EXCLUSIVITÉ : Elise mobile - Première prise en main

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
#1

EXCLUSIVITÉ : Elise mobile - Première prise en main

Messagepar franck_29 » 12 Oct 2016, 19:18

Elise en mobilité est un sujet récurrent. Depuis mon "intronisation" à Lettre à Elise, il est régulièrement abordé, et plus loin, dans ma vie antérieure, nous avions exprimé le besoin, pour mon organisation d'alors, de disposer une version "mobile" d'Elise.
Plus récemment, sur ce forum, des échanges avaient eu lieu sur ce même sujet, avec des propositions de l'éditeur et quelques remarques de votre part. Le moins que l'on puisse dire c'est que nous n'étions pas à proprement arrivés à un consensus sur ce que devait être cette application (cf. [Appel à discussion] Elise et le travail en mobilité).

C'est donc avec une réelle surprise, que j'ai accueilli l'annonce et la présentation -en live- lors de la journée ElisA (cf. Keynote ElisA : à guichet fermé pour le plein de nouveautés) d'une nouvelle application, "Elise Mobile", disponible sur smartphone android.

Il est par contre difficile de se rendre compte de la réelle teneur d'un telle application mobile, lorsqu'elle est projetée sur écran. Aussi, me suis-je immédiatement démené pour obtenir une version de cette application afin de la tester, pour vous en faire part. Il est clair que cela m'a rappelé mon expérience sur galaxys-team, où je faisais régulièrement des tests d'applications mobile, un plaisir évident.

Conditions du test

Je n'ai lu aucune documentation, j'ai pris l'application comme elle venait, essayant d'en comprendre les tenants et aboutissants avec ma seule expérience de la "mécanique" d'Elise.

L'application est en mode connectée, je l'ai donc utilisée de chez moi en WIFI (5MBit/s) connectée à un serveur qui est sans doute très loin du domicile de Lettre à Elise.

Le smartphone utilisé pour les tests est un Samsung Galaxy Note 2 (celui là est fiable il a presque 4 ans maintenant ;) ) sous android 4.4.1 (Kitkat). Ce n'est donc pas une bête de course, et il me semble que c'était important pour tester la fluidité et les performances de l'application.

installation

L'installation se déroule sans problème, c'est une application android, tout ce qu'il y a de plus classique. Je relève juste la taille de l'apk (l'extension des exécutables sur android) qui dépasse les 50 Mo. C'est beaucoup, mais cela s'installe très vite et bientôt l'icône d'Elise apparaît sur votre écran d'accueil.

DrawerEliseMobile.png


Pour l'installer il vous faudra obligatoirement un smartphone sous android 4.4 minimum (aujourd'hui on est en à 7.1) et ce pré-requis permet à l'application de s'exécuter sur 77% (chiffres de septembre 2016) des smartphones android, et en pratique sur la quasi intégralité des smartphones de moins de 3 ans.

Les autorisations demandées lors de l'installation sont très raisonnables (accès à internet et au stockage de votre appareil), pas d'accès à vos contacts ni à vos comptes ou autres données sensibles de votre smartphone. C'est une bonne chose en soi.

Une interface d'accueil épurée

Il est temps maintenant de lancer l'application.
Les trois écrans suivants apparaissent successivement. La phase de connexion est classique, c'est là que vous saisirez l'adresse en https, de votre propre serveur Elise. Ces renseignements ne seront pas à saisir à chaque fois, ils ne seront plus demandés quand vous relancerez l'application.
Vous arrivez ensuite sur un écran, intitulé "espace de travail", dans lequel on retrouve ce que nous appelions les boite aux lettres sur la version desktop (ce sont les espaces "personnel" et "service informatique" qui m'ont mis la puce à l'oreille)

Lancement.png


Il reste ensuite à "choisir" les boites aux lettres, les espaces de travail pardon, qui vous intéressent (on peut en choisir plusieurs) en tapotant sur l'étoile correspondante sur la droite. C'est intuitif. Cela n'est demandé qu'au premier lancement de l'application, il sera bien sûr possible de modifier cette sélection ultérieurement via le menu de l'application ; nous y reviendrons.
La validation de la sélection se fait en cliquant sur le "V" en haut à droite (du classique). Une fois fait, on bascule directement sur ce qui est finalement l'écran d'accueil de Elise Mobile (écrans (5) et (6) ci-dessous), c'est d'ailleurs directement sur cet écran que vous tomberez lors des lancements suivants de Elise Mobile.

EspaceDeTravail.png


Il convient de noter le côté "épuré" de l'interface, c'est très "flat" et cela rappelle l'interface de windows mobile, interface conçue pour ne mettre à l'écran que ce qui est strictement nécessaire et utile à l'utilisateur.

Vous avez noté que nous retrouvons là nos fameuses bannettes (écran (5) et (6) ci-dessus), bannettes de la BAL "personnel" (cf. titre de l'écran, tout en haut).

A cet instant, on se dit, j'ai sélectionné la BAL secrétariat (cf. écran (4) ci-dessus) également, comment y accéder ? C'est très simple, un petit tour dans le menu (menu burger) de l'application en haut à gauche, et le menu de l'application apparaît (7)

menus.png


On comprend aisément qu'un clic sur la ligne "secrétariat" affichera la BAL secrétariat.
Il est également possible de modifier la sélection des BAL que nous avions faite plus haut, en cliquant sur la ligne "gérer mes espaces de travail" nous retrouvons l'écran (4)

Pour mémoire j'ai également fait figurer l'écran des paramètres (8) qui dans cette version de l'application n'apporte pas énormément.

