Si c'était à refaire : Elise en bord de Seine

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Si c'était à refaire : Elise en bord de Seine

Messagepar franck_29 » 24 Nov 2015, 13:18

Cette fois la série "Si c'était à refaire" destinée à vous donner la parole et je l'espère, à initier le dialogue entre vous sur des problématiques liées au déploiement de l'outil Elise, s'intéresse à une ville en bord de Seine totalisant un peu plus de 30 000 habitants.

C'est monsieur M. qui cette fois, a eu la gentillesse de bien vouloir répondre à mes questions. Il est en charge depuis la mi 2012 de la montée en puissance d'Elise au sein de son organisation principalement en tant que chef de projet informatique, même si vous le verrez, il ne gère pas, loin s'en faut, que les problématiques techniques.

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Pouvez-vous nous dire quelques mots sur l'outil Elise au sein de votre organisation ?

Nous utilisons Elise pour l'ensemble des courriers papiers, dits sensibles, afin de les prendre en compte et les faire transiter le plus rapidement possible vers Monsieur le Maire ou vers les services concernés afin de collecter leurs avis voire les réponses qu'il convient de leur donner.

Parallèlement, dans le cadre d'une montée en puissance progressive, nous prenons en compte de plus en plus les courriers que nous considérons comme moins sensibles, les courriers commerciaux par exemple, afin de les intégrer dans la base courrier Elise. Nous évitons ainsi tout "transfert" physique de courrier papier vers les services, puisque ces plis, après numérisation sont directement archivés. C'est d'ailleurs une posture générale pour tout ce qui est dématérialisé chez nous ; les flux physiques internes sont tout simplement supprimés.

Et enfin, le formulaire de sollicitation que nous avons mis en place sur le site WEB de notre ville est directement connecté, via MAILFEEDER, à notre système Elise.

Au total, ce sont près de 50 acteurs qui opèrent régulièrement sur l'outil Elise.

Un projet donc vous accroissez régulièrement le périmètre donc, Avec le recul, quel a pour vous été le plus difficile dans cette aventure

Je vois deux points à soulever à ce stade.

Le premier est l'occasion pour moi de repréciser que l'ambition initiale du projet était de traiter de façon complètement dématérialisée les "courriers sortants" avec par exemple, la mise en oeuvre de la signature "électronique". En réalité, la version actuelle d'Elise ne permet pas de signer "par lot", aussi avons-nous dû mettre en suspend cette fonctionnalité. De mémoire, signer un courrier représentait à l'époque 7 ou 8 clics, nous n'avons tout simplement pas proposé cette solution aux autorités de la ville, car inapplicable pour signer 50 courriers par jour. J'ai cependant appris récemment, que la nouvelle version permettra la signature par lot, cela devrait donc nous permettre d'avancer sur ce sujet.

Le deuxième point concerne les formations sur l'outil Elise. Pour rappel, nous avons commencé avec une ancienne version d'Elise, notoirement plus complexe en terme d'ergonomie que celle que nous utilisons actuellement, où un effort d'uniformisation des "boutons et icônes" a été réalisé. Cela n'était pas le cas à l'époque, et je me souviens que les premiers retours sur les formations n'étaient pas complètement satisfaisants ; "trop de clics" me disait-on, et j'ai dû, parfois repasser derrière pour adapter le discours de formation en fonction du rôle réel de l'utilisateur : pour transmettre un courrier, tu fais telle action, pour l'enregistrer, tu fais telle autre etc.

Ces formations étaient assurées par Archimed ou par un tiers ?

Par l'éditeur.

Et maintenant, après ces deux difficultés, de quoi êtes vous le plus satisfait ?

Premièrement, nous avons avec Elise, centralisé l'ensemble des courriers. Ils sont désormais dans une base unique, et c'est un premier point de satisfaction. La traçabilité offerte est également fort utile quand des correspondants appellent pour connaitre l'avancement de leur dossier, quelque clics et l'information est disponible, c'est un progrès dans la qualité de service.

Deuxièmement, aujourd'hui, le courrier est traité beaucoup plus rapidement qu'auparavant et de manière beaucoup plus fiable. Concrètement, il est d'usage que les courriers reçus le matin, arrivent aux direction métiers (pour traitement) avec l'avis de la direction générale et du maire avant 14H00. C'est une réussite.

Maintenant, au niveau de la conduite du projet, je me dois de souligner l'importance de l'implication des autorités dans le déroulement du projet. Dans notre cas, le projet a été demandé par le Maire, et, la Direction Générale a porté et piloté le projet directement. Cet appui concrétisé par des Comités de Pilotage bi-mensuels, et cet engagement au plus haut niveau, nous ont permis la réactivité nécessaire sur les adaptations de nos processus ou de notre organisation. C'est un facteur clé de succès.

Finalement, nous en arrivons à la question clé de notre échange, avec votre recul, si c'était à refaire ?

Je pense que nous porterions plus d'attention sur l'aspect formation, de façon qu'elles soient mieux adaptées au vrai besoin de nos usagers, et plus simples. Depuis nous avons conçu des flyers pour les aider, mais si c'était à refaire, nous commencerions par cela, définir la bonne formation tant la conduite du changement sur la dématérialisation des courriers est essentielle

Merci à vous pour ces éléments et votre disponibilité. Evidemment nous n'avons pu qu'effleurer le sujet.
Seriez-vous d'accord de répondre, ici même, à des questions que se poseraient nos membres sur votre projet ?


oui, bien sûr.


Merci donc, et à très bientôt ici même donc avec nos membres.

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