Elise : Le syllabus d'une organisation utilisatrice

Vous utilisez Elise d'une façon particulière, pour répondre à un cas d'usage spécifique, ou le plus normalement du monde. Partagez votre expérience
#1

Elise : Le syllabus d'une organisation utilisatrice

Messagepar franck_29 » 22 Fév 2016, 15:39

Dernièrement je vous avais sollicité pour obtenir de vous, utilisateurs d'Elise, certains contenus relatif à l'outil, que vous auriez produits, et que vous seriez prêts à partager sur ce forum, avec les membres de notre communauté.
Par exemple, des guides, des tutoriels, des flyers et autres triptyques, tout ce qui selon vous, pourrait avoir de l'intérêt pour des membres qui nous rejoindraient, voire pour des plus confirmés.

Le premier à avoir répondu à cet appel est @vmenou membre récent de notre communauté, mais déployant Elise depuis quasiment une année au sein de sa commune, en terre Belge.

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Il nous propose, le syllabus qu'il a réalisé à l'attention de ses utilisateurs finaux, de façon à les accompagner dans leur utilisation quotidienne.
Le travail réalisé, personnalisé aux spécificités de son organisation, est énorme et bien sûr de nature à favoriser l'adhésion des acteurs Elise au nouvel outillage.

Ce document de presque 40 pages, agrémenté de nombreuses copies d'écran fort didactiques, couvre l'ensemble des cas d'utilisation qui sont à l'oeuvre dans son organisation, ne laissant ainsi aucun acteur démuni face à ses attributions Elise. C'est un véritable guide doublé d'un mode opératoire adapté au processus sous-jacent de la gestion du courrier dans son organisation, qu'il partage gracieusement avec les membres de notre communauté.

Je tiens ici, à le remercier une fois de plus fort chaleureusement.

Pour vous mettre l'eau à la bouche je vous propose la table des matières ainsi que quelques extraits dans les posts suivants :
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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#2

Le syllabus : Table des matières, et les 10 règles d'or

Messagepar Delvaux » 22 Fév 2016, 15:47

Table des matières
  1. Présentation et petit lexique d'Elise (4)
    1. Le courrier à Elise (4)
    2. L'O.C.R. (4)
    3. L'archivage avec Elise (5)
    4. L'organigramme d'Elise (5)
  2. Je me connecte... (5)
  3. Mon espace de travail (6)
    1. Barre d’outils (6)
    2. Zone latérale : accès aux volets, aux bannettes ou aux casiers (7)
      1. Boîtes aux lettres (BAL) (7)
      2. Les Volets (7)
      3. Casiers/Bannettes (8)
        1. Volet "Courriers" (8)
        2. Volet "Suivi de mes demandes" (9)
    3. Zone de travail : liste des courriers, résultats de recherche... (9)
    4. Barre d’état. (10)

  4. Le cycle du courrier. (11)
    1. Au service courrier... (11)
    2. Le chemin du courrier "Arrivée" dans Elise (12)
    3. La tâche du Directeur Général (12)
      1. Les commentaires (13)
        1. La zone 'Commentaire' de la fiche du courrier : (13)
        2. La modification du PDF (13)
        3. Les commentaires 'express' (15)
      2. Le DG termine sa tâche (15)
    4. La tâche du Chef de service (15)
      1. Transférer ou réaffecter ? : (15)
      2. Plans de classement (17)
        1. Le plan d'archivage (17)
        2. La gestion de dossiers (17)
      3. Terminé ou clôturé ? (18)

    5. Répondre à un courrier Arrivée (19)
      1. Ajouter un chemin de suivi (21)
        1. L'option de la commune (22)
        2. L'option du Cpas (22)
        3. Modifier un processus 'à la volée' depuis l'onglet Processus de la fiche de courrier (23)
      2. Créer un document depuis un modèle (24)
        1. Le publipostage dans Elise (25)
        2. Le publipostage depuis Word (mais dans Elise) (25)
    6. L'étape de validation par le DG ou le chef de service (25)
      1. Modifier la pièce jointe (26)
      2. Refus et validation (26)
    7. L'étape d'impression et de mise à la signature (27)
    8. L'étape de scan, expédition et clôture (27)
      1. Scan et expédition (27)
      2. Considérer le courrier comme expédié et clôturé (27)

  5. Créer un courrier 'Départ' (28)
    1. Comment garder une trace d'un courrier issu d'un logiciel métier dans Elise (28)
      1. La lettre de transmis (28)
      2. Le courrier téléchargé (28)
    2. Créer un lien avec un courrier existant (29)
  6. Injecter un mail dans Elise (29)
  7. Retrouver un courrier (30)
    1. Principes de base (30)
    2. Le panier (30)
    3. Le plan d'archivage (31)
    4. Les dossiers personnels (31)
    5. La recherche(31)
      1. Recherche simple... (31)
      2. Recherche multicritères... (32)
      3. Mémoriser une recherche (34)
      4. L'utilisation des opérateurs : (34)
      5. Les Filtres (35)

  8. Gestion des contacts (35)
    1. Depuis la barre d’outils (36)
    2. A la volée depuis la fiche d'un courrier (36)
    3. Ou lors de l'encodage (Uniquement service Courrier) (37)
    4. Les relations... (37)
  9. Gestion des absences (37)
    1. Délégation de service (37)
    2. Délégation entre agents (38)
  10. Trouver de l'aide (39)
  11. Les administrateurs (39)



Les 10 règles d'or d'Elise


I. Toujours penser à vérifier toutes les boites qui vous sont attribuées (boite(s) de service et boite personnelle) (3.2.1);

II. Toujours modifier un document Word ou PDF à partir du bouton Image de l'onglet du document (ou de la liste des pièces jointes) (Document Word 4.6.1, document PDF 4.3.1.2);

III. Toujours créer le chemin de suivi d’un courrier de départ (ainsi que pour les mail), lors de la création de la fiche du courrier (4.5.1);

IV. Pour les chefs de service, penser à prévenir le service informatique de vos absences pour mettre en fonction la délégation de service (9.1) ;

V. Ne jamais modifier le plan d’archivage (4.4.2.1);

VI. Bien distinguer ‘transférer’ et ‘réaffecter’ un courrier (4.4.1);

VII. Bien distinguer ‘terminer’ une tâche et ‘clôturer’ un courrier (4.4.3);

VIII. Ne jamais communiquer l’adresse elise@monorganisation.be, elle sert uniquement à injecter des mails reçus vers Elise, créant pour chaque mail un courrier différent;

IX. Ne pas oublier de scanner les courriers « sortant » lorsque ceux-ci sont signés et veiller à ce que la fiche du courrier ne soit pas ouverte pendant la numérisation.

X. Considérer les courriers comme expédiés et cocher "ainsi que les documents liées" si nécessaire.
Delvaux
 
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#3

Le syllabus : Parties 1, 2 et 3

Messagepar Delvaux » 22 Fév 2016, 15:47


La contribution de @Delvaux membre récent du forum est, au delà de sa grande qualité, considérable en taille, aussi, est elle publiée sous forme de plusieurs posts qui s’enchaînent les uns aux autres.
Dans cette partie nous allons voir :

  • Une présentation d'Elise ainsi qu'un lexique
  • L'étape de connexion
  • Une présentation détaillée de l'espace de travail Elise
Un des intérêts de ce travail est de contextualiser l'ensemble de la solution Elise, dans l'organisation, le langage et le mode de fonctionnement des utilisateurs. Ainsi les lecteurs à qui ce genre de travail est présenté, comprennent immédiatement de quoi il s'agit, et se trouvent beaucoup plus rapidement opérationnels. C'est aussi une méthode concrète, que les chefs de projet peuvent s'approprier, pour placer l'utilisateur au centre de la problématique et de remettre l'outil à sa place, celle ... d'un outil.

