Secret d'Elise -2- SmartAgent les workflows dynamiques

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Secret d'Elise -2- SmartAgent les workflows dynamiques

Messagepar franck_29 » 24 Fév 2016, 21:45

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Je vous présente aujourd'hui, le deuxième article de la série "Secrets d'Elise" que j'avais évoquée dans l'article : Histoire vraie où l'on parle d'Elise, de SEO et de télé.... Le sujet du jour sera "SmartAgent", sur lequel je me suis également renseigné plus précisément pour vous en présenter une vision allant un peu plus loin que ce que j'en avais dit dans Les annonces ElisA du 24 septembre 2015, c'est smart.

franck_29 a écrit:Ayant eu à modéliser des "chemins de suivis" que d'autres appellent des workflows, (...), j'ai été sensible à la nouveauté qui permet désormais de modéliser des points de rendez-vous dans les chemins de suivi. Comprenez poursuivre le traitement (circulation etc...) d'un document, quand d'autres branches du processus sont terminées. C'est une problématique classique de synchronisation entre processus qui trouve dans cette nouveauté une solution.
Toujours au chapitre chemin de suivi, il nous a également été montré la possibilité de modéliser des chemins de suivi conditionnels (permettant des branchements dépendant de la valeur d'une métadonnée).

Bref, un réel surcroît de puissance sous le capot qui dans certains cas permettra une automatisation accrue dans le déroulé de nos processus métiers. Outre le résultat final pour l'usager, la solution se matérialisera par des options complémentaires dans l'outil de modélisation des processus.


En une phrase, la clé de cette évolution est la possibilité qui nous est désormais offerte de "mettre des conditions" dans les différentes tâches des workflows de Elise.
Et cette nouvelle capacité offre en fait un véritable saut qualitatif à la fonction "workflow" d'Elise, c'est un changement de génération.

Jusqu'à lors en effet les chemins de suivi étaient "statiques", en ce sens que certes il pouvaient être modifiés à l’exécution, mais par un acteur humain uniquement (avec la fameuse fonction "appliquer un processus"), mais jamais automatiquement en fonction de "valeurs" portées par le document (exemple : solliciter le directeur si le montant indiqué sur tel champ est supérieur à 100 000).

En faisant le parallèle avec les langages de programmation, c'est comme si jusqu'alors on avait du faire sans le fameux "IF... THEN... ELSE" SmartAgent nous apporte désormais cette possibilité.

Démystification : que fait SmartAgent, et comment le mettre en oeuvre

Concrètement, SmartAgent en fonction du résultat d'un calcul, issu de valeurs portées par les métadonnées de vos documents, va lancer une tâche.
Cette tâche peut être des natures suivantes :
  • Réattribuer
  • Appliquer un chemin de suivi
  • Terminer une tâche (y compris la sienne)
  • Attendre (qu'une condition se réalise)
  • Expédier par mail

Vous aurez noté que la capacité d'attendre, ouvre la voie à la synchronisation entre plusieurs branches de votre workflow. Ainsi, nous allons pouvoir implémenter la synchronisation simple suivante (traiter la tâche 3, seulement quand 1 et 2 sont terminées) :

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en la spécifiant de la façon suivante : en insérant une tache d'attente.

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La façon de procéder est finalement assez simple, et surtout, pour nous autres utilisateurs "habitués des chemins de suivi", cela ne remet pas en cause notre façon de procéder dans nous "designons" un chemin de suivi. L'effort a d'ailleurs, il me semble, été fait pour les designers, ceux qui vont spécifier les workflows utilisant SmartAgent, puisqu'il sera possible de nommer les tâches (smartAgent) de façon claire et conforme à notre langage et à nos métiers, comme le montrent les illustrations suivantes :

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La contre-partie de cette transition en douceur pour les concepteurs de workflow est sans doute une lisibilité moins immédiate pour ceux qui consulteront les chemins de suivi de leur document, et bien sûr, il faudra passer par une étape de codage, pour effectivement programmer les "exporter et clôturer" et "attente de la version signée" de l'illustration ci-dessus.

Conclusions

Concrètement c'est l'utilisation des ce SmartAgent qui a rendu possible l'implémentation du nouvel outil de support d'Elise (cf. Elise : Le nouvel outil de support). Sans cette nouvelle fonctionnalité, Elise n'aurait pas pu être utilisé à cette fin.

