Secret d'Elise -3- SmartLink démystifié

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Secret d'Elise -3- SmartLink démystifié

Messagepar franck_29 » 24 Fév 2016, 20:46

Voilà donc le temps du troisième et dernier épisode de la série "Secret d'Elise" (cf. Histoire vraie où l'on parle d'Elise, de SEO et de télé...)
Le sujet que j'aborderai sera "SmartLink", là encore selon les dires d'Archimed, une fonctionnalité phare de la solution Elise/DocFactory.

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J'en avais déjà touché quelques mots en septembre dernier :
franck_29 a écrit:
SmartLink propose (...) de créer dynamiquement le contexte complet d'un document et de le présenter dans Elise avec chaque document produit.
Par contexte complet, il faut entendre, un ensemble de liens calculés, (calculés car ils ne sont pas à créer par l'utilisateur lorsqu'il crée un doc dans Elise, comme on peut le faire par exemple en créant manuellement des liens vers d'autres documents). Ces liens calculés permettent d'accéder d'un simple clic, vers d'autres documents en relation avec le document.
(...)
En bref, l'objet de cette nouveauté, est d'enrichir le contexte de travail de l'utilisateur lorsqu'il travaille sur un document.
Ce résultat est obtenu par un complément de paramétrage sur les types de documents...

(... le lien suivant -site d'archimed- présente des exemples d'utilisation concrets de la solution ...)
SmartLink, gestionnaire de liens automatiques.


Mais l'idée sera ici d'en mieux comprendre le fonctionnement et le principe de mise en oeuvre pour mieux appréhender les impacts éventuels sur votre solution actuelle. Ainsi, si d'aventure, vous souhaitiez mettre en oeuvre cette fonctionnalité dans votre environnement, vous pourrez mesurer plus sereinement le "chemin à faire".

Rappel : La fonction SmartLink, objectifs

Au delà de la présentation générale ci-dessus, SmartLink va donc concrètement ajouter des éléments dans la fiche de votre document.
Ces éléments seront en fait des compléments d'information, relatifs à votre document. Ils peuvent être :
  • Des liens vers d'autres documents (par exemple dans la rubrique "courriers liés" de la fiche de votre document)
  • Des URL (des liens qui peuvent être calculés en fonction de la teneur de votre document)
en fait, et c'est une troisième source de "complément d'informations" possible pour compléter votre fiche document, SmartLink peut aussi "récupérer" des métadonnées d'autres type de documents "en rapport" avec le votre. C'est un mécanisme dit :
  • d'héritage de métadonnées

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illustration sur la fiche du document des "ajouts" de SmartLink


L'enjeu de la fonction, son intérêt, dès lors qu'elle est correctement mise en place, va être d'apporter à l'usager, au delà de l'information portée par le document lui-même, l'ensemble des informations connexes, relatives à ce document sans qu'il n'ait à faire la moindre recherche.
L'objectif est donc de lui apporter :
  • des gains de temps considérables
  • l'information utile et juste au moment où le besoin s'en fait sentir.

Evidemment, on pense aux classiques factures, auxquelles SmartLink apportera l'information des bons de commandes afférents dans le domaine finance. Mais le périmètre d'emploi est bien plus vaste, puisque l'on touche à tout ce qui est "case management"

Case Management est une solution permettant de regrouper l’ensemble des informations nécessaires et suffisantes au traitement d’une affaire dans un contexte métier particulier, par un ou plusieurs acteurs humains, déclenchée par un événement externe et devant aboutir à une prise de décision basée sur ces informations et l’expérience et la connaissance des gestionnaires concernés, selon un processus contrôlé mais non prédictif, dans le respect des règles internes en vigueur.(source http://www.bpmbulletin.com/2010/06/02/q ... anagement/)

Quels sont les pré-requis, les contraintes et la procédure générale

Pour commencer, il me semble qu'il faille, en amont, bien étudier son cas d'usage, identifier les documents sur lesquels vous aller devoir travailler et en faire des types de document au sens d'Elise.

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Ces types de documents seront porteurs de métadonnées bien spécifiques (ex : N°commande et fournisseur sur une facture, etc... des métadonnées véritablement "métiers")

Ensuite, on va dresser la cartographie des liaisons "sémantiques" entre les types de documents, un peu comme on le ferait en spécifiant un modèle relationnel de base de données. Cela va vous permettre d'exploiter la fonction "héritage" du SmartLink (comprendre : "rapatrier le contenu de certaines métadonnées d'un document sur un autre qui lui est lié). Accessoirement, il sera aussi possible de construire la requête de récupération des liens vers des documents "en relation".

Par exemple : [facture : N°Facture, Fournisseur, Montant] <---> [commande : N°Commande, NomChantier] (une facture est nécessairement associée à un bon de commande)

La suite est une affaire de codage, j'avoue l'avoir vu précisément dans des fichiers XSLT associés aux modèles, mais cela n'est pas du niveau de votre humble serviteur.

Sachez cependant, que le lien ne se fait pas seulement vers d'autres documents de votre base Elise, en fonction de la valeur d'une métadonnée. Mais, tant qu'à y être, il va aussi être possible d'associer à votre doc, des URL qui seront "calculées" en fonction de la valeur d'une (ou plusieurs) métadonnée(s).
"Mouai" allez vous dire, (c'est ce que je me suis d'ailleurs dit) "il va falloir le trouver le cas d'usage !".

Et bien, en fait, il en est un auquel je n'aurais pas pensé : les PCI, les plans de classements intelligents ou dossiers dynamiques (je crois que c'est le nouveau nom des PCI). Saviez vous qu'on peut y accéder directement à un PCI via une URL correctement formatée ?
Par exemple, le dossier dynamique contenant l'ensemble des documents de type "facture", classés par année, pour tel fournisseur, correspond à une URL bien particulière ! (je vous montrerai ça dans un autre article)
Du coup, on va pouvoir associer à un document, des PCI bien choisis, et bien en relation avec notre document.

Conclusions

SmartLink nous apporte donc une panoplie d'outils pour rapatrier, à un clic de distance, l'ensemble du contexte d'un document, tel que peux le souhaiter l'utilisateur final.
Bien sûr, pour une simple gestion de courrier, cela ne sera pas nécessaire, en revanche, dès lors que l'on va utiliser Elise dans des situation "métiers" cette fonction avancée pourra faire le job.
Le prix à consentir sera celui d'une bonne modélisation de vos documents ainsi qu'une étape de "codage" (on peut discuter sur le terme paramétrage).

Au final afin de compléter cet éclairage, j'ai hâte de voir ce que nous ferons de cette nouvelle fonctionnalité. Si vous l'utilisez, n'hésitez donc pas à nous en dire quelques mots.

PS : Cet article traduit ce que j'ai compris de SmartLink après une présentation qui m'en a été faite par Archimed, sur ma demande, dans le but d'éclairer la communauté. Il est donc possible que des erreurs se soient glissées dans mon propos. Si c'était le cas, n'hésitez surtout pas à intervenir en réponse à ce sujet pour les signaler et éventuellement en parler. Les appréciations et autres potentialités de l'outil, évoquées dans l'article sont personnelles et inspirées par mon humble expérience dans le domaine des systèmes d'information.
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