Trêve de jacasseries de ma part, je vous laisse découvrir cette première partie du Syllabus de notre contributeur @Delvaux, que nous remercions une fois de plus.

introduction @franck_29


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(Rappel table des matières)

1 Présentation et petit lexique d'Elise

Elise est un programme de gestion et d'archivage du courrier développé par la société française Archimed.
Ce programme permet notamment :
  • d'assurer le suivi du courrier
  • de faire des recherches avancées d'un courrier Arrivée/Départ
  • de classer et d'archiver les courriers
  • La mise en commun d'un carnet d'adresses communal

1.1 Le courrier à Elise

Courrier : la notion de courrier dans Elise est un document entrant ou sortant d'Elise (document papier scanné et reconnu par OCR, document word généré depuis Elise, mail, fax, etc...)

Courrier 'Arrivée' : Correspond à ce que nous appelions 'Courrier entrant '.

Courrier 'Départ' : Correspond à ce que nous appelions 'Courrier sortant'.

Attention, une réponse à un courrier 'Arrivée' constitue bien un courrier 'Départ', il s'agit donc de deux courriers distincts avec leur propre cheminement ou processus.

A chaque courrier est attaché un processus. Un processus est un ensemble de tâches (successives ou simultanées) qui sont assignées automatiquement à chaque courrier 'Arrivée'. Pour les courriers 'Départ', ce processus doit être inséré manuellement lors de la création de la fiche. On parle également de Workflow ou de Chemin de suivi.

Une tâche est une action à effectuer sur un courrier à un moment donné (attribution, rédaction, traitement, information...)

Terminé ou clôturé ? : Notion très importante également à l'utilisation :

On termine une tâche (exemple : je suis 'pour information' sur un courrier, je termine ma tâche, la tâche suivante définie dans le chemin de suivi se déclenche.)
On clôture un courrier (exemple : quand toutes les tâches sont terminées sur un courrier, on clôture le courrier, cela a pour conséquence de terminer automatiquement toutes les tâches du cheminement).

Attention, lorsque l'on "considère comme expédié" un courrier 'Départ' qui constitue une réponse à un courrier 'Arrivée' (qui ne nécessitera plus la rédaction d'autres courriers par la suite), ne pas oublier de cocher la case 'Clôturer les courriers liés'.

1.2 L'O.C.R.

Elise est dotée d'un puissant outil de reconnaissance de caractère (O.C.R.). Chaque document qui entre dans Elise est transformé en texte. Ce qui permettra par la suite des recherches aussi bien sur les données de fiches courriers que sur le contenu des documents scannés.

1.3 L'archivage avec Elise

Elise permet également un archivage optimisé des courriers et dossiers grâce à deux outils :

Un plan d'archivage : Correspond au classement physique des documents dans les archives, il fait le lien entre les documents numérisés et leur classement physique dans les archives. Nous vous demandons de ne pas apporter de modification au plan de classement par l’ajout de rubrique supplémentaire. Cette tâche ne peut être effectuée que par les administrateurs de l’application Elise sur validation de la Direction Générale.

Une gestion de dossiers : Classement propre à chaque service des documents numérisés en dossiers, il permet de faciliter la recherche de tous les documents relatifs à une même problématique/dossier.

1.4 L'organigramme d'Elise

Elise se base sur un Organigramme fonctionnel de notre administration. Ce dernier recense tous les services et sous-services qui constituent le service public local ainsi que les agents qui les composent.

Les agents sont répartis selon 3 types de statuts fonctionnels :
Chef de service : gère ses tâches et celles de son service, de tous les sous-services et des agents qui les constituent.
Secrétaire : gère ses tâches et celles de son service et des agents qui les constituent (ne voit pas les sous-services).
Collaborateur : gère uniquement les tâches qui lui sont attribuées nominativement.

2 Je me connecte...

Pour accéder à Elise, il faut ouvrir Internet Explorer, la page d'Elise s'ouvre en 2ème onglet.
Si Elise ne s'ouvre pas, il faut entrer l'adresse 'http://votreURL' dans la barre de navigation.

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1. Saisir son identifiant de session Windows ;
2. Saisir son mot de passe de session Windows;
3. Cliquer sur Se connecter.

et pour fermer Elise : Image



Un certain nombre de pages d’information sont proposées après la connexion.

En cliquant sur « Je l’ai lu », la page ne s’affichera plus à la prochaine connexion, la prochaine page est automatiquement affichée.

En cliquant sur « Je passe à Elise », les pages d’actualité non lues seront à nouveau affichées à la prochaine connexion.

Si à la connexion toutes les pages sont lues, cette fenêtre n’est pas affichée.

Si un utilisateur veut relire les pages qu’il a déjà lues, il doit se rendre dans l’espace documentation, dans la rubrique « Informations » Image


3 Mon espace de travail

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1. Barre d’outils
2. Zone latérale : accès aux volets, aux bannettes ou aux casiers
3. Zone de travail : liste des courriers, résultats de recherche...
4. Barre d’état.

3.1 Barre d’outils

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Suivant les droits de l’utilisateur connecté, cinq icônes permettent de créer un nouvel élément :
ImageCréation d’un courrier « À l’arrivée »
ImageCréation d’un courrier « Au départ »
ImageGénérer des courriers « À l’arrivée » pour numériser des documents. (Pratiquement : c'est d'ici que vous avez la possibilité d'imprimer les étiquettes code-barre)
Une zone de recherche permet de trouver de manière simple un ou plusieurs courriers (on parle de recherche simple). La liste des critères est paramétrée.
ImageAccès à la recherche multicritères
ImageAccès à la base de contacts externes
ImageAccès au portail documentaire qui fournit une liste de divers documents (ce manuel, des documents d’administration, des supports de formation, etc.).


3.2 Zone latérale : accès aux volets, aux bannettes ou aux casiers

3.2.1 Boîtes aux lettres (BAL)

La personne connectée, selon son appartenance aux services de
l’organigramme et de ses droits (chef de service, collaborateur,
secrétaire) accède à un certain nombre de boîtes aux lettres. Par défaut :
Un chef de service peut gérer les courriers de tous les membres du service et des sous-services.
Une secrétaire peut gérer les courriers de tous les membres du service (mais pas des sous-services).
Un collaborateur ne peut gérer que les courriers qui lui sont nominativement affectés.

A la connexion de l’utilisateur, selon le paramétrage mis en place (paramètre « Boîte aux lettres par défaut à la connexion », la boîte aux lettres affichée par défaut peut être :
 La boîte personnelle ;
 Celle du service principal de l’utilisateur connecté.

Ne pas oublier de consulter régulièrement toutes les différentes BAL auxquelles vous avez accès.
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3.2.2 Les Volets

Un volet permet d'accéder à une grande fonctionnalité du produit.

ImageLes volets sont :

Courriers : regroupe tous les courriers reçus dans la boite aux lettres sélectionnée.
Courriers à distribuer (uniquement pour le service courrier) : regroupe tous les courriers en préparation, non distribués.
Suivi de mes demandes : regroupe toutes les demandes faites sur des courriers par la personne connectée à un service ou à un utilisateur.
Plans de classement : affiche le plan de classement intelligent (PCI).

L’accès aux volets dépend des droits de l’utilisateur connecté. Si le volet Courriers est toujours accessible, les autres volets dépendent des droits de l’utilisateur.


3.2.3 Casiers/Bannettes

Dans un volet, les bannettes ou casiers (pour les courriers à distribuer) fournissent une liste de courriers de la boîte aux lettres (BAL) sélectionnée. L'ensemble permet de suivre l'état d'avancement du traitement des courriers et des demandes.

3.2.3.1 Volet "Courriers"

ImageEn retard : courriers dont la date d’alerte ou la date d’échéance est dépassée. On parle bien ici de courrier et non de tâche.

Nouveaux : contient toutes les tâches qui viennent d’être assignées à l’intervenant.

