Elise : Concaténation de plusieurs PDF en un seul, elle l'a!

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Elise : Concaténation de plusieurs PDF en un seul, elle l'a!

Messagepar franck_29 » 22 Mars 2016, 15:18

En veillant les réseaux sociaux et en particulier le compte twitter d'Archimed (@archimedteam), (le notre c'est @lettreaeliseOrg si vous voulez nous suivre), je suis tombé sur une nouvelle qui a priori n'est pas une révolution, mais qui pourrait rendre service à certains d'entre vous. C'est pourquoi je vous la répercute in extenso.

La version originale avec les liens et les services de l'éditeur est accessible à l'adresse : Réaliser un Export PDF de plusieurs documents de votre GED

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Réaliser un Export PDF de plusieurs documents de votre GED

Le module d’Export PDF du logiciel de Dématérialisation DocFactory vous permet, depuis votre interface Elise ou autre solution de GED, de rassembler plusieurs documents et leur(s) pièce(s) jointe(s) dans un unique fichier PDF.

Export PDF : simplicité d’utilisation

Le fonctionnement du module d’Export PDF est très simple. Vous sélectionnez des documents dans votre solution de GED ainsi que une ou plusieurs de leurs pièce(s) jointe(s) PDF puis choisissez l’Export PDF.

Un seul document PDF est généré contenant l’ensemble des pièces jointes sélectionnées.

Une fois l’assemblage fait, vous recevez un email de confirmation d’export avec :
  • un descriptif du document ;
  • et un lien de téléchargement.
Vous retrouvez aussi dans votre profil Elise l’historique de tous vos Exports PDF ainsi que les liens de téléchargement.

Personnalisation du fichier d’Export PDF

Afin de rendre ce document le plus clair possible, vous pouvez personnaliser votre PDF de manière automatique, en :
  • ajoutant une description au nom du document ;
  • créant une page de sommaire ou bordereau qui liste l’ensemble des documents exportés ;
  • générant une fiche par document, reprenant les données descriptives de celui-ci ;
  • insérant une fiche séparatrice entre chaque pièce(s) jointe(s) ;
  • appliquant des options de sécurité (cryptage, mot de passe lecteur, mot de passe propriétaire) ;
  • générant un code barre ou QR code propre à ce document en cas d’impression puis numérisation.

Exemples d’utilisations de l’Export PDF
Faire signer plusieurs documents
Grâce à l’Export PDF :
  • vous réunissez en un seul document l’ensemble des pièces à faire signer ;
  • vous déclenchez une seule impression ;
  • vous faites signer ;
  • et vous lancez une seule numérisation de l’ensemble des pièces.
Vous avez gagné en efficacité
Envoyer plusieurs documents par e-mail
Grâce à l’Export PDF :
  • vous réunissez en un seul document l’ensemble des documents à envoyer ;
  • vous insérez une seule pièce à votre e-mail ;
  • vous envoyez votre e-mail.
Vous avez gagné du temps


D'accord, le copier/coller n'est pas très glorieux, mais c'était une bonne introduction pour savoir si vous utilisiez cette fonctionnalité dans votre quotidien, ou si, fort de cette découverte, vous l'envisagez.

Pour ma part, il me semble qu'il faudra être bien prudent avec la limite de capacité des outils de messagerie qui imposent classiquement une taille maximale pour les pièces jointes. Dès lors il faudra envisager un hébergement du PDF et ne plus envoyer à vos destinataires qu'un lien vers ce "document PDF global".

D'ailleurs, à ce propos, vous faites ce genre de chose? Cela serait admissible dans vos organisations ? de n'envoyer qu'un lien vers un document plutôt que le document par mail lui même ?

Il me semble, en première approche que si ce document était signé, et donc réputé inaltéré depuis sa mise en ligne sur la plateforme d'hébergement, le destinataire n'y verrait que du feu.

J'ai tort ?

J'attends vos précisons et commentaires à la suite de ce post.
Grand merci à vous.
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