Elise : Quelle utilisation en faites-vous ?

Vous utilisez Elise d'une façon particulière, pour répondre à un cas d'usage spécifique, ou le plus normalement du monde. Partagez votre expérience
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Elise : Quelle utilisation en faites-vous ?

Messagepar franck_29 » 28 Déc 2016, 01:00

Lors de la dernière keynote ElisA, en septembre 2016, nous avions discuté avec certains d'entre vous, des différentes utilisations que vous faisiez d'Elise. J'avais alors pris l'engagement de traiter ce sujet sur Lettre à Elise, tant il nous était apparu que les utilisations que nous faisions de l'outil étaient variées, voire parfois inattendues, et que les partager au sein de notre communauté était susceptible d'aider nos nouveaux membres.

Aussi, après avoir dressé une première liste des usages courants de notre outil Elise, je vous céderai la parole afin que vous nous fassiez partager les vôtres.

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Elise pour quelle utilisation ?

Il ne s'agira pas là d'égrener la longue liste des fonctionnalités du couple Docfactory / Elise, si c'est ce que vous cherchez, je vous renvoie à Elise c'est quoi ?, ou mieux encore à la brochure officielle sur le site d'Archimed.
Au contraire, l'idée est de remonter d'un niveau pour aborder l'aspect processus, pour répondre à la question : "dans votre organisation, dans le cadre de quel processus ou pour quelle grande fonction, utilisez-vous Elise ?"

Un grand classique : La gestion du courrier

La gestion du courrier est un processus majeur dans les organisations tant de lui découle tout un pan de ses activités. Et c'est sans doute la fonction historique dans laquelle Elise s'est d'abord illustré. De très grandes organisations gèrent leur courrier via Elise et Docfactory depuis de nombreuses années. Des bases courriers contenant des millions d’éléments existent bel et bien avec Elise.

Ce processus courrier est transverse aux métiers ; une injonction de payer, une plainte citoyenne, une demande d'assistance, sont certes des courriers (des inputs ou des intrants) qui arrivent dans l’organisation, mais ils vont toutefois, engendrer des activités fort différentes.

La GED bien sûr et une extension naturelle vers le case management

Aussi, dès lors que les inputs sont typés, avec un bon moteur de workflow (souple, facile à lire, et simple d'emploi) il sera possible de les faire suivre un cheminement spécifique. Quand en plus, sont rattachées à cet input un ensemble de pièces annexes, qui vont constituer un "dossier" et que c'est l'ensemble du "dossier" qui va cheminer entre les acteurs décisifs, on a ce qu'on appelle du case management. (cf. sur ce point la définition du CXP : DOSSIER - Qu'est-ce que le Case Management ?).

En ce sens, Archimed nous présente régulièrement, via ses webcasts par exemple, (cf. articles de la section [FONCTIONNALITÉS] Tutoriels, Guides, Description du "comment faire", articles taggués [Elise TV]) certains cas d'usage sur lesquels il a développé un savoir faire :
  • Gestion RH (processus de recrutement, d'évaluation des collaborateurs ...)
  • Gestion des factures (associées à des bons de livraison, de commande etc...)
  • Gestion des incidents (pour un service de support ou d'assistance technique ...)
  • ...

On pourrait penser que cela concerne surtout les pièces à l'arrivée d'une organisation, en fait non, avec la capacité de couplage lâche avec vos SI métiers que présente Docfactory, il va être possible de traiter les pièces en sortie (ex : un SI Finance va injecter des factures dans Elise et son dispositif de Workflow, un SI RH génère des fiches de paie qui vont pareillement être injectées dans Elise à des fins de complétion du dossier collaborateur et d'expédition).

Mais ce qui est intéressant, c'est votre utilisation d'Elise

En réalité, on le devine, le périmètre des utilisations possible d'Elise est vaste. Mais ce qui est intéressant pour les membres de notre communauté, c'est ce que vous, vous avez fait de votre instance Elise.
Et la partie la plus intéressante de ce sujet, c'est vous qui allez l'écrire ;)

Alors, dans votre organisation, vous en faites quoi d'Elise ?
D'avance, au nom de la communauté, je vous remercie.

à très bientôt.
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#2

Re: Elise : Quelle utilisation en faites-vous ?

Messagepar omarie » 11 Jan 2017, 11:38

Bonjour,

Pour faire simple et court, nous avions retenu le logiciel ELISE pour la gestion exclusive du courrier (couplé à docfactory pour la numérisation du courrier).

Les autres fonctionnalités qui sont désormais à chaque fois présentées lors du club utilisateur Elisa ne sont pas utilisées (gestion des factures, gestion des recrutements, etc...)

Selon moi Archimed transforme et présente petit à petit son produit Elise vers une solution de GED où la gestion du courrier n'est désormais plus qu'une brique fonctionnelle couverte par ce produit. Les développements réalisés autour de la GED nuisent aux développements et finalisations de certaines fonctionnalités (liste de diffusion, publipostage, interface, etc..) de gestion du courrier.

C'est dommage pour les clients qui ont initialement retenus ce produit pour une gestion exclusive du courrier.

Cordialement,
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#3

Re: Elise : Quelle utilisation en faites-vous ?

Messagepar SAK2015 » 11 Jan 2017, 13:42

Bonjour

Nous utilisons Elise pour la gestion des courriers et courriels en provenance de nos clients. Nous avons aussi Docfactory.