En cours : courriers ayant une tâche, à l’état « acceptée », « en cours d’exécution » ou « en incident ».
  • En attente : courriers pour lesquels la BAL sélectionnée comporte une demande de tâche à l’état «accepté» ou «incident»,
  • Pour action :
    • Courriers dont la BAL est reprise comme «attributaire», «contributeur», «rédacteur», «signataire»
    • Courriers auxquels il faut répondre ou dont le contenu est à valider.
  • Pour info : courriers pour lesquels la BAL sélectionnée a une tâche « en cours » de type « pour information ».
A suivre : courriers pour lesquels la BAL sélectionnée est « responsable » ou qu’elle a créé.
  • Problème : courriers pour lesquels la BAL est demandeur d’une tâche avec des tâches filles qui soulèvent un problème (réaffectée, refusée, etc.),
  • Suite à décider : courriers sans autre intervenant majeur actif. Les courriers sont soit à réaffecter, à clôturer ou à expédier pour les courriers internes et départ.
  • Mes courriers créés : courriers créés par la BAL sélectionnée à l’état en cours.
Terminés : courriers dont la personne a effectué toutes ses tâches. (à l’état « terminée », « fermée », « refusée », « transmise »).
Clôturés : courriers à l’état « clôturé » ou « archivé ».
Recherches mémorisées : recherches qui ont été préalablement enregistrées par la personne connectée.
Mon panier : courriers du panier de l’utilisateur.


3.2.3.2 Volet "Suivi de mes demandes"

En retard : courriers dont la date d’échéance est dépassée.

Non-répondues : courriers pour lesquels les intervenants n’ont donné aucune réponse.

Acceptées
  • Non commencées : courriers dont la tâche a été acceptée par les intervenants mais pas encore commencée.
  • En cours : courriers dont la tâche a été acceptée par les intervenants en cours de traitement.
  • Incident : courriers dont la tâche a été acceptée par les intervenants et qui ont été déclarés en incident.
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Refusées : courriers dont la tâche a été refusée par les intervenants.

Terminées
  • A approuver : courriers dont la tâche a été acceptée puis effectuée, et qui nécessitent une approbation du demandeur.
  • Approuvées : courriers dont la tâche a été acceptée puis effectuée, et ensuite approuvée par le demandeur.
  • Désapprouvées : courriers dont la tâche a été acceptée puis effectuée, mais qui a été désapprouvée par le demandeur.


3.3 Zone de travail : liste des courriers, résultats de recherche...


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Suivant le contexte, la zone de travail permet par exemple de :
  • consulter une liste de courriers,
  • afficher la grille de recherche,
  • éditer des chemins de suivi.

Rem: La légende rappelle les couleurs de ligne en fonction de l’état du courrier.

Dans la partie basse d’une liste de courriers, on trouve également
  • un rappel des critères de recherche si cette liste est issue d’une recherche multicritères,
  • la pagination lorsque la liste dépasse le nombre maximal de courriers par page de résultats.

Le bouton ci-dessous permet de basculer du mode liste (comme plus haut)
au mode aperçu rapide (comme plus bas)
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3.4 Barre d’état.

La barre d’état comprend :

  • Le nom de la personne connectée (acces au profil utilisateur):
  • L’icône de déconnexion ;
  • La date et l’heure ;
  • La version d’Elise (en cliquant dessus, accès à la page Web de présentation d’Elise) ;

Par le profil de l'utilisateur, on a accès à :

  • Mon absence : le module de gestion des absences. Lors d’une demande de tâche, le demandeur verra l’indication d’absence.
  • Mes délégations : le module de gestion des délégations. C’est-à-dire qu’un utilisateur peut déléguer, à une tierce personne ou service, les courriers pour lesquels on lui demande des tâches.
Delvaux
 
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#4

Le syllabus : Partie 4 (Arrivée)

Messagepar Delvaux » 22 Fév 2016, 15:47


La contribution de @Delvaux membre récent du forum est, au delà de sa grande qualité, considérable en taille, aussi, est elle publiée sous forme de plusieurs posts qui s’enchaînent les uns aux autres.
Après les préliminaires (cf. post précédent : Le syllabus : Parties 1, 2 et 3),
nous allons, dans ce second volet, entrer dans le "cycle de vie du courrier" au sein de notre organisation. Comme l'affaire est vaste, nous nous concentrerons sur les courriers arrivées, où tous les aspects sont traités.

Pour rappel, un des intérêts de ce travail est de contextualiser l'ensemble de la solution Elise, dans l'organisation, le langage et le mode de fonctionnement des utilisateurs. Ainsi les lecteurs à qui ce genre de travail est présenté, comprennent immédiatement de quoi il s'agit, et se trouvent beaucoup plus rapidement opérationnels. C'est une méthode concrète, pour placer l'utilisateur au centre de la problématique et de remettre l'outil à sa place, celle ... d'un outil.

Trêve de jacasseries de ma part, je vous laisse découvrir cette seconde partie du Syllabus de notre contributeur @Delvaux, que nous remercions une fois de plus.

introduction @franck_29


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(Rappel table des matières)


4 Le cycle du courrier.

4.1 Au service courrier...

Le courrier papier entre au service courrier. Le service de l'accueil ouvre les lettres et trie les documents en fonction des différents services.

Chaque courrier reçoit alors un code barre imprimé sur une étiquette et collé dans le bas de la 1ère page.

Les piles de courriers sont scannées par le service courrier sur le photocopieur de l'accueil. A chaque nouveau code barre, Elise crée un nouveau courrier dans sa base de données.
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Grâce au code barre et à la douchette, le service courrier 'rappelle' la fiche du courrier dans Elise et peut maintenant la complèter en y indicant les informations suivantes :

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Emetteur : l'expéditeur du courrier (cliquer/glisser depuis le pdf ou entré à la main);

Type : le type du courrier selon une liste préétablie. En fonction du type, 'Objet' et 'Réponse requise' se complètent. A ce moment se mettent à jour, automatiquement, la date d'échéance et la date d'avertisement. Si une date d'échéance est définie, un apparaitra sur la ligne du courrier.

Chrono : chaque courrier reçoit automatiquement un identifiant unique, appelé 'Code Chrono'. Il se présente sous la forme d'un code barre imprimé sur une étiquette et est apposé sur chaque courrier "Arrivée".
Il se présente ainsi : 15A-000180 (A: Arrivé, 15 = l'année 2015, 000180 : numéro unique).

Pour le courrier "Départ", un code barre est intégré dans le courrier rédigé dans Word par Elise.
Il se présente ainsi : 15D-000066 (D: Départ, 15 = l'année 2015, 000066 : numéro unique) .

Image

Le service courrier complètera également l'onglet 'Compléments' avec la référence au plan d'archivage.
Le courrier est alors prêt pour la distribution.

4.2 Le chemin du courrier "Arrivée" dans Elise

Elise octroie automatiquement à chaque courrier un chemin de suivi en fonction du service auquel il est destiné. Ce chemin de suivi est constitué de diverses tâches assignées à certaines personnes ou certains services.

Un chemin de suivi classique pour un courrier "Arrivée" est le suivant :

Les Tâches : Une tâche est liée à un courrier, c'est une action à faire, il existe 5 types de tâches :

1- Attributaire : (rouge) Première personne à qui le courrier est destiné dans le service, cette personne peut décider soit de traiter le courrier lui-même, ou de le transférer pour traitement à un membre de son service.

2- Pour information : (vert) Ne demande aucun traitement ni réponse si ce n'est prendre connaissance du courrier.

3- Traitement : (bleu) Effectuer une tâche. (Rédaction de courrier, impression, numérisation, envoi, etc...)

4- Réponse : (jaune) Je demande une information à un autre service ou agent pour pouvoir effectuer ma tâche et j'attends une réponse pour pouvoir terminer ma tâche.

