Diffusion générale ?

Malgré les retours d'expérience que vous avez pu lire, tout n'est pas si clair, vous avez des questions. Posez les ici
#1

Diffusion générale ?

Messagepar mjollnir » 09 Août 2017, 09:57

Bonjour,

Elise est de plus en plus utilisé pour l'enregistrement des courriers départ et des courriers internes dans notre administration.

Les notes à l'attention des personnels, par exemple, sont ainsi enregistrées.
Elles ont souvent une valeur de règlement et le fait de les avoir dans Elise permet d'utiliser avantageusement l'indexation plein texte et les métadonnées pour les retrouver en quelques secondes.

Les notes aux personnels font parti des documents qui concernent tous les utilisateurs de notre administration.

Je ne sais pas quoi recommander à nos utilisateurs pour fixer les droits adéquats sur des documents ou courriers en diffusion générale.


Option 1
Dans Elise, la notion la plus adéquate me semblerait la notion de groupe avec le GRP_USERS qui contient par défaut tous les utilisateurs de l'annuaire Elise. On demanderait une tâche d'information à GRP_USERS puis on clôturerait comme complétement traité en envoyant un mail en diffusion générale pour pointer vers le courrier en question.
Problème : c'est impossible car on ne peut demander de tâche à un groupe.

Option 2
Créer un type de courrier "diffusion générale" sur lequel on donnerait des droits transversaux; au groupe GRP_USERS donc.
Problèmes : 1) cela me semble assez mauvaise pratique de modifier créer un type de courrier qui représente en flait un mode de diffusion 2) on va se retrouver avec des documents de type "note interne", "arrêté", "circulaire", etc. qui ne seront pas référencés en tant que leur type....et donc il y aura des collatéraux sur les PCIs, sur l'archivage, sur la recherche multi-critère, etc.

Option 3
Créer une OU "diffusion générale" dans l'organigramme et y ajouter tous les utilisateurs de l'organigramme avec un droit "secrétaire". Toute personne voulant mettre un courrier en diffusion générale mettrait cette OU en destinataire pour information.
Problème : pour le moment, on gère l'organigramme à la main sans synchro avec notre organigramme. Cela reviendrait donc à doubler le travail puisqu'il faudrait ajouter ou retirer tout nouvel entrant dans ce groupe à la main en plus de le mettre dans son ou ses services d'affectation.

Quelqu'un a t-il une meilleure idée ?
Je passe probablement à côté d'un mécanisme plus efficient, et je ne suis certainement pas le premier à devoir traiter cette question.

Vous remerciant par avance pour vos éclairages et souhaitant bon courage pour la reprise à tout le monde.

A bientôt.

M.
mjollnir
 
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#2

Re: Diffusion générale ?

Messagepar Marieno_34 » 16 Août 2017, 14:21

Bonjour,
Nous nous avons fait le choix, de ne pas diffuser une note d'information via Elise, si elle est destinée à un grand nombre d'agents. Au début, les utilisateurs diffusaient des notes à plus de 50 agents, avec une tâche de lecture pour chacun. Résultat, Elise plantait.
Nous avons fait le choix de rédiger et de faire valider la note sur un circuit court dans Elise , et de la diffuser via Outlook (envoi depuis Elise sur une boite agent Outlook qui ensuite la diffuse à partir de ses listes de distribution, en lien avec notre référentiel agent.) Ce qui nous a semblé important c'est de tracer la rédaction et la validation dans Elise, mais au final de savoir qui l'a lue ou non nous importe peu.
A bientôt.
Marieno_34
 
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#3

Re: Diffusion générale ?

Messagepar mjollnir » 16 Août 2017, 14:45

@Marieno_34
Merci de votre réponse.
Je comprends l'approche; dans Elise pour ce type de documents, effectivement la traçabilité des actions de lecture importe peu.
Un document de ce type serait de toute façon clôturé dès son envoi.

