Plan de classement - Comment apporter la qualité ?

Malgré les retours d'expérience que vous avez pu lire, tout n'est pas si clair, vous avez des questions. Posez les ici
#1

Plan de classement - Comment apporter la qualité ?

Messagepar EJACQUES » 11 Oct 2016, 13:00

Bonjour,
Comme je l'ai déjà écrit dans des précédents messages, nous travaillons au sein de notre agence, et cela depuis de longs mois, sur l'élaboration d'un plan de classement incluant le tableau de gestion (gestion de l'archivage).
Nous entrons en phase de formation/accompagnement du changement pour une mise en oeuvre en janvier prochain.
Je souhaiterais avoir vos retours d'expériences sur le sujet, notamment pour ce qui concerne la méthode que vous avez adoptée pour rendre "obligatoire" la saisie du plan de classement. Au moment de la clôture, c'est une solution, mais un peu tardive dans le processus, sachant que certains traitements de courriers s'étalent sur plusieurs mois.
Que cela repose sur la bonne volonté des utilisateurs, cela me semble plutôt risqué.
Pouvez-vous m'expliquer, si vous utilisez le plan de classement, votre démarche ?
Je vous remercie par avance des réponses que vous m'apporterez.
EJACQUES
 
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#2

Re: Plan de classement - Comment apporter la qualité ?

Messagepar Allard » 11 Oct 2016, 14:50

Nous avions rendu obligatoire la saisie du plan de classement à la clôture du courrier pendant 3 à 4 ans environ. Conséquence : beaucoup de courriers n'étaient pas clôturés et les courriers ne pouvaient pas être clôturés en masse.
Aussi, nous avons enlevé le caractère obligatoire du plan de classement thématique. Nous utilisons le plan de gestion que pour une direction.
En outre, la migration de Elise de la version 4 vers la version 5 nous crée un nouveau dysfonctionnement : les recherches sur le critère "plan de classement" ne fonctionne pas avec les termes ajoutés depuis le passage à la version 5.
Ce dysfonctionnement transmis à Archimed depuis plusieurs mois n'est toujours pas résolu.
Allard
 
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#3

Re: Plan de classement - Comment apporter la qualité ?

Messagepar EJACQUES » 17 Oct 2016, 09:08

Bonjour et merci de votre témoignage. Et c'est bien ce risque que j'avais identifié en rendant obligatoire à la clôture ! Votre retour d'expérience me le confirme.
EJACQUES
 
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