5- Validation : (rose) Je demande la validation de ma tâche par mon supérieur hiérarchique.
On ne travaille donc pas sur un 'courrier' directement, mais sur les tâches qui lui sont attribuées, cette distinction est très importante lors de l'utilisation du logiciel.
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Le code couleur est toujours le même, il permet de s'y retrouver facilement

4.3 La tâche du Directeur Général

Les chemins de suivi élaborés dans élise, débutent toujours par une tâche 'Attributaire' pour le Directeur Général et une tâche 'Pour Information' pour le Bourgmestre ou le Président de CPAS, et si c'est nécessaire à l'échevin responsable.

La tâche des mandataires est purement une tâche d'information et n'est en rien bloquante pour le courrier.

Le travail du DG est tout à fait différent. En effet, il prend connaissance de chaque courrier et vérifie la fiche remplie par le service Courrier. Il peut, à ce stade, modifier chaque élément contenu dans cette fiche.

Lorsque le DG se connecte à sa BAL (Boîte aux lettres) via le volet 'Courriers', il retrouve sous la banette 'Nouveau', toutes les nouvelles tâches qui lui sont assignées. Pour ouvrir une tâche spécifique, il suffit de 'double-cliquer' sur l'une d'elles pour qu'elle s'ouvre dans une nouvelle fenêtre :

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A ce stade, le DG (ou le Chef de service ou encore l'agent, car l'interface est la même pour tout le monde) voit immédiatement la tâche qui lui est assignée : ici une tâche d'attibution.

Depuis cette fenêtre, le DG peut commenter le courrier, intervenir dans le processus ou encore modifier la fiche du courrier. Il accède à la modification de la fiche par ce bouton : Image

Mais, à ce stade, sa tâche principale sera de prendre connaissance de chaque courrier et de les commenter (si besoin est) et des les 'libérer' pour qu'ils soient accessibles par les services.

Rem : la fenêtre de visualisation d'un courrier s'ouvre parfois 'derrière' la fenêtre principale d'Elise. Si elle ne s'ouvre pas au double-clic, il est fort probable qu'elle soit déjà ouverte en arrière plan.

4.3.1 Les commentaires

Pour commenter les courriers, le DG dispose de 3 outils:

4.3.1.1 La zone 'Commentaire' de la fiche du courrier :

A tout moment, les intervenants peuvent modifier la fiche du courrier et ajouter un commentaire dans le champ prévu. Pour modifier la fiche, il faut cliquer sur ce bouton : Image

Cette méthode est plus longue et fastidieuse que les deux suivantes.

4.3.1.2 La modification du PDF

Pour faire ses commentaires directement sur le PDF, le DG utilisera le bouton qui se trouve dans l'onglet de la pièce jointe : Image

Il arrivera directement sur cette fenêtre, où, via l'onglet 'Commentaires', il pourra au besoin surligner une partie du texte, ou insérer une note à un endroit précis du document.

Image


Les modifications sont directement enregistrées dans le document. Mais la version originale n'est toutefois pas perdue. En effet, Elise gère le 'versionnage' : elle garde une copie des différentes versions du document. Mais lorsque l'on ouvre la tâche, c'est toujours la dernière version de l'annexe qui est affichée. Les différentes versions sont accessibles via l'onglet 'Fiche' :

Image


4.3.1.3 Les commentaires 'express'

Plus simple encore, le commentaire à la volée. Si le DG coche la case à gauche de la bulle, il aura la possibilité, lorsqu'il terminera sa tâche, de laisser un commentaire. Si le DG (ou le chef de service) laisse une commentaire de cette façon, un Image apparaitra sur la ligne du courrier.

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4.3.2 Le DG termine sa tâche

A ce stade, il ne reste plus au DG qu'à terminer sa tâche. Il lui suffit de cliquer sur le bouton : Image

Et pourquoi pas Accepter ? : en terminant sa tâche, le DG, l'accepte de fait... Il n'a donc pas besoin de faire deux étapes pour arriver au même résultat.
Afin d'accélerer la procédure, le DG (ou le chef de service) peut cocher la case à gauche de la petite flèche: Image le courrier suivant s'ouvrira directement dans la fenêtre sans avoir besoin de revenir à la liste des courriers.

Le courrier est maintenant disponible dans les services.

4.4 La tâche du Chef de service

A la suite de la tâche d'attribution du DG, vient une tâche d'attribution pour le chef de service.
Comme le DG, le Chef de service peut à ce stade, et de la même façon que le DG, commenter le courrier, intervenir dans le processus ou encore modifier la fiche du courrier. Il accède à la modification de la fiche par ce bouton : Image

4.4.1 Transférer ou réaffecter ? :

Mais la tâche principale du Chef de service sera de traiter lui-même le courrier ou de le transférer vers l'un de ses collaborateurs.

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Pour ce faire, il doit utiliser le bouton 'Transférer', et indiquer l'agent (ou le service) vers lequel il transfère la tâche.

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Lorsqu'il transfère sa tâche, le chef de service garde toujours un oeil sur celle-ci, il délègue juste le traitement final à l'un de ses collaborateurs.

Il peut aussi choisir de réaffecter la tâche à un autre service : par cette action, le chef de service se décharge complètement de la tâche et de tous les liens vers le courrier. Il ne la garde même pas dans ses 'Terminés'. Elle est réaffectée à un autre service. C'est notamment la procédure à appliquer lorsque le service courrier a attribué le document à un mauvais service.

Le fait de valider un Transfert ou une Réaffectation, termine définitivement la tâche d'attribution liée au courrier. Il poursuit donc sa progression dans le processus.

Il ne reste plus au collaborateur en bout de chaîne qu'a répondre au courrier ou à le clôturer,

4.4.2 Plans de classement

Le chef de service (ou l'agent traitant) devra aussi s'assurer du bon classement du document dans le plan d'archivage et si nécessaire dans les dossiers Elise.

4.4.2.1 Le plan d'archivage

Correspond au classement physique des documents dans les archives, il fait le lien entre les documents numérisés et leur classement physique dans les archives. Un lien avec le plan d'archivage est unique. En effet, le document ne peut être rangé qu'à un seul endroit dans les archives.

C'est pourquoi, il n'est possible que de choisir un et un seul emplacement. Si le programme vous bloque à ce stade et 'ne veut pas' ranger votre courrier là ou vous le voulez, c'est que sans doute, lors de votre exploration du plan d'archivage, vous avez déjà sélectionné un emplacement.

Un clic dans le bas de la fenêtre sur l'emplacement déjà sélectionné et il devrait disparaître et laisser la place à une nouvelle sélection.

Nous vous demandons de ne pas apporter de modification au plan de classement par l’ajout de rubrique supplémentaire. Cette tâche ne peut être effectuée que par les administrateurs de l’application Elise sur validation de la Direction Générale.

4.4.2.2 La gestion de dossiers

La gestion de dossier est un classement propre à chaque service (ou utilisateur) des documents numérisés en dossiers. Il permet de faciliter la recherche de tous les documents relatifs à une même problématique/dossier. Un document peut ainsi être virtuellement classé dans plusieurs dossiers différents.

Pour ajouter le courrier à un dossier, il vous suffit de cliquer sur le petit + en dessous de 'Dossiers' dans l'onglet 'Compléments'

Image

Il faut alors déployer l'arbre, jusqu'à l'emplacement du dossier choisi. Pour ce faire, il faut cliquer sur le + à gauche du nom du dossier.

Si le dossier n'exite pas encore, vous pouvez l'ajouter en cliquant, dans le haut à droite de la fenêtre sur le petit + à droite du nom du dossier. Seul le champ 'Libellé ' est nécessaire. Il ne reste plus qu'à valider votre choix

Image


Attention : lors de la création d'un nouveau dossier, l'arbre ne s'actualise pas. Il faut donc refermer la fenêtre et recommencer l'opération afin d'assigner le bon dossier au courrier. Il est également important, avant de terminer, de vérifier la liste des dossiers assignés et d'éventuellement supprimer un dossier en trop.

