La contribution de @Delvaux membre récent du forum est, au delà de sa grande qualité, considérable en taille, aussi, est elle publiée sous forme de plusieurs posts qui s’enchaînent les uns aux autres.
Après les préliminaires (cf. post précédent : Le syllabus : Parties 1, 2 et 3), et le traitement du courrier arrivée (cf. post Le syllabus : Partie 4 (Arrivée))
nous allons, dans ce troisième volet, poursuivre le "cycle de vie du courrier" au sein de notre organisation, en nous concentrant sur le cheminement du "courrier arrivée" dans l'organisation. Nous verrons aussi comment répondre à ces courriers.
Pour rappel, un des intérêts de ce travail est de contextualiser l'ensemble de la solution Elise, dans l'organisation, le langage et le mode de fonctionnement des utilisateurs. Ainsi les lecteurs à qui ce genre de travail est présenté, comprennent immédiatement de quoi il s'agit, et se trouvent beaucoup plus rapidement opérationnels. C'est une méthode concrète, pour placer l'utilisateur au centre de la problématique et de remettre l'outil à sa place, celle ... d'un outil.
Trêve de jacasseries de ma part, je vous laisse découvrir cette troisième partie du Syllabus de notre contributeur @Delvaux, que nous remercions une fois de plus.
introduction @franck_29

(Rappel table des matières) 4.5 Répondre à un courrier ArrivéePour répondre à un courrier 'Arrivée', le collaborateur devra cliquer sur le bouton répondre... Attention de ne pas le confondre avec le bouton transférer...
Elise ouvrira alors la fiche d'un nouveau courrier 'Départ' sur base des informations de la fiche du courrier 'Arrivée'. Elle complètera automatiquement les champs suivants :
- Signataire : il faut comprendre ici 'Agent traitant'
- Objet : l'objet du courrier 'Arrivée' avec 're-' devant
- Référence : recopie la référence que l'expéditeur a donnée à son courrier.
- Le destinaire
- Le type de courrier, les dates d'échéances...
Elise fera également le lien entre le courrier 'Arrivée' et le courrier 'Départ' automatiquement.
Il vous reste à ajouter le chemin de suivi et créer le document depuis un modèle.
Rem : lorsque vous écrivez un courrier depuis la BAL d'un service, Elise complète automatiquement le champ 'Signataire' avec le nom du service. Il faut modifier ce champ à chaque courrier pour y mettre le nom de l'agent traitant.
4.5.1 Ajouter un chemin de suiviSi les chemins de suivi des courriers 'Arrivée' s'ajoutent automatiquement, il n'en va pas de même pour les courriers 'Départ'. Il faut donc être attentif et ne pas oublier d'ajouter le chemin de suivi.
Dans l'onglet '
Intervenants et destinataires', sous la rubrique '
Services et collaborateurs participant à l'élaboration' sont listés tous les agents intervenant dans le processus.
Dans un premier temps, il faut choisir qui est le rédacteur. Par défaut Elise attribue le courrier à l'agent ainsi qu'à son service, il y en a un de trop. Il est plus juste de rédiger un courrier en tant que service et non en tant qu'agent. Car de cette façon, le courrier "appartient" à tout le service. Un clic sur le x à droite du nom de l'agent fera disparaître la ligne.
Ensuite, il faut ajouter le chemin de suivi... Attention de bien utiliser le bouton

qui se rapporte à la rubrique '
Services et collaborateurs participant à l'élaboration'
Cliquez sur