En revanche, via l'enregistrement dans Elise, nous recherchons :
- un endroit unique de stockage des textes de référence (règlements, notes, procédures, etc.)
- l'indexation plein texte pour une recherche par mots clés
- la recherche fine par métadonnées => cf. fonctionnalités "plans de classements" & "recherche multicritères"
- l'aspect grilles personnalisées qui permet d'associer des métadonnées spécifiques aux types de documents (exemple: "public cible" & "validité" [projet|en cours de validité|obsolète] pour les "procédures" qui permettront ultérieurement de classer les "procédures" par "public cible", "année de publication" et niveau de validité)
- idéalement : une URL d'accès au document

Elise est une GEC qui se transforme en GED. Les mécanismes de droits façon GED deviennent à mon avis indispensables.
Et du coup, nous sommes au moins deux à nous être posé ces questions :)
D'autres témoignages relatifs à cette problématique ?
mjollnir
 
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#4

Re: Diffusion générale ?

Messagepar franck_29 » 16 Août 2017, 16:41

J'avais assisté, il y a quelques mois à un webcast qui n'avait pas été rendu public car "trop technique" : Elise TV : La gestion des droits et de l'organigramme
Il me semble que la nouvelle gestion des droits qui y était présentée est de nature à apporter réponse à certaines questions que vous vous posez.

Vous aviez intégré cette nouvelle gestion des droits ? C'était aussi prévu pour permettre d'assurer, via Elise, une diffusion large de certains documents.
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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#5

Re: Diffusion générale ?

Messagepar mjollnir » 22 Août 2017, 10:58

@Franck_29

Non, je ne l'ai pas suivi (et je vais le faire) mais je crois connaître à peu près les possibilités permises par cette nouvelle fonctionnalité.
Il me semble que je vais pouvoir fixer des droits transversaux sur un type de courrier par exemple, ce qui pôur mon besoin est plus un palliatif que la solution.

J'aimerais que nos utilisateurs puissent diffuser des documents à l'ensemble des personnels quel que soit le type de ces documents.
Fabriquer un type de document "diffusion générale" sur lequel GRP_USERS aurait les droits est une solution plutôt "bricolée" pour l'usage souhaité, qui par ailleurs me semble être un besoin universel, d'une GEC peut-être, d'une GED certainement.
Ce besoin est formulé en comité de pilotage par la direction.

Si le secrétariat général diffuse un document de type "convention" ou un document de type "notes aux personnels", il me semble injuste qu'il perde son type au profit d'un mode de diffusion.

Etayons;
Quant à l'archivage électronique par exemple, nous n'avons pas pour le moment un tableau de gestion appliqué systématiquement, mais cela ne saurait attendre encore très longtemps.
La durée d'utilité administrative (DUA) des documents varie selon les entrées du tableau de gestion qui varient elle-même selon les types des documents entre autres.
Quelles entrées de thésaurus fixe t-on sur un type de documents dont le type est en fait un mode de diffusion ?

Idem pour les PCIs, perdre le type original du document au profit du mode de diffusion pose problème aussi : quand on recherche toutes les conventions signées du secrétaire général, pourquoi afficherait-on les notes aux personnels ? Si on utilise le "type" pour un mode de diffusion, c'est pourtant ce qu'on sera obligés de faire.

Bref....comment un utilisateur fait-il pour mettre un courrier en diffusion générale (sans ajouter toutes les OUs de l'organigramme, ce qui est préjudiciable sur l'aspect pratique évidemment, mais aussi sur l'aspect performance comme le décrit @Marieno_34) ?
La question reste entière :)

ps : je pense à un palliatif un cran plus satisfaisant : créer un type "diffusion générale" (droit de lecture à GRP_USERS) qui aurait une grille personnalisée avec un champ de type "entrée de référentiel" qu'on ferait pointer vers le référentiel "type de courrier"...ça règle la questions des PCIs (avec la mise au point de filtres et tris spécifiques) mais il me semble que cela ne remplace pas une fonction "diffusion générale pour information".
mjollnir
 
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