4.4.3 Terminé ou clôturé ?

On termine une tâche : je termine ma tâche, la tâche suivante définie dans le chemin de suivi se déclenche.

On clôture un courrier : quand toutes les tâches sont terminées sur un courrier, on clôture le courrier, cela a pour conséquence de terminer automatiquement toutes les tâches du cheminement.

Si le courrier ne nécessite aucune réponse, le collaborateur peut clôturer le courrier à l'aide du bouton :Image
Mais attention, lorsque le courrier réclame une réponse, on a la possibilité de clôturer le courrier d'entrée en même temps que le courrier réponse en utilisant le bouton : "considère comme expédié"
(ne pas oublier de cocher la case 'Clôturer les courriers liés' si nécessaire).
Image


Image


Remarque importante : Elise permet de clôturer un courrier même si des tâches d'informations restent en suspens. La clôture du courrier fait donc disparaitre le courrier des BAL des personnes pour info. Il est donc de la responsabilité de tous de vérifier quelles tâches n'ont pas été effectuées (via l'onglet 'Processus') et au besoin de notifier aux intervenants la clôture du courrier.

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Delvaux
 
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#5

Le syllabus : Partie 4 suite (Répondre)

Messagepar Delvaux » 22 Fév 2016, 15:47


La contribution de @Delvaux membre récent du forum est, au delà de sa grande qualité, considérable en taille, aussi, est elle publiée sous forme de plusieurs posts qui s’enchaînent les uns aux autres.
Après les préliminaires (cf. post précédent : Le syllabus : Parties 1, 2 et 3), et le traitement du courrier arrivée (cf. post Le syllabus : Partie 4 (Arrivée))
nous allons, dans ce troisième volet, poursuivre le "cycle de vie du courrier" au sein de notre organisation, en nous concentrant sur le cheminement du "courrier arrivée" dans l'organisation. Nous verrons aussi comment répondre à ces courriers.

Pour rappel, un des intérêts de ce travail est de contextualiser l'ensemble de la solution Elise, dans l'organisation, le langage et le mode de fonctionnement des utilisateurs. Ainsi les lecteurs à qui ce genre de travail est présenté, comprennent immédiatement de quoi il s'agit, et se trouvent beaucoup plus rapidement opérationnels. C'est une méthode concrète, pour placer l'utilisateur au centre de la problématique et de remettre l'outil à sa place, celle ... d'un outil.

Trêve de jacasseries de ma part, je vous laisse découvrir cette troisième partie du Syllabus de notre contributeur @Delvaux, que nous remercions une fois de plus.

introduction @franck_29


Image


(Rappel table des matières)


4.5 Répondre à un courrier Arrivée

Pour répondre à un courrier 'Arrivée', le collaborateur devra cliquer sur le bouton répondre... Attention de ne pas le confondre avec le bouton transférer...

Elise ouvrira alors la fiche d'un nouveau courrier 'Départ' sur base des informations de la fiche du courrier 'Arrivée'. Elle complètera automatiquement les champs suivants :

  • Signataire : il faut comprendre ici 'Agent traitant'
  • Objet : l'objet du courrier 'Arrivée' avec 're-' devant
  • Référence : recopie la référence que l'expéditeur a donnée à son courrier.
  • Le destinaire
  • Le type de courrier, les dates d'échéances...
Elise fera également le lien entre le courrier 'Arrivée' et le courrier 'Départ' automatiquement.

Il vous reste à ajouter le chemin de suivi et créer le document depuis un modèle.

Rem : lorsque vous écrivez un courrier depuis la BAL d'un service, Elise complète automatiquement le champ 'Signataire' avec le nom du service. Il faut modifier ce champ à chaque courrier pour y mettre le nom de l'agent traitant.

Image


4.5.1 Ajouter un chemin de suivi

Si les chemins de suivi des courriers 'Arrivée' s'ajoutent automatiquement, il n'en va pas de même pour les courriers 'Départ'. Il faut donc être attentif et ne pas oublier d'ajouter le chemin de suivi.

Dans l'onglet 'Intervenants et destinataires', sous la rubrique 'Services et collaborateurs participant à l'élaboration' sont listés tous les agents intervenant dans le processus.

Dans un premier temps, il faut choisir qui est le rédacteur. Par défaut Elise attribue le courrier à l'agent ainsi qu'à son service, il y en a un de trop. Il est plus juste de rédiger un courrier en tant que service et non en tant qu'agent. Car de cette façon, le courrier "appartient" à tout le service. Un clic sur le x à droite du nom de l'agent fera disparaître la ligne.

Image


Ensuite, il faut ajouter le chemin de suivi... Attention de bien utiliser le bouton Image qui se rapporte à la rubrique 'Services et collaborateurs participant à l'élaboration'
Cliquez sur Image
Image


Le chemin de suivi que vous allez choisir reste à tout moment modifiable. Vous pouvez supprimer une étape en cliquant sur la croix correspondante à l'étape à effacer.

Lorsque vous sélectionnez une étape, les tâches relatives à celle-ci s'affichent en bas à droite de la fenêtre.

Quand vous appliquez un chemin de suivi, choisissez celui qui correspond bien au service au nom duquel vous avez rédigé le courrier.

4.5.1.1 L'option de la commune

La commune a choisi l'option de définir deux chemins de suivi par service :


  • un chemin classique :


L'agent rédige et imprime son courrier, le met ensuite à la signature.

Une copie pour information est envoyée au chef de service et il ne reste plus au service qu'a scanner, expédier et clôturer le courrier signé.
Image
  • un chemin validé :

L'agent rédige le courrier.


Le chef de service valide la rédaction du courrier


Le service imprime et met à la signature.


En suite, il ne reste plus au service qu'a scanner, expédier et clôturer le courrier signé.
Image


Rem : dans le chemin tel que défini, c'est le service et non un agent qui récupère la tâche de scanner, expédier et clôturer le courrier. Si vous n'avez pas accès à la BAL du service, n'oubliez pas de modifier cette tâche.

4.5.1.2 L'option du Cpas

Le Cpas a lui choisi l'option "qui peut le plus, peut le moins"...

Vous ne disposez que d'un seul chemin de suivi par service, mais ce chemin est 'trop' complet.

C'est à vous de le modeler selon vos besoins d'un simple clic sur la croix correspondante à l'étape à effacer.

Traditionnellement, au Cpas, c'est le service courrier qui se charge de la mise sous enveloppe et l'expédition des courriers. C'est pour cela qu'il se retrouve toujours en fin de chaîne pour scanner, expédier et clôturer le courrier.

Rem : Si vous êtes le seul rédacteur de votre courrier et qu'il ne demande aucune validation, ni du DG, ni du Chef de service, votre chemin de suivi se limitera donc à 2 étapes : rédaction et impression par votre service et numérisation, expédition et clôture du courrier par le service courrier (les deux étapes de rédaction et d'impression étant effectués 'dans la foulée' par le rédacteur lui-même).


ImageRédaction par le service


Validation par le chef de service




Validation par le DG




Impression et mise à la signature par le service




Ensuite, il ne reste plus au service courrier qu'a scanner, expédier et clôturer le courrier.


4.5.1.3 Modifier un processus 'à la volée' depuis l'onglet Processus de la fiche de courrier

A tout moment, à partir de la fiche du courrier ('Arrivée' ou 'Départ'), vous avez accès à l'onglet 'Processus' qui vous permet en plus de visualiser le trajet de votre courrier, de modifier le cheminement du courrier comme expliqué plus haut.

Image

4.5.2 Créer un document depuis un modèle

Si la réponse à votre courrier 'Arrivée' est issue d'un logiciel métier, reportez vous à la section 5.1.
Après avoir complèté la fiche du courrier, il vous reste à générer le document à partir d'un modèle.

Image


C'est à ce moment précis qu'Elise crée votre courrier et lui attribue son numéro chrono.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose une liste de modèles en fonction des services auxquels vous appartenez.