D'une façon générale, SmartAgent ouvre la voie à une utilisation bien plus généralisée d'Elise dès lors que l'on traite du"case management" tellement à la mode. Et il est vrai qu'ainsi "armé" Elise dispose bel et bien des capacités pour aller au delà de la simple GED ou de la simple gestion du courrier. Grâce à sa capacité à "comprendre et interpréter" le contenu des documents qu'il gère, il va pouvoir adapter son comportement en fonction de leur contenu.
Ce faisant, ce ne sont plus de simples documents qu'il va gérer, mais des factures, des dossiers de recrutement RH, des incidents, des bons de livraison, des réclamations d'usagers , qu'il va "véhiculer" au sein des services qui en ont besoin pour un fonctionnement plus fluide de nos organisations.

Evidemment, cette nouvelle capacité très cohérente avec le nouveau DocFactory (comprendre, interpréter et agir en fonction)(cf. Secret d'Elise -1- DocFactory fonctions évoluées) va permettre d'autres usages de l'outil au sein de nos organisations. Mais elle pourra également, dans nos contextes actuels, traiter des cas qui n'étaient pas "instrumentables" avec les versions antérieures (je pense à des circuits de courriers spécifiques).

Au final afin de compléter cet éclairage, j'ai hâte de voir ce que nous ferons de cette nouvelle fonctionnalité. Si vous l'utilisez, n'hésitez donc pas à nous en dire quelques mots.

PS : Cet article traduit ce que j'ai compris de SmartAgent après une présentation qui m'en a été faite par Archimed, sur ma demande, dans le but d'éclairer la communauté. Il est donc possible que des erreurs se soient glissées dans mon propos. Si c'était le cas, n'hésitez surtout pas à intervenir en réponse à ce sujet pour les signaler et éventuellement en parler. Les appréciations et autres potentialités de l'outil, évoquées dans l'article sont personnelles et inspirées par mon humble expérience dans le domaine des systèmes d'information.
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#2

Re: Secret d'Elise -2- SmartAgent les workflows dynamiques

Messagepar mjollnir » 17 Mars 2016, 11:11

Très intéressant comme fonctionnalité !!

Je ferais bien une première implémentation de cela sur un flux particulier : la réponse aux candidatures spontanées.
La réponse elle même est une relative formalité, négative en général.

La conserver est donc intéressant, mais pas besoin d'avoir un courrier réponse dans Elise avec trace de l'envoi. Une PJ du courrier entrant suffit.
J'ai donc paramétré un export au format csv spécifique pour les candidatures intégrant le numéro de chrono.
Un modèle de courrier un peu intelligent permet de faire un seul publipostage pour x types de candidatures (sections masquées affichées en fonctions de champs de publipostage).
Au moment de la fusion, grâce à la capacité d'Elise 5.4R4 de renvoyer un QRCODE en appelant une URL on substitue l'URL (contenant le n° chrono, construite par la fusion) par l'image du QRCODE.
La réponse est envoyée au candidat & BCC : une adresse scrutée par le mailfeeder, plugin "ScantoDisk".
Grâce à une chaine de démat spécifique crée dans DF 3.2, la réponse est mise en PJ du courrier entrant.
Tout ceci fonctionne parfaitement bien.

Ce qui serait encore mieux, c'est que le courrier entrant soit clôturé automatiquement.....
Et sois je rêve, soit c'est bien une possibilité du smart agent.
Il lui faudrait une condition du genre : "si ajout de pièce jointe, alors clôture le courrier".

C'était déjà très fort de pouvoir envoyer un seul publipostage pour x dizaines de courriers et que les réponse soient conservées dans les courriers entrants.
Disons que ce serait une très belle cerise sur le gâteau !
A quand une doc sur le smartagent ??? :)
mjollnir
 
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#3

Re: Secret d'Elise -2- SmartAgent les workflows dynamiques

Messagepar Eric_59 » 18 Mars 2016, 08:36

Bonjour,
Ce que vous avez réalisé est très impressionnant.
Chez Archimed, Elise gère aussi l'ensemble de la CVThèque ainsi que le workflow de recrutement. Je suis content de voir que ce sujet interesse d'autre organisme (il faudrait prendre un peu de temps pour faire un article sur le sujet).

Pour en venir à la cloture sous condition de la présence d'un pièce jointe, c'est tout à fait possible et nous l'avons déjà mis en place dans le cadre de la dématérialisation d'un chaîne logistique (Si bon de livraison signé alors cloture).
Pour ce faire, nous avons fait un test sur le nom de la pièce jointe afin de garantir que la cloture soit faite au bon moment.
Envoyez moi un mail, et je vous fournirai les sources de la fonction de test.
Pour finir, c'est vrai qu'un doc sur le smartagent manque, on va y réfléchir.

Un devCamp sur le sujet intéresse du monde :?:
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