Premier contact : Administration fonctionnelle, fondamentaux

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans l'administration fonctionnelle de l'outil
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Premier contact : Administration fonctionnelle, fondamentaux

Messagepar franck_29 » 19 Oct 2015, 22:17

Bonjour à tous,

Il est temps de parler d'administration fonctionnelle.
Nous avons vu avec les workflow (Premier contact : Elise et les workflows), qu'Elise était un outil de gestion de flux, et qu'il était donc capable de véhiculer des flux de documents dans les méandres de votre organisation.
Nous avons aussi vu, avec les bannettes (Premier contact : Les bannettes d'Elise, la bannette nouveau), que chaque acteur du système, avait sa vision propre de la base de document Elise, cette vision propre dépendant de ses droits d'accès sur lesdits documents. Et nous avons enfin vu que chaque acteur était potentiellement acteur au sein des différents workflow, ne serait-ce que pour consulter les documents.

Les bases sont donc posées pour introduire la nécessaire administration fonctionnelle d'un tel système, à savoir :
  • L'organisation de votre entité, et,
  • Les acteurs qui la composent
On comprend bien en effet, que pour être pertinents, les workflow (ou chemins de suivi) vont devoir connaitre les différentes entités de votre organisation ainsi que chaque acteur la composant.

Une partie importante du paramétrage initial de votre solution Elise, va donc consister à décrire dans un formalisme propre à Elise, votre organisation (services, sous-services et ainsi de suite) et à peupler d'individus chacun de ces services et sous-services.

Votre organisation dans Elise.

Saisir votre organisation dans Elise, est une action qui est techniquement simple, en tout cas aujourd'hui, puisqu'elle se fait entièrement depuis votre écran muni d'un navigateur HTTP, en cliquant sur la roue dentée dans le bandeau supérieur droit. Vous aurez accès à cette fonction dès lors que vous aurez le rôle d'administrateur fonctionnel. Le tout ne nécessitant en aucun cas de connaissances techniques. C'est vraiment de l'administration fonctionnelle.

Je disais simple aussi, car en première approche, il sera souvent possible de calquer l'organisation "organique, hiérarchique" de votre entité au sein d'Elise. Mais en réalité, plus tard, une fois l'acclimatation opérée, cette description de l'organisation pourra être affinée pour mieux refléter l'organisation "circulation du courrier" de votre entité. Mais cela reste du détail. à titre d'exemple, les secrétariats n'ont peut-être pas besoin d'être décrits dans l'organisation Elise.

L'illustration ci-dessous, en provenance du site d'Archimed, présente bien d'une part, l'ergonomie de l'interface d'administration, et ce que l'on entend d'autre part par organisation

Image


Vous entendrez parfois les consultants qui maîtrisent la mise en place de cet outil parler d'organigramme Elise. C'est une très bonne analogie.

Les acteurs individuels

Une fois l'organigramme rentré donc il vous reste à "peupler" chaque case de l'organigramme.

C'est aussi très simple dans le principe, même si d'autres éléments doivent être définis, car c'est en effet à cet endroit que vous allez préciser le profil de chaque acteur. Et c'est important car ces profils définissent précisément la visibilité que les acteurs auront sur la base courrier (cf. Premier contact : vocabulaire - des rôles et des profils).

Il faut aussi bien comprendre que, quand un acteur va se connecter à l'outil, ce dernier sera impérativement identifié par le système. Cette phase d'identification consiste finalement à rapprocher le login de l'utilisateur du bon acteur dans l'organigramme d'Elise. un utilisateur qui se connecte sur Elise, correspond nécessairement à un acteur présent dans l'organigramme d'Elise.

Bien sûr, l'interface d'administration fonctionnelle sait se connecter à votre annuaire d'entreprise (j'ai testé avec Active Directory ) de façon à finalement n'avoir à renseigner concernant chaque acteur, que les informations strictement propre à Elise, et pas les informations de connexion qui sont déjà dans votre annuaire d'entreprise.

l'illustration ci-dessous montre à quel point la bonne définition des profils des usagers est importantes car, elle lui octroie potentiellement la visibilité sur d'autres bannettes que sa bannette personnelle (lire Premier contact : Les bannettes d'Elise, la bannette nouveau). Dans l'exemple de l'illustration, l'acteur est "secrétaire" car il voit sa bannette personnelle, celle de son collaborateur et celle de son service

Image


Pour finir, il faut bien se souvenir que l'ensemble est modifiable à la volée par un administrateur fonctionnel, trop de droits, une personne oubliée dans l'organigramme, sont des choses qui sont "réparables" immédiatement.
on a d'ailleurs tendance, au début, à donner trop de droits aux acteurs (par exemple mettre tout le monde secrétaire ou chef de service (cf. l'article sur les rôles, évoqué plus haut)), c'est également très facilement modifiable par la suite.

Conclusions

Nous n'avons évoqué là que les briques essentielles de base, de l'administration fonctionnelle d'Elise.
Les administrateurs fonctionnels seront en fait en capacité de faire bien d'autres choses comme, peupler des référentiels, créer des casiers de distribution, concevoir et tester des workflow.
Mais c'est un autre sujet.

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avertissement : les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté à l'administration fonctionnelle dans Elise. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience.

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.

Crédit illustration http://archimed.fr
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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
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