Une fois le modèle choisi, validez la génération du document.

Elise démarre Word et y insère les champs de la fiche du courrier Départ.

Attention : Elise affiche alors au premier plan, une fenêtre reprenant le texte :
Image

et plus rien d'autre ne se passe... mais si vous regardez en bas de votre écran, vous verrez apparaître l'icone 'Word' dans la barre des tâches :
Image
Un clic sur l'icône et vous pouvez retravailler votre document directement dans Word. Pour revenir à Elise, il vous suffit de fermer votre document 'Word'. Il est nécessaire d'enregistrer les modifications du document 'Word'.

Image


Même si Elise parle ici de 'publipostage' le résultat est loin d'être satisfaisant : en effet, elle insère bien les champs de la fiche du courrier dans le document word, mais elle ne va pas plus loin. Si dans un courrier vous insérez plusieurs adresses de destinataires, elles viendront toutes se mettre à la suite les unes des autres dans un seul et même courrier. Pour un publipostage plus classique, il existe deux méthodes :

4.5.2.1 Le publipostage dans Elise

Il vous faudra, dans un premier temps, créer les fiches (chemin de suivi...) de chaque courrier, un courrier par destinataire.

Ensuite, dans la liste des courriers, il faut sélectionner tous les courriers Départ (ctrl + cliquer) et cliquer-droit. Il faut alors sélectionner la fonction Publipostage.

Une fenêtre « Générer un document » s’affiche avec les numéros chrono des courriers à publiposter.

Choisissez alors le modèle de document et validez. Archimed Docmaker se lance et traite chaque courrier (génère le document sur base de la fiche courrier et le publie dans Elise).

Le modèle se doit alors d'être le plus neutre possible, le plus complet possible et seuls les éléments de la fiche courrier seront insérés dans le courrier.

4.5.2.2 Le publipostage depuis Word (mais dans Elise)

Pour un publipostage plus 'complet' (contenant des données plus étendues comme le montant d'un loyer, l'adresse de référence, les noms des enfants...), il faudra passer par un publipostage depuis Word.

Dans un premier temps, il vous faudra créer le fichier Excel reprenant vos données à insérer. Pour vous aider, nous avons préparé un fichier de base sur le serveur : \Elise\Publipostages\_Base_Publipostage.xlsx

Créez ensuite la fiche du courrier en indiquant comme destinataire 'selon liste en annexe'.

Générez le document à partir d'un modèle : Publipostage Word de base (Cpas) ou (Adm). Il vous faudra ensuite faire le lien avec votre base de données (le fichier Excel). Si vous avez utilisé le modèle Excel, les champs se complèteront automatiquement. Si vous utilisez une liste qui vous est propre, il faudra faire correspondre les champs.

Lorsque votre document est complet, terminez le publipostage et imprimez les courriers depuis Word. Ils porteront tous le même numéro chrono. Il faut ici impérativement enregistrer le document avant de le fermer.

Pour garder dans Elise une trace de chaque élément du publipostage, il vous faut télécharger en pièce jointe le fichier Excel.

Rem : lors du scan des courriers signés, seuls les trois premiers fichiers PDF seront visibles dans les onglets de la fiche courrier. Mais, la présence de trois petits points '...' vous indiquera qu'il y en a plus dans la liste complète accessible via l'onglet 'Pièces jointes'.

4.6 L'étape de validation par le DG ou le chef de service

Facultative, cette étape est laissée à la discrètion du rédacteur qui peut choisir de demander une validation ou non. C'est lors de l'ajout du chemin de suivi (4.5.1.) que le rédacteur, en fonction de l'importance du courrier, demande cette étape.

Le DG ou le chef de service reçoit donc une tâche de validation. S'il le désire, il peut ajouter un commentaire ou directement intervenir dans le fichier Word.

4.6.1 Modifier la pièce jointe

Pour modifier le fichier word, l'agent, le chef de service ou le DG utilisera le bouton qui se trouve dans l'onglet de la pièce jointe : Image

Si vous êtes déjà en mode 'Modification de la fiche', il vous faudra ouvrir l'onglet 'Pièces jointes' et faire apparaître les icônes de modification en survolant la ligne de la pièce jointe à modifier.

Image


Il est impossible de supprimer une version d'une pièce jointe sans supprimer toute la pièce jointe. Mais si vous avez besoin d'une version précédente en premier dans la liste (et par conséquent à l'écran), vous pouvez 'Restaurer cette version comme dernière version'.

Image

Attention à l'ordre de vos pièces jointes : veillez toujours à créer votre courrier de départ et ensuite à up-loader les pièces jointes, car, dans Elise, c'est toujours le premier qui s'affichera à l'ouverture du Courrier.

Soyez très prudent avec l'option 'Promouvoir en tant que pièce jointe principale', car, comme illustré, cela supprimera la pièce jointe principale précédente.

Image


4.6.2 Refus et validation

Le DG ou le chef de service peut estimer que des modifications plus profondes sont à réaliser sur le document. Il peut alors Refuser de Valider le courrier. Ce dernier sera redirigé vers le service ou la personne qui l'a rédigé, pour correction. Il se met en place un jeu de 'ping pong' entre le rédacteur et le 'validateur'.

Lorsque le document est correct, il peut être renvoyé au DG ou au chef de service qui peut alors Valider le courrier. Ce dernier reprendra donc sa route normale.

4.7 L'étape d'impression et de mise à la signature

Cette étape est bien souvent associée à celle de rédaction. En effet, lorsque le courrier ne nécessite aucune validation, le rédacteur rédige son courrier, l'imprime dans la foulée et le met à la signature directement.

Pour imprimer un courrier dans Elise, il n'y a pas de bouton ou d'icône prévu... il vous faudra donc utiliser le raccouci clavier standard : Ctrl+P

4.8 L'étape de scan, expédition et clôture

Cette dernière étape est réalisée par le service du rédacteur à la commune et par le service Courrier au Cpas.

4.8.1 Scan et expédition

Lorsque le courrier revient signé, il doit encore être scanné avant d'être mis sous enveloppe et expédié.

Pour ce faire, un raccourci vers Elise est présent sur chaque photocopieur. Il est important, si votre courrier est recto/verso de le préciser lors du scan. Vous pouvez scanner plusieurs courriers en une seule opération. Elise se chargera de découper le fichier en fonction des codes barres et ajoutera en pièce jointe à votre courrier le pdf de la version signée.

Attention si la fiche de votre courrier est ouverte, par vous ou l'un de vos collaborateurs, lors du scan, Elise ne pourra pas ajouter cette pièce jointe à votre courrier car l'accès est verrouillé !

4.8.2 Considérer le courrier comme expédié et clôturé

La dernière étape consite à 'Considérer le courrier comme expédié '. Cette méthode a la particularité de donner au courrier sa date d'expédition et permet au service de le clôturer en même temps. Vous pouvez également clôturer les courriers liés en cochant la case ad hoc.

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Delvaux
 
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#6

Le syllabus : Partie 5, 6, 7 (Départ, Mail, Recherche)

Messagepar Delvaux » 22 Fév 2016, 15:47


La contribution de @Delvaux membre récent du forum est, au delà de sa grande qualité, considérable en taille, aussi, est elle publiée sous forme de plusieurs posts qui s’enchaînent les uns aux autres.
Après les préliminaires (cf. post précédent : Le syllabus : Parties 1, 2 et 3), le cycle du courrier (cf. post Le syllabus : Partie 4 (Arrivée) et Le syllabus : Partie 4 (Suite))
nous allons, dans ce quatrième volet, aborder d'autres fonctionnalités comme : la création d'un courrier au départ, l'injection de mail et les nombreuses capacités de recherche de l'outil.

