Si c'était à refaire : Elise dans une ville de Normandie

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Si c'était à refaire : Elise dans une ville de Normandie

Messagepar franck_29 » 26 Nov 2015, 12:27

Nouvel article de la série "Si c'était à refaire" destinée à vous donner la parole, qui va s'intéresser cette fois, à une ville de Normandie qui utilise Elise depuis 2012, en remplacement d'un ancien système devenu obsolète.

C'est monsieur M. qui a eu la gentillesse de bien vouloir répondre à mes questions. Il est en charge depuis la mi 2012 de la montée en puissance d'Elise au sein de son organisation, principalement en tant que chef de projet informatique. Et là encore, vous le verrez, il ne gère pas, loin s'en faut, que les problématiques techniques.

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Bonjour, pouvez-vous nous dire quelques mots sur votre projet de déploiement d'Elise ?

Ce projet s’inscrivait dans une démarche de remplacement de notre ancienne application de gestion de courrier qui n’était plus adaptée aux besoins. Notre objectif était de trouver une nouvelle solution qui permette de réduire les copies papiers transmises aux différents acteurs de la fonction courrier, et d'améliorer le suivi du traitement du courrier. La solution Elise a été retenue en 2012 suite à une procédure de marché public et est utilisée par plus de 250 agents.
Concrètement nous gérons près de 50 courriers arrivés par jour, mais avons la particularité d'en émettre près de 3 fois plus.

Avec le recul, quel a pour vous été le plus difficile dans cette aventure, encore en cours j'imagine ?

L’adhésion des agents (profil secrétaire) traitant le courrier au quotidien s’est faite assez facilement même s’il a fallu, pour certains, gérer les réticences au changement.
En revanche, l’adhésion des chefs de service est plus difficile car ils s’appuient beaucoup sur leur secrétaire et se connectent trop rarement sur Elise. De ce fait, leur apprentissage sur Elise est plus difficile et certains responsables préfèrent encore travailler sur le support papier plutôt que d'inscrire leurs consignes dans l'outil Elise.
Il me semble que pour ce genre d'acteurs, l'interface pourrait être plus dépouillée et plus intuitive.

Et maintenant, après cette difficulté, de quoi êtes-vous le plus satisfait?

Premièrement, les statistiques montrent que depuis 2012, le nombre de courriers enregistrés et émis est en constante augmentation.

Deuxièmement, la très grande majorité des utilisateurs reconnait que l’utilisation d’Elise facilite la gestion quotidienne du courrier, tout particulièrement sur les aspects de recherche et de suivi, y compris parmi les moins enclins au changement initial. c'est une vraie satisfaction.

Troisièmement, la direction générale souhaite mener une expérimentation zéro papier s’appuyant sur Elise, début 2016 auprès de 2 services pilotes. L'idée est de généraliser cette pratique à l’ensemble de la collectivité. Il faut savoir en effet, que lorsque nous avons lancé le projet, nous avons poursuivi la circulation en parallèle des flux "papiers", cette expérimentation devra y mettre fin. Je reviendrai sur ce point en conclusion.

Finalement, nous en arrivons à la question clé de notre échange, si c'était à refaire ?

Si c’était à refaire, j’opterai pour une diffusion du courrier uniquement dans Elise.
Pour faciliter l’adhésion des utilisateurs au projet, nous avions fait le choix de continuer à distribuer en parallèle, le courrier papier.
Avec le recul, je pense que cela fut une erreur, car cela donne l’impression de traiter deux fois la même information. Et bien sûr, cela n’incite pas les responsables à se connecter et à utiliser Elise.
Je déconseillerais vivement cette option à ceux qui nous lisent.

Sur un autre point, plutôt que d’être le seul référent technique de l’application, je proposerais à ma direction générale, de nommer un administrateur fonctionnel qui pourrait réaliser les tâches simples d’administration (gestion de l'organigramme et des modèles) et qui serait à même de m'aider à dispenser les formations aux utilisateurs. Ces deux missions sont celles qui à mon sens, prennent le plus de temps.

Et pour ce qui concerne l'outil Elise lui-même, Si c'était à refaire ?

L'outil est fonctionnellement très abouti et nous en sommes satisfait. Cela dit, de manière unanime, l’ergonomie devrait être adaptée pour que les chefs de services accèdent à une interface moins chargée, disposant des fonctionnalités de base leur permettant de transférer ou de donner leurs consignes encore plus facilement, sur la gestion du courrier.

D'une façon générale, nous sommes très en attente des améliorations ergonomiques que nous a annoncées l'éditeur il y a maintenant plusieurs mois.

Merci à vous pour ces éléments et votre disponibilité. Evidemment nous n'avons pu qu'effleurer le sujet.
Seriez-vous d'accord de répondre, ici même, à des questions que se poseraient nos membres sur votre projet ?


oui, bien sûr.


Merci donc, et à très bientôt ici même donc avec nos membres.

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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
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