Du côté des documents

Il est temps maintenant d'aller regarder du côté des documents.
On a déjà compris qu'un clic sur une ligne de la bannette, va nous afficher la liste des documents qui y figurent.

à titre d'exemple, j'ai fait figurer ci-dessous 3 listes :
(9) La bannette "en retard"
(10) Le contenu de mon panier (via le menu de l'application, cf. (7) )
(11) Le résultat d'une recherche avec le mot clé "*" ;) ce n'est sans doute pas une bonne pratique, mais cela fonctionne rapidement

ListDoc.png


On le voit, chaque document de la liste se présente sous la forme d'un cartouche, tentant la synthèse des informations les plus essentielles du document. Archimed renoue là avec une iconographie qu'il affectionne, avec un certain nombre d'icônes qui se veulent "parlantes" (doc entrant, interne, sortant) j'ai aussi vu un cadenas et un point d'exclamation qui fait peur.

Si l'on poursuit l'exploration pour aller voir ce qui se cache derrière ces cartouches, on se rend compte qu'un document dispose de deux volets (cf. illustration ci-dessous) :
(12) et (13) : l'onglet DÉTAIL qui présente beaucoup d'informations sur les documents (en particulier les métadonnées que nous avons affectées aux type du document) nous trouvons également une liste de documents liés, dont un cartouche simplifié (13) est affiché.
(14) l'onglet CONTENU qui quant à lui, va lister l'ensemble des "pièces jointes" associées au document.

Contenu.png


Il suffit de cliquer sur un élément de la liste pour visualiser le contenu de la "pièce" sélectionnée. En fonction du type de document sélectionné (docx, pdf, ppt, etc...) android vous proposera la viewer associé (exemple (15) avec un fichier pdf). C'est du très classique, il faudra simplement veiller à ce que le mobile dispose des bons viewers, on en trouve des tonnes sur le google play store. Ensuite, c'est le viewer qui prend la main, et selon ses possibilités, les fonctions de zoom et de déplacement dans le document sont à votre disposition (16) et (17).

Il faut bien noter qu'il n'est pas permis de modifier la pièce jointe ni d'ailleurs d'en uploader de nouvelles.

PiecesJointes.png


Interactions avec la base Elise : intervenez dans la gestion de vos documents

Il nous reste, pour conclure ce tour d'horizon, à nous pencher sur les interactions possibles avec la base Elise, via cette application Elise Mobile.
Si une action est attendue de votre part sur un document (valider une tâche par exemple), cela va vous être possible (18), (19), libérant le document pour les autres acteurs de la chaîne, restés chez eux, au bureau.

On a donc là un outil qui va au delà de la simple consultation de votre base documentaire, mais qui dans une certaine mesure, va vous permettre d'interagir avec elle et de fluidifier le processus de traitement desdits documents, alors que vous être en déplacement, loin de votre bureau et de votre poste Elise.

Actions.png


Conclusions et observations

Au niveau du design, et c'est subjectif, les versions ultérieures de l'application gagneront à aller plus loin en la matière pour une plus grande unité. En effet, on constatera que les choix faits sur la page d'accueil (liste des bannettes, très flat design) ne sont pas reconduits dans la liste des documents. Le cartouche des documents, ou encore l'onglet "Détail" ne reprend pas les codes de la page d'accueil, on retrouve par exemple des" encadrements" à la place de "pavés". De même, une uniformisation des codes couleurs choisis pourra également être recherchée.

Cela dit, l’application, stable, réactive et plutôt fluide à l'exception de quelques lags ici ou là, offre une vision synthétique de l’encours de vos documents.

Très orientée "consultation", elle offre également la possibilité d'interagir avec les documents, dans le cadre des workflows dans lesquels ils s'insèrent. L'application permettra donc de fluidifier le traitement des circuits de validation et de raccourcir les délais de décision liés à ces documents. Et ce, de part le simple fait que des acteurs essentiels à ces processus disposent désormais avec cette application, d'un outil complémentaire, pour le faire, à savoir Elise Mobile. Ils pourront le faire, en situation de mobilité, loin de leur base et c'est une avancée essentielle pour l'organisation.

De plus l'application se prend en main facilement, et l'effort de formation à consentir est ici minimal. L'effort d'ergonomie réalisé par l'éditeur est important, le jeu des fonctionnalités offertes est réduit (par rapport à l'étendue des possibilités d'Elise core), mais suffisant il me semble pour les cas d'usage ciblés :
  1. un acteur ayant à en connaitre rapidement, en situation de mobilité
  2. un acteur important dans les processus de décision liés à ces documents, qui souhaite agir en dehors de sa base.
On peut même penser que cette application, aura le potentiel de remplacer, dans ce deuxième cas d'usage, l'utilisation d'Elise desktop. Ce sera d'ailleurs encore plus vrai quand l'application intégrera une véritable gestion des notifications, ce qui n'est malheureusement pas le cas dans cette version.

Voilà pour cette revue de l'application Elise Mobile.

Si vous avez la moindre question, besoin d'une capture d'écran particulière, un point spécifique à éclaircir, n'hésitez pas à les porter dans vos réponses à ce sujet. Je me ferai un plaisir de creuser la question pour vous.

à très bientôt.
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
.
Avatar de l’utilisateur
franck_29
Administrateur
Administrateur
 
Message(s) : 254
Inscription : 01 Juin 2015, 13:43
Localisation : France, Paris, Cléder

Retour vers [FONCTIONNALITÉS] Tutoriels, Guides, Description du "comment faire"

Qui est en ligne ?

Utilisateur(s) parcourant ce forum : Aucun utilisateur inscrit et 1 invité

cron