Pour rappel, un des intérêts de ce travail est de contextualiser l'ensemble de la solution Elise, dans l'organisation, le langage et le mode de fonctionnement des utilisateurs. Ainsi les lecteurs à qui ce genre de travail est présenté, comprennent immédiatement de quoi il s'agit, et se trouvent beaucoup plus rapidement opérationnels. C'est une méthode concrète, pour placer l'utilisateur au centre de la problématique et de remettre l'outil à sa place, celle ... d'un outil.

je vous laisse découvrir cette qualtrième partie du Syllabus de notre contributeur @Delvaux, que nous remercions une fois de plus.

introduction @franck_29


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(Rappel table des matières)


5 Créer un courrier 'Départ'

Beaucoup de courriers 'Départ' ne sont pas des réponses à un courrier 'Arrivée'. Un simple clic sur l'icône "Créer un courrier au départ" suffit. La suite se déroule comme la réponse à un courrier 'Arrivée' (point 4.5).Image

5.1 Comment garder une trace d'un courrier issu d'un logiciel métier dans Elise

Elise vous permet de garder une trace des courriers issus d'un logiciel métier. Il existe deux méthodes possibles

5.1.1 La lettre de transmis

Dans les modèles de base d'Elise, vous disposez d'une lettre de transmis que vous pouvez complèter et joindre au document généré par le logiciel métier. Vous scannerez donc la lettre de transmis ainsi que le document annexe dans le dossier Elise pour complèter votre courrier.

5.1.2 Le courrier téléchargé

Si votre logiciel métier génére lui-même un courrier de réponse qui ne nécessite pas de lettre de transmis, Elise vous permet d'uploader directement le document en pièce jointe. Pour ce faire, lors de la création de la fiche, vous pouvez, via l'onglet 'Pièces jointes', ajouter le document que vous avez préalablement scanné et renommé dans votre dossier 'Scan' habituel.

Image


5.2 Créer un lien avec un courrier existant

Lors de la création de la fiche de votre courrier 'Départ', vous pouvez faire un lien vers un ou plusieurs autres courriers ('Arrivée' ou 'Départ').

Image


Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez rechercher votre courrier par son n°, par un mot clef ou choisir un courrier de votre panier.

6 Injecter un mail dans Elise

Lorsque vous recevez un mail dont vous voulez garder une trace dans Elise, il vous est possible de transférer votre mail vers l'adresse elise@NotreOrganisation.be.

La première étape consiste à "remettre en forme votre mail". Supprimez dans un premier temps le "TR: " pour ne garder que l'objet du mail arrivé. Supprimez également votre signature de mail pour ne garder que le message original.

Le mail que vous allez ainsi transférer se retrouvera directement dans votre BAL personnelle dans Elise. En effet, Elise fait le lien entre votre adresse mail et votre boîte aux lettres.

Il vous faut alors remplir correctement la fiche de courrier 'Arrivée' (voir 4.1 et 4.2) sans oublier de bien complèter la partie processus pour donner à votre courrier le bon cheminement dans Elise.

7 Retrouver un courrier

7.1 Principes de base


Votre courrier, tout au long de sa vie de 'courrier' dans Elise, traversera une série de BAL et passera d'un état à un autre. Il est important de bien connaître ces changements d'état afin de ne pas 'perdre' de courrier.

Votre courrier arrive toujours dans l'onglet 'Nouveaux' de votre BAL.

Si vous acceptez la tâche, il passera dans l'onglet 'En cours'

Si vous terminez la tâche (soit en cliquant sur terminer ou en transférant le courrier), il se déplacera vers 'Terminés'.

Les actions implicites : Elise réalise certaines actions implicitement... c à d que si vous répondez ou si vous modifiez la fiche... c'est implicitement vous avez accepté la tâche d'attribution qui vous était assignée... votre courrier se déplacera donc de l'onglet 'Nouveaux' à l'onglet 'En cours'...

Idem si vous tranférez un courrier, vous terminez implicitement votre tâche d'attribution.

A tout moment, vous pouvez vérifier via l'onglet 'Processus' d'un courrier la progression de ce dernier.

Pour s'y retrouver, vous devez savoir que des actions sur la même ligne s'effectueront simultanément.
Image
ImageAlors que des tâches l'une en dessous de l'autre s'effectueront l'une après l'autre.

En connaissant les états de tâche bloquant, on peut savoir dans quelles BAL se trouve le courrier.

Dans notre exemple il se trouve dans les 'Nouveaux' la bt perso de Marie Hélène;

Dans les 'Terminés' de la bt perso de Pierre-Yves;

Dans les 'Nouveaux' du Service...

Il ne sera visible par A... et N... que lorsque le Service... aura terminé sa tâche.


7.2 Le panier

Grâce au bouton 'Ajouter au panier', Image vous pouvez garder sous la main toute une série de courriers dont vous avez souvent besoin.

7.3 Le plan d'archivage

Dans le volet 'Plan d'archivage' de la zone latérale, on y retrouve les documents classés selon le plan d'archivage déterminant le classement physique des document (voir 1.2 et 4.4.2.1.)

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Rem : le plan d'archivage ne s'ouvre que sur 4 niveaux, tous les courriers des niveaux inférieurs sont donc regroupés à cet endroit...

7.4 Les dossiers personnels

Dans le volet 'Plan de classement' de la zone latérale, on y retrouve les dossier dans lequels les services ont éventuellement classé les différents documents (voir 4.4.2.2.).

Image


7.5 La recherche

Elise possède un puissant outil de recherche. Grâce à sor O.C.R., la recherche est possible sur tous les champs de la fiche (destinataire, date...) mais aussi sur le contenu du document. En effet, l'O.C.R. reconnait tous les mots du document scanné, il ne le traite donc pas comme une image.

7.5.1 Recherche simple...

La recherche simple porte sur l’ensemble des métadonnées d’une fiche courrier et sur le contenu des pièces jointes.

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Vous pouvez éventuellement introduire une restriction de temps ou de champs en cliquant sur la flèche du champ « Parmi » (Facultatif). Pour rechercher un numéro de chrono, il ne faut pas obligatoirement sélectionner « Par chrono et Réf. » mais la recherche prendra moins de temps, si ce critère est sélectionné.

7.5.2 Recherche multicritères...

La recherche multicritères permet de trouver un courrier (ou une liste de courriers) grâce à un ou plusieurs critères précis qui pourront les différencier des autres.

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Par ce bouton vous avez accès à une série de critères de recherche très détaillée... Les informations de la fiche courrier:

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Les organismes et contacts externes

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Les contributeurs

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Les champs personnalisés

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Le critère de recherche peut être enregistré afin d'être réutiliser plus tard...

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En bas de la liste de résultats, se trouve le rappel des critères de sélection.

7.5.3 Mémoriser une recherche

Après une recherche, il est possible d’enregistrer une requête. Les critères de la recherche sont alors mémorisés au niveau de la BAL sélectionnée. Cet enregistrement sert à paramétrer des recherches visibles par tout le service ou à garder des recherches pour soi (dans sa boîte personnelle.)

Attention, seule la définition de la recherche est enregistrée (critères). Ainsi une recherche qui sera relancée plus tard, produira une liste différente de résultats.

L’enregistrement des recherches fonctionne avec la recherche simple et la recherche multicritères.

Dans la fenêtre « Mémorisation d’une recherche », il faut saisir un nom explicite pour retrouver facilement cette recherche ainsi qu'une brève description pour indiquer les critères sélectionnés (facultatif mais recommandé, surtout si la recherche est enregistrée dans la BAL de service). Cette description est reprise en info-bulle sur le nom de la recherche ;

Une recherche mémorisée est accessible dans le volet Courriers, bannette « Recherches mémorisées ».

Il est possible de modifier (supprimer) une recherche par un Cliquer-droit sur le titre de la recherche sélectionnée.

