Secret d'Elise -1- DocFactory fonctions évoluées

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
#1

Secret d'Elise -1- DocFactory fonctions évoluées

Messagepar franck_29 » 24 Fév 2016, 21:44

Ceux qui étaient présents à ElisA en septembre dernier l'ont remarqué, les nouvelles versions de DocFactory apportent un lot de fonctionnalités supplémentaires qui marquent une évolution fonctionnelle significative de l'outil (cf. Les annonces ElisA du 24 septembre 2015, c'est smart).
Les autres l'auront su également tant Archimed communique plutôt activement sur DocFactory.

La première question qui nous vient, a trait au pourquoi de cette "insistance", en quoi cette nouvelle capacité est si importante, et quels sont les enjeux qu'elle cible.
La seconde pourrait se résumer ainsi : "et moi j'y ai droit?" immédiatement suivie de "c'est compliqué? comment faut il faire ?".

Avertissement : Dans cet article, je tenterai d'apporter quelques éléments de réponse à ces deux grandes questions. Autant vous dire, qu'elles me taraudaient depuis quelques mois, aussi ai-je pris la liberté, à ce sujet, d'aller poser quelques questions directement à Archimed.
La suite sera donc un résumé de ce que j'ai compris des explications qui m'ont été données.
Ma compréhension s'exprimera au travers du prisme de mon "expérience du métier", et des attentes que nous exprimons, en tant qu'utilisateurs des solutions Archimed, mais plus globalement en tant qu' "orchestrateurs" de peu ou prou tout ce qui touche aux SI dans nos organisations...

Commençons.

1- Le gain fonctionnel, et pourquoi c'est significatif

De l'article cité plus haut :
franck_29 a écrit:cette usine à document (doc factory) se dotait d'une nouvelle machine qui serait capable d'analyser des documents en entrée de façon à en extraire des métadonnées. Ces métadonnées viendront ensuite automatiquement alimenter la fiche (...) du document dans Elise.

En gros, le travail qui est fait par un opérateur quand il fait des copier/coller du PDF océrisé avant l'enregistrement du document pour en extraire des métadonnées, est ici fait automatiquement.
Bien sûr cela suppose que les documents en entrée soit conforme à une apparence donnée. Et c'est bien sûr le cas des documents produits par nos SI métiers (des fiches de paie, des bons de commandes, des relevés de congés, etc...) qui, via cette technique, peuvent être intégrés par Elise et dès lors bénéficier de toute la fonctionnalité d'Elise (circuiterie, validation, envoi, cheminement, historisation, traçabilité et recherche ultérieure)


Aux détails près, on comprend rapidement ce qu'offre désormais DocFactory (depuis sa version 3.1.2, hé oui, vous en disposez certainement déjà!), des capacités d'analyse complémentaires (une forme de deep inspection des documents) qui vont permettre au couple DocFactory/Elise de véritablement "entrer" dans vos documents pour les comprendre et en permettre derrière, une exploitation plus automatisée et plus fine.
Par "comprendre" il faut se dire qu'il va être capable de lire des zones prédéfinies de vos documents, pour alimenter des métadonnées qui vont caractériser vos documents ; un numéro de facture, une raison sociale, un motif de réclamation, des montants, et les renseigner dans la fiche associée au document que va créer Elise .

Le point clé c'est que ça fonctionne sur tout document au format PDF texte, c'est à dire pratiquement tout document, un rien structuré, puisqu'on pourra facilement le transformer en PDF Texte, ne serait-ce qu'en utilisant une imprimante virtuelle qui convertit en PDF.


Aujourd'hui, nos organisations sont structurées, déroulent des processus métiers, savent gérer des exceptions, et utilisent toutes, des SI métiers pour chaque zone fonctionnelle de leur POS (plan d'occupation des sols). Cette démarche de rationalisation, très largement répandue, a indirectement conduit à un silotage massif desdites zones fonctionnelles. Ainsi, il est courant aujourd'hui d'entendre dire, que telle zone est complètement en silo, il faut alors comprendre que c'est donc difficile d'envisager des automatisations en entrée/sorties de ces zones.

Pourtant, le dé-silotage est un enjeu majeur pour les organisations d'aujourd'hui, il y a là matière à gain de temps, à plus d'agilité, et donc à plus de performance. Rien ne doit plus aujourd'hui, freiner la "libre circulation de l'information" au sein, en provenance et à destination de l'organisation.

depuis longtemps déjà, nos éditeurs l'ont bien compris, les plus gros augmentent la couverture fonctionnelle de leurs outils de façon à potentiellement instrumenter l'ensemble de vos zones fonctionnelles, c'est le domaine des ERP, et ça coûte très cher. les autres se dotent de capacités d'intégration au reste du monde, faisant en sorte qu'elles soient les plus simples et les moins onéreuses possibles pour leur clients.
Le monde des outils qui resteraient confinés dans leur "monde fonctionnel" est révolu.

