Vos administrateurs fonctionnels ont trop de droits ?

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans l'administration fonctionnelle de l'outil
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Vos administrateurs fonctionnels ont trop de droits ?

Messagepar franck_29 » 30 Nov 2015, 20:44

Nous avions vu il y quelques semaines dans l'article L'administration fonctionnelle Elise : De quoi on parle qu'il y avait globalement trois niveaux d'administration fonctionnelle autour d'Elise :
franck_29 a écrit:(...)
  • L'administration fonctionnelle "locale", qui s'opère au plus près des entités (service, département, groupe de services constituant une "unité" avec suffisamment d'utilisateurs, répartis au sein de plusieurs branches de l'organigramme). Cette administration consiste à gérer les utilisateurs (les déclarer dans le système avec leurs rôles et leur profil) et les "services" au sens d'Elise (cf. article en lien plus haut) et surtout à le "maintenir" dans le temps.
    Il n'est pas nécessaire que cette activité soit gérée au niveau central. En effet, ces actions s'opèrent aujourd'hui sans compétence informatique, et par subsidiarité, il peut y avoir du sens à déléguer cette activité au niveau le plus proche des acteurs. En effet, quoi de plus désagréable que, pour une opération consistant à ajouter un nouvel arrivant dans l'organisation, devoir en référer au niveau central et attendre.

  • L'administration fonctionnelle d'instance, consiste à finalement en les opérations d'administration fonctionnelle qui vont impacter toute l'instance. Par exemple, créer un référentiel de "type de documents" le rendra visible pour tous les acteurs de l'instance. Par opposition à l'administration locale, où ajouter un acteur dans une arborescence ne concerne finalement que cette arborescence, les activités menées au titre de l'administration fonctionnelle dite d'instance ont potentiellement un impact sur tous les utilisateurs de l'instance.
    Le périmètre des possibles au niveau de cette administration est plutôt vaste ; créer des référentiels, adapter ou créer des casiers de distribution, créer des plans de classement. Par ailleurs, le périmètre des compétences à acquérir pour les mener à bien est également plus étendu, la plupart des tâches pourront se faire via une interface WEB mais un réel apprentissage est nécessaire.
    Du coup, il y du sens à concentrer cette activité bien particulière.

  • L'administration fonctionnelle centrale, évidemment dans le cas où plusieurs instances Elise coexistent, il faut souvent répercuter le paramétrage de l'une vers l'autre, ou alors, gérer la communication et les échanges entre elles. Si cette activité n'est pas assurée, c'est l'édifice complet qui est mis en péril. On voit bien que l'impact potentiel de cette administration fonctionnelle là, est important. La encore, les compétences requises pour assurer ces fonctions peuvent être pointues, même si au quotidien elles sont rarement employées.
(...)


Et qu'effectivement, pour les grosses organisations, présentant plusieurs centaines d'acteurs Elise, il y avait du sens à déléguer une partie de l'administration fonctionnelle à des acteurs plus "locaux".

Image


Par exemple, on désignerait des administrateur locaux pour la DRH, la DAF et la DG, ceux-ci ayant en charge la gestion des utilisateurs (nouvel arrivant, départ, changement de profil etc...) et des branches d'organigrammes correspondantes (ajout d'un service, etc...).

Pourtant, le paramétrage "par défaut" du rôle d'administrateur fonctionnel d'Elise embarque des fonctions bien trop puissantes pour ces administrateurs locaux, à qui l'on voudrait par exemple déléguer la seule gestion de sous-branches de l'organigramme, puisque par défaut, le rôle d'administrateur fonctionnel permet à lui seul d'assurer les fonctions d'administration locale et d'instance comme par exemple de créer ou de supprimer des casiers.

Et bien, il faut savoir qu'il est possible de créer de nouveaux rôles comme celui d'administrateur local, et d'y affecter les seules fonctions nécessaires (gestion de leur branche d'organigramme) et enfin d'attribuer ce nouveau rôle à des acteurs que vous voudrez nommer "administrateur local".

Un utilisateur de notre communauté, a testé et mis en place cette fonctionnalité pour son organisation, aujourd'hui, il travaille avec près de 25 administrateurs locaux, qui ne risquent plus à chaque instant de perturber le paramétrage de l'instance, au niveau des casiers par exemple.
Selon ses dires, il s'est agit de quelques dizaines de minutes pour créer le rôle, et d'y affecter les 25 administrateurs locaux.


Peut-être que cette expérience pourra donner des idées à ceux qui cherchent à déléguer une partie de leur administration fonctionnelle.

on en parle ?
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#2

Re: Vos administrateurs fonctionnels ont trop de droits ?

Messagepar Eric_59 » 01 Déc 2015, 00:25

Bonsoir,
Si vous souhaitez déléguer en toute sérénité, il est bon de noter que, depuis les dernières versions, Elise trace l'ensemble des actions réalisées au niveau de l'organigramme.
Eric
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Re: Vos administrateurs fonctionnels ont trop de droits ?

Messagepar franck_29 » 01 Déc 2015, 00:31

Merci pour la précision ;)
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