Séparation des documents lors de la numérisation  Sujet résolu

Malgré les explications que vous avez pu lire, tout n'est pas si clair, vous avez des questions. Posez les ici
#1

Séparation des documents lors de la numérisation

Messagepar isaiddz » 19 Oct 2017, 15:48

Bonjour,
Actuellement, la numérisation des documents associés à un courrier génère un seul PDF.
Je souhaite savoir s'il y a une possibilité dans ELISE pour séparer les documents numérisés de manière à créer autant de PDF que de types de documents.
Exemple : Je reçois dans une enveloppe une facture et une feuille d'émargement (PJ complémentaire attestant le service fait et indiquant les prestations sociales réalisées et signées à la fois par les familles et les organismes ayant réalisé les prestations). Nous souhaitons à l'issue de la numérisation retrouver dans les PJ du courrier créé 2 PDF séparés :
- 1er PDF = la facture
- 2e PDF = feuille d'émargement.
Merci d'avance.
Cordialement,
isaiddz
 
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#2

Re: Séparation des documents lors de la numérisation  Sujet résolu

Messagepar Eric_59 » 20 Oct 2017, 10:08

Bonjour,
C'est tout à fait possible. Il faut utiliser des étiquettes code barre pour la numérisation des documents entrant.
lettreàelise.png

Dès lors, il suffit d'éditer plusieurs étiquettes associées au même numéro chrono, les coller sur vos différents documents et ils apparaitront comme différentes PJ d'un même document dans Elise.
Très sincèrement
Eric
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#3

Re: Séparation des documents lors de la numérisation

Messagepar isaiddz » 31 Oct 2017, 15:57

Bonjour,
Merci beaucoup.
Je pense que cela pourrait convenir à nos besoins.
Nous allons le tester.
Cordialement,
isaiddz
 
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#4

Re: Séparation des documents lors de la numérisation

Messagepar GECOS45 » 03 Nov 2017, 03:01

Bonjour,
La solution d’Eric_50 est intéressante et répond à votre besoin qui est le traitement des courriers arrivés.
Compte-tenu de notre mode de fonctionnement, nous n’avons jamais activé le profil « générer des code barre et créer des courriers ».
Nous avions un besoin similaire au vôtre mais uniquement pour les courriers internes et départs.
Ne pouvant équiper l’ensemble des secrétariats de l’organisme avec des imprimantes code-barre, nous avons décidé de nous appuyer sur 2 processus créés dans Docfactory associés à un script qui identifie le courrier cible à l’aide du n° de chrono inséré au début du nom du fichier.
Ces 2 processus scrutent des répertoires réseaux (l’un permettant de passer par la chaîne de numérisation avec OCR, l’autre de publier sans modification du fichier).
J’ai effectué un essai avec un courrier arrivé en utilisant la solution d’Eric_59 et le traitement via Docfactory, le résultat est concluant.
Il serait intéressant que ce dispositif dédié aux courriers arrivés soit étendu aux autres sens.
Nous disposions d’un outil similaire au titre d’un développement spécifique qui n’est plus utilisable depuis la v5 et que regrettent nos secrétaires.
Je pense que la solution de type code barre serait plus pertinente.

Cordialement,

Gecos
GECOS45
 
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#5

Re: Séparation des documents lors de la numérisation

Messagepar isaiddz » 20 Nov 2017, 15:10

Bonjour,
Merci pour vos retours.
La semaine dernière, nous avons eu de nouveaux besoins en matière de numérisation concernant le domaine du social.
Je vous soumets le cas d'usage au cas où vous avez déjà traité cette problématique.
Le service en question souhaite disposer d'intercalaires permettant d'identifier le type de dossier (ASA, PCH, APA, ...) et de sous-intercalaires permettant d'identifier les documents (Demande, Délib, ...).
l’agent qui numérise les pièces place les intercalaires fournies entre les documents de façon à séparer les dossiers et à l’intérieur d’un même dossier, les documents.
Le scanner numérise les documents et identifie ainsi tous les dossiers avec pour chaque document le type associé.
Merci d'avance pour vos retours.
Cordialement,
isaiddz
 
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