Nous intégrons également les courriers de nos fournisseurs pour les factures et nous avons un workflow de validation jusqu'à la signature electronique par notre directeur. Notez qu'un courrier signé électroniquement n'est pas signable électroniquement ensuite, ce n'est pas prévu d'après le support ...
Nous intégrons aussi les contrats (marchés publics).

Nous gérons également par un workflow les ordres de mission et les frais de mission.

Globalement, mon impression est la suivante (c'est personnel) :
- je ne retrouve jamais les contrats en lien avec les factures. C'est sans doute un problème de choix d'indexation ou de recherche avec la loupe générale (faudrait faire une rech multi critères sans doute)
- aucun des workflow n'est le même ce qui rend complexe l'utilisation => faut le mode opératoire à côté. En particulier le workflow d'un courrier interne n'est pas le même que pour un courrier externe. Faut par exemple cliquer sur "considérer le courrier comme expedié" sur un courrier interne pour activer la tache qu'on vient de valider ...
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#4

Re: Elise : Quelle utilisation en faites-vous ?

Messagepar A.Anais » 19 Jan 2017, 08:44

Bonjour,
Nous effectuons un usage classique d'ELISE et de DocFactory :
- Gestion des courriers externes (issus des administrations, des citoyens, des factures des fournisseurs, ...).
- Gestion des courriers internes (pour les échanges formalisés entre les services internes à notre collectivité).
- Gestion des courriers départs (pour envoyer des réponses formalisées en utilisant des modèles et que l'on souhaite tracer).
L'outil est complet mais complexe du point de vue usage.
Pour des raisons de simplicité et d'efficacité, nous nous interdisons de multiplier les workflows. Nous souhaitons gérer tous nos cas d'usage avec les 3 types de courriers standards : externes, internes et départ.
Cordialement,
A.Anais
 
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#5

Re: Elise : Quelle utilisation en faites-vous ?

Messagepar mjollnir » 15 Mars 2017, 11:12

Bonjour,

Nous utilisons Elise pour des courriers et de plus en plus pour de la GED.
Une partie des courriers entrants de notre administration est dématérialisée.
Seulement les courriers qui parviennent au secrétariat de direction.

Malheureusement, le service courrier n'est pas suffisamment étoffé pour que nous dématérialisions tout de manière centralisée.
Ce sont les secrétariats de direction qui dématérialisent.
Tous les personnels ont un accès dans Elise pour traiter ces courriers.

Les courriers départ sont également dématérialisables. Mais ce n'est pas obligatoire pour le moment, et donc peu fait.
En pratique, on trouve encore des chronos départ papier....

Nous mettons traitons de plus en plus de flux spécifiques dans Elise :
- gestion des candidatures : valorisation de la base CVs, traitement multicanal, recherche plein texte, gestion des entretiens et des CRs d'entretiens, etc.
- gestion de courriers nécessitant un suivi spécifique (workflows, statistiques, etc.)
- attribution de matériels contre bons d'échange envoyés par mails et renumérisés automatiquement grâce aux QRCodes.
- gestion des commandes
Ces flux, ont une valeur ajoutée particulièrement importante pour notre administration.
Je ne suis donc pas de l'avis de omarie sur Elise et la GED.

Globalement, nous voyons intérêt particulier à mettre dans Elise les courriers/documents entrants ou sortants qui ont :
- des processus précis et documentables (nous utilisons la méthode BMP et le logiciel bizagi pour les décrire)
- pour lesquels un ou plusieurs documents sont échangés entre les acteurs du processus
intérêt d'Elise encore plus grand si :
- ces documents ont des états divers et évolutifs
- ces documents ont des signatures successives

Les fonctionnalités d'Elise que nous utilisons sont :
- le typage des documents
- les grilles personnalisés et donc des métadonnées spécifiques associées à ces types
- des bannettes et sous-bannettes spécifiques associées à une ou plusieurs métadonnées spécifiques qui permettent de situer l'étape du processus dans laquelle le document se trouve
- les listes de résultats qui permettent d'afficher les métadonnées spécifiques directement dans la liste des courriers affichés
Bannettes et sous bannettes permettent de proposer à l'utilisateur autorisé d'avoir une vue "traitement" spécifique à ce processus dans le volet "courriers" : un courrier affiché dans ces bannettes est un courrier qui nécessite un traitement.
vue traitement LM.jpg


- Les plans de classement intelligent (PCI) nous permettent de proposer une vue "classement" dissociée de la vue traitement.

- les exports spécifiques (publipostages, consolidations financières, etc.)
- la renumérisation des documents grâce aux QRCodes intégrés
Le smartagent ouvre de multiples possibilité que nous n'exploitons pas encore.

Deux choses nous manquent pour l'instant :

1. la possibilité de faire des statistiques sérieuses sur ces flux.
La base stats intégrée est fort pauvre. Nous passons par des exports et du dynamique croisé (eq. table de pilote) :'( cela fonctionne, mais c'est statique et manuel :( :(
Vivement une base stat réellement étoffée que nous puissions adresser via nos outils maison, ou une publication du MCD complet qu'on construise nos stats nous même.

2. Archimed docmaker est une plaie pour nous.
Les années passent et nous ne parvenons pas à avoir un environnement sur le poste de travail qui nous permette d'avoir une publication de documents fonctionnelle via archimed docmaker sur 100% des fonctionnalités, sur 100% des postes de travail, 100% du temps. Nous l'avons donc supprimé des postes de travail et nous passons à regret de ses fonctionnalités.
Nous attendons donc avec impatience sa disparition annoncée il y a déjà un moment......et qui tarde à venir.

A bientôt.
M.

Une deuxième
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mjollnir
 
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