Elise et l'archivage

Malgré les retours d'expérience que vous avez pu lire, tout n'est pas si clair, vous avez des questions. Posez les ici
#1

Elise et l'archivage

Messagepar Isabelle_86 » 24 Mars 2016, 17:17

Bonjour ,

nous avons commencé le deploiement d'Elise dans notre structure et nous réfléchissons avec notre archiviste à la façon de s'organiser pour le futur archivage des documents.

Nous avons travaillé avec l'archiviste sur la typologie des documents et j'imagine que le tableau de gestion doit pouvoir associer une DUA à chaque type, afin que l'archivage se fasse automatiquement.

Pouvez vous me parler de votre expérience en la matière?

Comment vous êtes vous organisés dans vos structures? Comment avez vous construit votre tableau de gestion? Obligez vous les utilisateurs à classer les documents suivant un terme de thésaurus avant de clôturer le courrier? Sur quoi (ou qui) vous êtes vous appuyés pour construire ce thésaurus?

Merci de vos retours.
Cordialement
Isabelle_86
 
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#2

Re: Elise et l'archivage

Messagepar EJACQUES » 25 Mars 2016, 12:18

Bonjour,
Afin de mettre en œuvre l'archivage sur Élise, alors que nous l'utilisons depuis plusieurs années maintenant, nous avons lancé il y a 2 ans déjà un projet d'élaboration de plan de classement (thésaurus) ayant vocation à permettre l'indexation, le classement, l'efficacité dans la recherche et l'archivage dess courriers.
Cette définition n'est pas encore terminée, il s'agit d'un travail de longue haleine, qui demande un investissement important de la part des services avec bien évidemment l'implication de l'archiviste.
Nous possédons quelques éléments d'ordre juridique ou légal pour ce qui concerne les DUA et sorts finaux mais pas pour tous les documents hélas.
Nous travaillons en concertation avec les Archives départementales pour valider les tableaux de gestion. Pour les documents pour lesquels nous n'avons aucun élément légal c'est un accord entre le service producteur (et l'archiviste) et les archives départementales qui permet d'en fixer les conditions.
Effectivement, chaque type de document selon la thématique correspond une durée de vie et un sort final qui lui sont propres.
Nous avons prévu de rendre obligatoire la saisie de ce plan de classement. Si ce champ n'est pas renseigné, le document ne peut être clôturé.
Cordialement,
EJACQUES
 
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#3

Re: Elise et l'archivage

Messagepar Isabelle_86 » 25 Mars 2016, 16:10

Merci de votre réponse.Je vois que vous avez encore un travail de longue haleine...
En ce qui concerne les tableaux de gestion, les avez-vous intégrés au sein d'Elise ; si oui comment se passe l'automatisme d'archivage?
Si non, avez vous déja effectué un archivage "manuel"?
Cordialement
Isabelle_86
 
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#4

Re: Elise et l'archivage

Messagepar EJACQUES » 29 Mars 2016, 09:04

Bonjour,
Non, nous ne les avons pas encore intégré dans Elise. C'est notre prochain objectif associer le plan de classement aux tableaux de gestion.
Nous n'avons pas non plus lancé à ce jour d'archivage manuel.
Cordialement,
EJACQUES
 
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#5

Re: Elise et l'archivage

Messagepar Isabelle_86 » 30 Mars 2016, 10:54

Merci de ce complement d'information
Très cordialement
Isabelle_86
 
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