qui ont à le traiter.
Ce n'est peut être pas ce qui se fait de mieux en matière de "lean management" mais ce type d'organisation est plus fréquent qu'on le croit. En outre, s'il fallait commencer par devoir refondre et simplifier ce type d'organisation pour y implanter Elise, nous commencerions assez mal notre déploiement (les chefs n'aiment pas ;)).

Heureusement, instrumenter un tel processus avec Elise et son mécanisme de workflow est possible.

Nous allons voir comment.

Image


Comment procéder avec Elise.

Niveau organigramme, nous avons donc quelque chose qui ressemble à cela :

Image


Ensuite, dans l'interface de création / gestion des chemins de suivi, nous allons créer un chemin de suivi (workflow) TraitementCabinet qui va ressembler à ça : On notera que la tache affectée à "ChefCAB" est une étape JALON. C'est très important. Il suffit pour définir une telle tâche, de cliquer sur la case à cocher Image

Image


Voilà le workflow est modélisé.
Maintenant nous allons le mettre en oeuvre, l'invoquer, pour bien comprendre ce qui se passe.
Il se trouve que PersonDAJ viens de recevoir un nouveau courrier :

Image


Elle examine son contenu, il se trouve que ce courrier est important pour les affaire juridiques, elle va donc, attribuer ce courrier, au service ad'hoc, pour ce faire, elle passe à la vision processus, et opère comme suit :

Image


Maintenant c'est l'adjoint qui va se connecter et qui va pré-attribuer le courrier à quelques entités. Il va procéder de la même façon que PersonDAJ, se positionner sur la tâche du chef et procéder aux attributions, via le lien "Demander".


Il faut noter, qu'à ce stade, aucune des entités qui se sont vues attribuer le courrier par PersonDAJ et PersonADJ ne voient encore le courrier dans leur bannette "nouveau". C'est bien ce que nous voulions, et c'est dû au fait que la tâche de ChefCAB est une tâche jalon.

Image


Voilà PersonADJ n'a plus qu'à terminer son action.

Ensuite ChefCAB se connectera, il verra sur la fiche courrier (fiche et/ou onglet processus) l'ensemble des pré-attributions faites par PersonDAJ et PersonADJ, il pourra modifier les choix qu'ils ont faits, mais dans la plupart des cas il n'aura qu'à cliquer sur "terminer".
Cela aura pour effet de "libérer" les pré-attributions, qui deviendront de fait de vraies attributions. Ainsi, les services choisis comme attributaires recevront le courrier.

Conclusions.

Nous avons donc vu comment modéliser un processus, avec un acteur qui "bloque" la diffusion des attributions, commentaires et autres consignes faites par d'autres acteurs. C'est le plus simple.

En expliquer le mode de fonctionnement à des utilisateurs (les fameux personADJ, person DAJ etc) peut être un peu plus ardu.
En particulier le fait de devoir cliquer sur la tâche de celui qui va valider n'est pas a priori immédiat à accepter.

La meilleur réponse, il me semble, consiste à dire :
"je demande à celui qui valide (je clique sur sa tâche) de valider mes propositions d'attribution (les différentes demandes que je fais)".
Cela devient très naturel.

A ce propos, la vision processus de la fiche courrier offre un visuel graphique souvent fort apprécié des acteurs qui aiment voir (vérifier) le cheminement des courriers auxquels ils contribuent.

Et vous, utilisez vous de tels chemins de suivi dans vos organisations ?
Vous faites autrement ? plus simple ?
Vous nous en parlez?
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