Le chemin de suivi que vous allez choisir reste à tout moment modifiable. Vous pouvez supprimer une étape en cliquant sur la croix correspondante à l'étape à effacer.
Lorsque vous sélectionnez une étape, les tâches relatives à celle-ci s'affichent en bas à droite de la fenêtre.
Quand vous appliquez un chemin de suivi, choisissez celui qui correspond bien au service au nom duquel vous avez rédigé le courrier.
4.5.1.1
L'option de la communeLa commune a choisi l'option de définir deux chemins de suivi par service :
L'agent rédige et imprime son courrier, le met ensuite à la signature.
Une copie pour information est envoyée au chef de service et il ne reste plus au service qu'a scanner, expédier et clôturer le courrier signé. |  |
L'agent rédige le courrier.
Le chef de service valide la rédaction du courrier
Le service imprime et met à la signature.
En suite, il ne reste plus au service qu'a scanner, expédier et clôturer le courrier signé. |  |
Rem : dans le chemin tel que défini, c'est le service et non un agent qui récupère la tâche de scanner, expédier et clôturer le courrier. Si vous n'avez pas accès à la BAL du service, n'oubliez pas de modifier cette tâche.
4.5.1.2
L'option du Cpas Le Cpas a lui choisi l'option "qui peut le plus, peut le moins"...
Vous ne disposez que d'un seul chemin de suivi par service, mais ce chemin est 'trop' complet.
C'est à vous de le modeler selon vos besoins d'un simple clic sur la croix correspondante à l'étape à effacer.
Traditionnellement, au Cpas, c'est le service courrier qui se charge de la mise sous enveloppe et l'expédition des courriers. C'est pour cela qu'il se retrouve toujours en fin de chaîne pour scanner, expédier et clôturer le courrier.
Rem : Si vous êtes le seul rédacteur de votre courrier et qu'il ne demande aucune validation, ni du DG, ni du Chef de service, votre chemin de suivi se limitera donc à 2 étapes : rédaction et impression par votre service et numérisation, expédition et clôture du courrier par le service courrier (les deux étapes de rédaction et d'impression étant effectués 'dans la foulée' par le rédacteur lui-même).
 |
Rédaction par le service
Validation par le chef de service
Validation par le DG
Impression et mise à la signature par le service
Ensuite, il ne reste plus au service courrier qu'a scanner, expédier et clôturer le courrier. |
4.5.1.3
Modifier un processus 'à la volée' depuis l'onglet Processus de la fiche de courrierA tout moment, à partir de la fiche du courrier ('Arrivée' ou 'Départ'), vous avez accès à l'onglet '
Processus' qui vous permet en plus de visualiser le trajet de votre courrier, de modifier le cheminement du courrier comme expliqué plus haut.
4.5.2 Créer un document depuis un modèleSi la réponse à votre courrier 'Arrivée' est issue d'un logiciel métier, reportez vous à la section 5.1.
Après avoir complèté la fiche du courrier, il vous reste à générer le document à partir d'un modèle.
C'est à ce moment précis qu'Elise crée votre courrier et lui attribue son numéro chrono.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose une liste de modèles en fonction des services auxquels vous appartenez.
Une fois le modèle choisi, validez la génération du document.
Elise démarre Word et y insère les champs de la fiche du courrier Départ.
Attention : Elise affiche alors au premier plan, une fenêtre reprenant le texte :

et plus rien d'autre ne se passe... mais si vous regardez en bas de votre écran, vous verrez apparaître l'icone 'Word' dans la barre des tâches :
Un clic sur l'icône et vous pouvez retravailler votre document directement dans Word. Pour revenir à Elise, il vous suffit de fermer votre document 'Word'. Il est nécessaire d'enregistrer les modifications du document 'Word'.
Même si Elise parle ici de 'publipostage' le résultat est loin d'être satisfaisant : en effet, elle insère bien les champs de la fiche du courrier dans le document word, mais elle ne va pas plus loin. Si dans un courrier vous insérez plusieurs adresses de destinataires, elles viendront toutes se mettre à la suite les unes des autres dans un seul et même courrier. Pour un publipostage plus classique, il existe deux méthodes :
4.5.2.1
Le publipostage dans EliseIl vous faudra, dans un premier temps, créer les fiches (chemin de suivi...) de chaque courrier, un courrier par destinataire.
Ensuite, dans la liste des courriers, il faut sélectionner tous les courriers Départ (ctrl + cliquer) et cliquer-droit. Il faut alors sélectionner la fonction Publipostage.
Une fenêtre « Générer un document » s’affiche avec les numéros chrono des courriers à publiposter.
Choisissez alors le modèle de document et validez. Archimed Docmaker se lance et traite chaque courrier (génère le document sur base de la fiche courrier et le publie dans Elise).
Le modèle se doit alors d'être le plus neutre possible, le plus complet possible et seuls les éléments de la fiche courrier seront insérés dans le courrier.
4.5.2.2
Le publipostage depuis Word (mais dans Elise)
Pour un publipostage plus 'complet' (contenant des données plus étendues comme le montant d'un loyer, l'adresse de référence, les noms des enfants...), il faudra passer par un publipostage depuis Word.
Dans un premier temps, il vous faudra créer le fichier Excel reprenant vos données à insérer. Pour vous aider, nous avons préparé un fichier de base sur le serveur : \Elise\Publipostages\_Base_Publipostage.xlsx
Créez ensuite la fiche du courrier en indiquant comme destinataire 'selon liste en annexe'.
Générez le document à partir d'un modèle : Publipostage Word de base (Cpas) ou (Adm). Il vous faudra ensuite faire le lien avec votre base de données (le fichier Excel). Si vous avez utilisé le modèle Excel, les champs se complèteront automatiquement. Si vous utilisez une liste qui vous est propre, il faudra faire correspondre les champs.
Lorsque votre document est complet, terminez le publipostage et imprimez les courriers depuis Word. Ils porteront tous le même numéro chrono. Il faut ici impérativement enregistrer le document avant de le fermer.
Pour garder dans Elise une trace de chaque élément du publipostage, il vous faut télécharger en pièce jointe le fichier Excel.
Rem : lors du scan des courriers signés, seuls les trois premiers fichiers PDF seront visibles dans les onglets de la fiche courrier. Mais, la présence de trois petits points '...' vous indiquera qu'il y en a plus dans la liste complète accessible via l'onglet '
Pièces jointes'.
4.6 L'étape de validation par le DG ou le chef de serviceFacultative, cette étape est laissée à la discrètion du rédacteur qui peut choisir de demander une validation ou non. C'est lors de l'ajout du chemin de suivi (4.5.1.) que le rédacteur, en fonction de l'importance du courrier, demande cette étape.
Le DG ou le chef de service reçoit donc une tâche de validation. S'il le désire, il peut ajouter un commentaire ou directement intervenir dans le fichier Word.
4.6.1 Modifier la pièce jointePour modifier le fichier word, l'agent, le chef de service ou le DG utilisera le bouton qui se trouve dans l'onglet de la pièce jointe :

