L'administration fonctionnelle Elise : De quoi on parle

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans l'administration fonctionnelle de l'outil
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L'administration fonctionnelle Elise : De quoi on parle

Messagepar franck_29 » 23 Oct 2015, 13:50

Bonjour à tous,
Nous avons évoqué dans l'article de la série "premier contact" Premier contact : Administration fonctionnelle, fondamentaux l'administration fonctionnelle d'Elise dans une approche bottom-up, en traitant uniquement de la gestion des utilisateurs.

En fait l'administration fonctionnelle recouvre bien d'autres aspects, puisqu'elle concentre toutes les actions qui vont pourvoir être menées pour modifier ou adapter le fonctionnement de l'outil à nos besoins, par paramétrage et bien sûr, sans développement complémentaire spécifique.

On va donc retrouver bien sûr la gestion des utilisateurs, des workflows, des référentiels (carnets d'adresse, types de documents, modèles, casiers de distribution, etc...), mais aussi des paramétrages qui vont permettre la bonne intégration du système Elise au sein de notre architecture SI plus globale (gestion des annuaires, paramétrage inter-instances etc...)

In fine cela représente un périmètre d'actions possibles très vaste, requérant des compétences diverses.

Aussi, est-il important de classifier tout cela afin d'y voir plus clair, et surtout de bien prendre la mesure des impacts de l'arrivée d'Elise en terme de ressources d'administration qu'il faudra y consacrer. C'est l'objet de cet article que d'éclairer ce point.

Alors bien sûr, tout cela va bien sûr dépendre de la complexité de votre organisation, du nombre d'acteurs qui vont être impliqués dans le fonctionnement d'Elise et du nombre d'instance que vous allez mettre en oeuvre. J'y reviendrai dans la conclusion de cet article.

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Administration fonctionnelle vs administration technique : fin du débat

Pour le chef de projet non aguerri, une confusion est possible entre toutes les actions d'administration requises pour un SI comme Elise. entre l'administration fonctionnelle, l'administration technique et les actions d'administration système (exploitation) qui sont nécessaires, il faut bien avouer qu'il n'est pas aisé d'avoir les idées claires.

Pourtant, bien souvent, ces différentes activités seront à conduire par des équipes distinctes, avec des compétences et des responsabilités bien bornées et il est fondamental que les frontières soient bien claires. et in fine, la confusion vient bien souvent du fait que pour certaines opération d'administration fonctionnelles, des compétences techniques pointues sont parfois requises.

Donc pour faire simple, nous ne parlerons plus d'administration technique, mais seulement :
  • D'administration fonctionnelle : toutes les actions de paramétrage visant à modifier ou adapter le fonctionnel de l'outil Elise.
  • D'administration système : toutes les actions de mise en place et d'optimisation, visant à maintenir les performances et la disponibilité du SI au niveau choisi au sein de l'environnement informatique de votre organisation. (pas traitée dans cet article)

Les trois types d'administration fonctionnelle

En fait selon l'architecture fonctionnelle que vous avez retenue pour Elise chez vous, vous allez peut être avoir plusieurs instances, lire plusieurs bases courriers ou de documents. C'est dans cette hypothèse la plus large que nous allons nous positionner, car le fait de disposer de plusieurs instances, va occasionner un nécessité supplémentaire d'administration fonctionnelle.

Voici, donc les trois type d'administration fonctionnelle.

  • L'administration fonctionnelle "locale", qui s'opère au plus près des entités (service, département, groupe de services constituant une "unité" avec suffisamment d'utilisateurs, répartis au sein de plusieurs branches de l'organigramme). Cette administration consiste à gérer les utilisateurs (les déclarer dans le système avec leurs rôles et leur profil) et les "services" au sens d'Elise (cf. article en lien plus haut) et surtout à le "maintenir" dans le temps.
    Il n'est pas nécessaire que cette activité soit gérée au niveau central. En effet, ces actions s'opèrent aujourd'hui sans compétence informatique, et par subsidiarité, il peut y avoir du sens à déléguer cette activité au niveau le plus proche des acteurs. En effet, quoi de plus désagréable que, pour une opération consistant à ajouter un nouvel arrivant dans l'organisation, devoir en référer au niveau central et attendre.

  • L'administration fonctionnelle d'instance, consiste à finalement en les opérations d'administration fonctionnelle qui vont impacter toute l'instance. Par exemple, créer un référentiel de "type de documents" le rendra visible pour tous les acteurs de l'instance. Par opposition à l'administration locale, où ajouter un acteur dans une arborescence ne concerne finalement que cette arborescence, les activités menées au titre de l'administration fonctionnelle dite d'instance ont potentiellement un impact sur tous les utilisateurs de l'instance.
    Le périmètre des possibles au niveau de cette administration est plutôt vaste ; créer des référentiels, adapter ou créer des casiers de distribution, créer des plans de classement. Par ailleurs, le périmètre des compétences à acquérir pour les mener à bien est également plus étendu, la plupart des tâches pourront se faire via une interface WEB mais un réel apprentissage est nécessaire.
    Du coup, il y du sens à concentrer cette activité bien particulière.

  • L'administration fonctionnelle centrale, évidemment dans le cas où plusieurs instances Elise coexistent, il faut souvent répercuter le paramétrage de l'une vers l'autre, ou alors, gérer la communication et les échanges entre elles. Si cette activité n'est pas assurée, c'est l'édifice complet qui est mis en péril. On voit bien que l'impact potentiel de cette administration fonctionnelle là, est important. La encore, les compétences requises pour assurer ces fonctions peuvent être pointues, même si au quotidien elles sont rarement employées.

Conclusions

On a donc ici, les germes d'une bonne organisation de l'administration fonctionnelle d'Elise.

Il convient bien sûr d'aller plus loin et par exemple de dresser la liste des fonctions d'administration, en les positionnant dans les trois types listés plus haut et d'y porter la mention de la compétence nécessaire pour assurer la fonction, ainsi que sa fréquence d'emploi.

Ce travail est tout à fait possible, il a été fait et pourrait être l'objet d'un article fleuve. Il permet à des décideurs de connaitre précisément, et à l'avance, la charge requise d'administration pour un système comme Elise.

Bine sûr, ce travail, nécessaire dans les très grandes organisations, devient facultatif pour les organisations de taille humaine, où une personne cumulera les fonctions des trois types d'administration fonctionnelle. Bien souvent même, la troisième n'existera même pas.

Au passage d'ailleurs, l'idée n'est pas de dire que l'administration fonctionnelle est une chose complexe, c'est tout le contraire, mais qu'il peut être important d'en anticiper les besoins le plus en amont possible.

à très bientôt.

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avertissement : les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté à l'administration fonctionnelle dans Elise. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience. En particulier les termes d'administration locale, d'instance et centrale n'ont pas d'existence officielle auprès de l'éditeur

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.

Crédit illustration http://www.forma-search.com
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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
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franck_29
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