7.5.4 L'utilisation des opérateurs :

Dans le champ de saisie de la recherche simple ou dans ceux de la grille de recherche multicritères qui sont des index « plein texte », un certain nombre de mots-clés et d’opérateurs entre les mots recherchés sont possibles :
  • Ou, « | » (pipe) : permet d’indiquer que l’on recherche l’un ou l’autre des termes.
  • Et, « + » : permet d’indiquer que l’on recherche l’un et l’autre termes.
  • Sauf, « - » : permet d’indiquer une exception.

L’opérateur " * " est employé pour omettre la fin ou le début d’un mot/expression. Il se positionne à droite ou à gauche du mot. Il peut être utile pour faire abstraction des pluriels ou des conjugaisons.

Exemples : « Informat* » retrouvera les courriers contenant « information, informatique, informations, informatiques, informatiser, etc. »

La recherche dans Elise n’est pas sensible aux caractères accentués.

7.5.5 Les Filtres

Elise vous offre aussi un double système de filtres pour affiner vos recherches.

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En haut de la liste de résultat, vous avez accès aux fitres 'rapides' comme le sens du courrier ou les restrictions de temps ou de champs.

Pour accéder aux filtres plus élaborés, il vous suffit de cliquer sur le '+' à droite de 'Filtrer'.

Image


Les critères disponibles sont : « Emetteurs-Destinataires » ; « Objet » ; « Date de création » ; « Date du courrier ».
Pour une date, le format devra être de type JJ/MM/AAAA. On peut utiliser l’opérateur ' * ';
Delvaux
 
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#7

Le syllabus : Partie 8, 9 et 10 (Contacts, absence, support)

Messagepar Delvaux » 22 Fév 2016, 15:48


La contribution de @Delvaux membre récent du forum est, au delà de sa grande qualité, considérable en taille, aussi, est elle publiée sous forme de plusieurs posts qui s’enchaînent les uns aux autres.
Après les préliminaires (cf. post précédent : Le syllabus : Parties 1, 2 et 3), le cycle du courrier (cf. post Le syllabus : Partie 4 (Arrivée) et Le syllabus : Partie 4 (Suite)), des fonctions importantes comme la création d'un courrier au départ, l'injection de mail et les nombreuses capacités de recherche de l'outil (cf. post Le syllabus : Parties 5, 6 et 7)
nous allons, dans ce cinquième et dernier volet, aborder d'autres fonctionnalités comme : La gestions des contacts et des absences.

Pour rappel, un des intérêts de ce travail est de contextualiser l'ensemble de la solution Elise, dans l'organisation, le langage et le mode de fonctionnement des utilisateurs. Ainsi les lecteurs à qui ce genre de travail est présenté, comprennent immédiatement de quoi il s'agit, et se trouvent beaucoup plus rapidement opérationnels. C'est une méthode concrète, pour placer l'utilisateur au centre de la problématique et de remettre l'outil à sa place, celle ... d'un outil.

je vous laisse découvrir cette qualtrième partie du Syllabus de notre contributeur @Delvaux, que nous remercions une fois de plus.

introduction @franck_29


Image


(Rappel table des matières)


8 Gestion des contacts

Lorsque vous encodez l'adresse d'un destinataire externe, Elise, sur base des différents carnets d'adresses vous propose une série de choix. La barre latérale de la zone d'adresse passe alors du gris au noir. Un simple clic permet de dérouler la liste de propositions.

Image


Vous pouvez ajouter des contacts aux carnets d'adresse de différentes façons:

8.1 Depuis la barre d’outils

Image


un clic sur l'icône 'Base des contacts externes' et la fenêtre suivante s'ouvre.

Image


Vous pouvez alors faire une recherche parmi les différents carnets d'adresses auxquels vous avez accès. Si le contact recherché n'existe pas vous pouvez l'ajouter d'un simple clic sur le petit +...

8.2 A la volée depuis la fiche d'un courrier

Le processus est relativement similaire lorsque vous encodez un courrier... un clic sur le trident et la fenêtre de gestion des contacts s'ouvre.

Elise gardera en mémoire les informations que vous avez entrées dans la zone d'adresse, pour les mettre à votre disposition lors de l'encodage.Image


8.3 Ou lors de l'encodage (Uniquement service Courrier)

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Lors de l'encodage d'un courrier, vous avez également la possibilité d'ajouter un contact récurrent à un carnet d'adresses.

8.4 Les relations...

Lorsque vous créez un courrier Départ, lors de l'encodage des destinataires externes, vous avez la possibilité de faire le lien entre une personne morale, une fonction et un contact.

Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner les trois champs que vous désirez lier... par exemple :

Personne morale : Collège communal / Fonction : Bourgmestre / Contact : Véronique Cornet

Si un des éléments est absent, vous pouvez l'ajouter comme précédement d'un clic sur le +.

Validez le lien en cliquant sur 'Sélectionner le contact'.

Les liens sont visibles dans la fiche du contact sous l'onglet 'Relations et mandats'.

Pour supprimer une relation, contactez un administrateur par mail.

9 Gestion des absences

Lors de l'absence d'un agent, il est possible de déléguer sa boite de service (Délégation de service), ou sa boite personnelle (Délégation entre agents).

La délégation de service ne peut être effectuée que par les Administrateurs, il convient donc de prévenir par mail le service informatique qui mettra en place la délégation de service.

La délégation entre agents est faisable par les agents eux-même.

9.1 Délégation de service

En règle générale, les courriers sont distribuées dans les boites des services ou des sous-services.
C'est donc lors de l'absence d'un chef de service qu'il faut déléguer le courrier.
La délégation de service ne peut donc être mise en place que par les administrateurs.
Le chef de service préviendra donc par mail le service informatique, en indiquant ses dates d'absence, et la personne déléguée. En cas d'absence imprévue, il convient de prévenir rapidement le service informatique pour que la délégation soit mise en place le plus rapidement possible. La délégation ne prenant effet qu'au moment de son activation.

Image

écran de délégation de services (uniquement accessible par les administrateurs)

9.2 Délégation entre agents

En cas d'absence, vous devez programmer la délégation de votre boite personnelle.
Cliquez sur votre nom et prénom en bas à gauche de l'écran, cette fenêtre s'ouvre :

Image


Il vous faudra dans un premier temps définir vos délégations. En effet Elise permet de déléguer des courriers en fonction de différents critères.
  1. Modifier ou ajouter une délégation
  2. Définir la délégation en prenant soin de choisir comme période "En cas d'absence". Vous définissez également la personne vers qui vous déléguez ainsi que le type de courriers qui lui sera transmis en sélectionnant "Tous (Présents et à venir)".
  3. Dans la fenêtre principale, encoder les dates de votre absence.

En cas d'absence imprévue, le faire savoir aux administrateur, afin de mettre en place la délégation.

ATTENTION de ne pas modifier le mot de passe d'Elise car vous modifierez également le mot de passe général de Windows.

10 Trouver de l'aide

Si un utilisateur veut trouver de l'aide, il peut se rendre dans l’espace documentation.
Là, vous disposez de tous les tutoriels relatif à Elise.
Rassurez vous, votre service informatique reste également à votre disposition.
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11 Les administrateurs

Vos administrateurs
Delvaux
 
Message(s) : 11
Inscription : 23 Fév 2016, 09:13

#8

Téléchargement

Messagepar franck_29 » 22 Fév 2016, 15:48

Une telle contribution est exceptionnelle.
Elle est de plus disponible en téléchargement (PDF) dès lors que vous êtes inscrit comme membre sur le forum (inscription gratuite).

Si vous l'utilisez, merci de nous laisser un petit mot d'encouragement.

Merci encore.

Elise pour les Agents.pdf
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Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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franck_29
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#9

Re: Elise : Le syllabus d'une organisation utilisatrice

Messagepar DEGUILHEM » 02 Août 2016, 18:48

Merci,
je vais enfin trouver les réponses à toutes les questions que je me pose !!!
DEGUILHEM
 
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Inscription : 02 Août 2016, 18:40


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