Si vous êtes déjà en mode '
Modification de la fiche', il vous faudra ouvrir l'onglet '
Pièces jointes' et faire apparaître les icônes de modification en survolant la ligne de la pièce jointe à modifier.
Il est impossible de supprimer une
version d'une pièce jointe sans supprimer toute la pièce jointe. Mais si vous avez besoin d'une version précédente en premier dans la liste (et par conséquent à l'écran), vous pouvez '
Restaurer cette version comme dernière version'.
Attention à l'ordre de vos pièces jointes : veillez toujours à créer votre courrier de départ et
ensuite à up-loader les pièces jointes, car, dans Elise, c'est toujours le premier qui s'affichera à l'ouverture du Courrier.
Soyez très prudent avec l'option '
Promouvoir en tant que pièce jointe principale', car, comme illustré, cela supprimera la pièce jointe principale précédente.
4.6.2 Refus et validationLe DG ou le chef de service peut estimer que des modifications plus profondes sont à réaliser sur le document. Il peut alors Refuser de Valider le courrier. Ce dernier sera redirigé vers le service ou la personne qui l'a rédigé, pour correction. Il se met en place un jeu de '
ping pong' entre le rédacteur et le 'validateur'.
Lorsque le document est correct, il peut être renvoyé au DG ou au chef de service qui peut alors Valider le courrier. Ce dernier reprendra donc sa route normale.
4.7 L'étape d'impression et de mise à la signatureCette étape est bien souvent associée à celle de rédaction. En effet, lorsque le courrier ne nécessite aucune validation, le rédacteur rédige son courrier, l'imprime dans la foulée et le met à la signature directement.
Pour imprimer un courrier dans Elise, il n'y a pas de bouton ou d'icône prévu... il vous faudra donc utiliser le raccouci clavier standard :
Ctrl+P 4.8 L'étape de scan, expédition et clôtureCette dernière étape est réalisée par le service du rédacteur à la commune et par le service Courrier au Cpas.
4.8.1 Scan et expéditionLorsque le courrier revient signé, il doit encore être scanné avant d'être mis sous enveloppe et expédié.
Pour ce faire, un raccourci vers Elise est présent sur chaque photocopieur. Il est important, si votre courrier est recto/verso de le préciser lors du scan. Vous pouvez scanner plusieurs courriers en une seule opération. Elise se chargera de découper le fichier en fonction des codes barres et ajoutera en pièce jointe à votre courrier le pdf de la version signée.
Attention si la fiche de votre courrier est ouverte, par vous ou l'un de vos collaborateurs, lors du scan, Elise ne pourra pas ajouter cette pièce jointe à votre courrier car l'accès est verrouillé ! 4.8.2 Considérer le courrier comme expédié et clôturéLa dernière étape consite à '
Considérer le courrier comme expédié '. Cette méthode a la particularité de donner au courrier sa date d'expédition et permet au service de le clôturer en même temps. Vous pouvez également clôturer les courriers liés en cochant la case ad hoc.