Le positionnement d'Elise est assez particulier en entreprise, puisqu'en instrumentant (dans de nombreux cas) la fonction courrier, il est au cœur des entrées/sorties de l'entreprise ; un positionnement stratégique s'il en est.
Et depuis ce positionnement si particulier, aller "vers l'intérieur" est naturel, et pertinent dans la mesure où un gain sur la rapidité, la sécurité et la densité des flux est envisageable...

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Voilà, à mon sens, le cadre dans lequel la nouvelle offre DocFactory se positionne : le décloisonnement de l'information, la déconstruction de nos silos, en douceur et à moindre coût.

Voilà pourquoi le gap fonctionnel apporté par DocFactory 3.1.2 est important.

2- Comment ça fonctionne (in deep)

J'ai tenu à faire figurer ce paragraphe pour mieux comprendre le mode de fonctionnement de ce DocFactory nouvelle formule. Cela sera important pour bien mesurer, en amont, l'effort (le coût, la charge) qu'il nous faudra consentir pour mettre en oeuvre cette solution.
Car parfois, des objectifs simples impliquent des charges importantes. Nous allons voir que cela n'est, il me semble, pas le cas.

2.1- Une chaîne de traitement Docfactory à designer

Le mécanisme consiste tout d'abord à développer/concevoir une chaîne de traitement spécifique dans DocFactory qui va "comprendre" un type de documents, par exemple les factures que mon logiciel de facturation émet, ou les convocations que mon logiciel RH réalise.
Regardons le screen de DocFactory suivant, il permet presqu'à lui seul de comprendre le mécanisme :

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Sur la partie gauche figure un document de référence bien choisi (on en choisit un qui soit bien représentatif, pas de zone vide, par exemple) sur lequel nous allons dessiner des zones. Chacune de ces zones est positionnée et dimensionnée de façon précise ( haut gauche).
Ensuite nous allons définir des règles (bas droite) qui définissent des métadonnées en fonction du contenu des zones. Cela se fait zone par zone, et une zone peut même contenir plusieurs métadonnées.
Typiquement les règles consistent à extraire tout ou partie du texte figurant dans une zone et d'affecter le résultat à une métadonnée (une métadonnée DocFactory au passage, pas une métadonnée Elise), cela se fait à l'aide d'expressions dites régulières (de vieux souvenirs d'école et des mes débuts de développeurs PERL ;)

J'allais l'oublier, or c'est important, une métadonnée particulière "FOLDER", va permettre de cibler le casier de destination des documents qui passeront au crible de notre "chaîne de traitement"

J'ai également oublié de dire, que bien sûr, il est possible de considérer plusieurs types de document (des factures, des documents RH, des bons de commandes etc...), cela se fait lors d'une étape précédente ou l'on identifie le type de document (vous avez remarqué l'onglet "identification" à côté de l'onglet "Métadonnées", c'est là que cela se définit.

Cette phase est véritable une phase de développement/conception, nous pouvons tester en direct le résultat de notre travail de conception en utilisant le bouton "Tester", cela nous permettra de vérifier que les chaines de caractères (du document de référence) sont bien lues, et interprétées correctement par nos règles, cela peut facilement durer plusieurs jours, en fonction de la complexité du document.


Une fois ce travail réalisé, il reste de deux, trois choses à réaliser, en particulier un fichier XSLT à coder pour associer les métadonnées DocFactory (celles que l'on a définit ci-dessus) avec des métadonnées Elise (celle de la fiche du futur document) elles peuvent être différentes, voire surchargées.

2.2- La suite ? Un document comme un autre, sa richesse en plus.

On le constate dans l'écran ci-dessous, un document Elise, avec toutes les métadonnées que nous avons définies plus haut, sont identifiées et renseignées.

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3- Conclusions

Voilà, j'en termine avec cette présentation. Bien sûr, la nécessaire vulgarisation de l'article, ainsi que mes propres limites font qu'il y demeure sans doute nombre d'imprécisions voire d'erreurs, néanmoins il aura je l'espère, le mérite de peut-être démystifier un peu le côté "miracle" de cette nouvelle fonction qui pourra, fluidifier nombre de nos processus.

Mais ça, c'est à vous de nous le dire.
Vous utilisez déjà ce genre de mécanismes en vos murs ?
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