Si c'était à refaire : Elise dans une ville du Bordelais

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Si c'était à refaire : Elise dans une ville du Bordelais

Messagepar franck_29 » 30 Nov 2015, 08:55

Cette fois la série "Si c'était à refaire" destinée à vous donner la parole, s'intéresse à une ville des environs de Bordeaux totalisant plus de 15 000 habitants.

C'est monsieur L. qui cette fois, a eu la gentillesse de bien vouloir répondre à mes questions. Il est en charge depuis la mi 2011 de la question de la gestion du courrier au sein de sa collectivité, principalement en tant que chef de projet informatique, même si vous le verrez, les problématiques organisationnelles le concernent tout particulièrement.

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Pouvez-vous nous dire quelques mots sur l'outil Elise au sein de votre organisation ?

L'histoire débute en 2011 par la prise de conscience qu'il était peut être possible de faire mieux en matière de gestion de courrier que ce qui était alors fait au quotidien, annotation manuelle sur les courriers, photocopies etc. Un marché d'assistance à maîtrise d'ouvrage est alors lancé de façon à disposer d'une meilleure vue de ce qu'il était possible d'obtenir sur le marché, l'histoire se poursuit par le choix d'Elise et une contractualisation avec Archimed. Le déploiement d'Elise sera effectif au sein de notre organisation en 2013.
Aujourd'hui, 150 agents l'utilisent au quotidien, et plus de 12 000 courriers sont référencés dans la base.

Avec le recul, quel a pour vous été le plus difficile dans cette aventure ?

Je vois principalement trois difficultés.

La première concerne le fonctionnement ou l'organisation de notre collectivité. Qu'on le veuille ou non, Elise est un outil structurant, en ce sens que sans une organisation suffisamment structurée, Elise ne pourra pas fonctionner. Il nous a donc fallut modifier, ou à tout le moins, affiner notre mode de fonctionnement "courrier" et parfois notre organisation. A titre d'exemple, nous avons dû créer un bureau courrier que nous n'avions pas auparavant.

La deuxième difficulté, liée à la première, est d'obtenir un consensus entre tous les acteurs concernés. Et dès lors qu'il s'est agit de "toucher" à notre mode de fonctionnement, il était évident qu'il nous fallait obtenir le meilleur consensus possible. D'expérience, il n'est pas toujours aisé à obtenir, et bien souvent, c'est une démarche plus longue que prévue.

A cet égard, je voudrais relever l'apport essentiel de notre "assistance à maîtrise d'ouvrage" (ndr : un article sur le sujet est en préparation). La méthodologie qu'elle a apporté, en matière de management par exemple, (institution d'un COPIL avec la direction générale, les chefs de services et la DSI) a été de nature à favoriser l'émergence du consensus nécessaire. Sa connaissance du marché nous a aussi aidé à convaincre les septiques sur le réel apport d'une solution "moderne" de gestion de notre courrier.

Pour finir, la troisième difficulté est, me semble-t-il, liée au mode de déploiement que nous avons retenu, à savoir celui, dans un premier temps, du maintien de la circulation papier en parallèle d'Elise. C'est un compromis auquel nous avons dû accéder, mais avec le recul, la simplification de la transition n'est qu'apparente, et au final cette double circulation a probablement été source de difficultés accrues.

Et maintenant, après ces difficultés, de quoi êtes vous le plus satisfait ?

En terme de démarche projet, la méthodologie de déploiement consistant à commencer par un site pilote nous a été profitable. Au delà du côté didactique (on apprend l'outil avec les pilotes), cette démarche crée une certaine "envie" auprès des autres entités ; commencer par un site pilote, c'est un peu du faire du teasing de son projet.

Evidemment, quand on regarde le chemin parcouru, le gros point positif c'est la fiabilisation de la gestion du courrier. En particulier, nous avons tenu à suivre, dès le départ, l'indicateur "délai de réponse à un courrier" (charte Marianne) et à ce titre, les progrès ont été significatifs.

Enfin, en terme d'organisation et de fonctionnement de notre collectivité, force est de reconnaître que nous fonctionnons mieux aujourd'hui, c'est aussi un point positif à porter au crédit de notre projet "Gestion du courrier".

Finalement, nous en arrivons à la question clé de notre échange, avec votre recul, si c'était à refaire ?

Si c'était à refaire, sans doute que je ferais en sorte de mettre plus de moyens dans le contrat Elise.

Par exemple, j'y prévoirais des formations mieux adaptées aux besoins de nos usagers. J'ai du en conduire moi-même.

Mais surtout, nous prenons conscience aujourd'hui, que le courrier n'est qu'un élément d'information très souvent connecté à une base d'informations externe à la base Elise. Je veux prendre l'exemple d'un courrier lié à un dossier d'urbanisme. Le dossier d'urbanisme n'est pas dans la base courrier, pourtant, il est nécessaire de faire la mise en relation dudit courrier avec ledit dossier d'urbanisme. Aussi, avec le recul, je ne chercherais certes pas à faire en sorte qu'Elise soit la GED unique de notre collectivité, mais assurément qu'elle soit capable de se connecter à nos autres bases "métiers". C'est techniquement possible, j'entends ici ou là parler de webservices, et si c'était à refaire, j'intégrerais cette capacité dans mon marché de maîtrise d'oeuvre.

Pour ce qui concerne la méthodologie de déploiement, je le redis, autoriser la double circulation, à savoir celle du papier en parallèle d'Elise est préjudiciable à la bonne appropriation de l'outil par ses usagers, si c'était à refaire, nous ne l'autoriserions pas.

Merci à vous pour ces éléments et votre disponibilité. Evidemment nous n'avons pu qu'effleurer le sujet.
Seriez-vous d'accord de répondre, ici même, à des questions que se poseraient nos membres sur votre projet ?


oui, bien sûr.

Merci donc, et à très bientôt ici même donc avec nos membres.

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