Surspécification, inflation du besoin : les dangers

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Surspécification, inflation du besoin : les dangers

Messagepar franck_29 » 11 Août 2015, 14:25

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Bonjour à tous,
Dans un récent article Mise en oeuvre d'une GED : Les gradients de valeur je vous proposais une posture de rationalité dans les ambitions fonctionnelles que l'on peut légitimement avoir en tant que chef de projet responsable du déploiement du service de GED au sein de son entité.

Il est vrai que l'outil peut presque "tout faire", que sa richesse fonctionnelle est certaine, dès lors le réflexe de se dire "j'ai payé pour cela, alors je veux tout utiliser" est bien naturel.

Avant de foncer tête baissée vers cette tentation, je vous propose un petit parallèle, rappelons nous ce que l'on entend souvent à propos d'outils tels que le traitement de texte Open Office, que l'on n'en utilise que 10% des capacités.
Et c'est vrai !
Mais est-ce grave?
Je n'en suis pas certain.
Le fait est que l'usager de bureautique a énormément gagné en productivité, que oui, c'est mieux d'utiliser les feuilles de style, mais c'est un fait que bien peu les utilisent.
Et pourtant, au final, le gain de productivité est bien réel.

Dans un projet de déploiement d'un outil comme Elise, il me semble que c'est encore plus vrai.
  • Pensez en permanence à votre état initial, d'où vous venez, et quand il sera question de mesurer le chemin parcouru, ce ne sont pas les quelques mètres gagnés grâce une fonctionnalité particulière qui feront la différence. Ce qui comptera c'est "d'où vous venez", et "où vous êtes arrivés", des kilomètres.
  • Résistez à une forme usuelle de pression, celle de vos utilisateurs. Le gain du projet est celui qu'obtient l'organisation dans son ensemble, pas un acteur particulier. Bien sûr il est des acteurs particuliers qui ont cette vision globale, il faut les débusquer et les "emmener" avec vous.
  • Choisissez de (à tout le moins militez pour) procéder par incrément, par étape, grâce à cet effet cliquet, vous capitaliserez en crédit, vos utilisateurs en connaissance. Vous pourrez ensuite reprendre de l'élan pour aller plus loin. N'oubliez pas : "on n'a pas fait Paris en un seul jour".

Pourquoi cette attitude?

-Pour cantonner votre niveau de risque, en tant que pilote du projet, dans le domaine du raisonnable ou du maîtrisable.
-Pour des raisons de maîtrise des coûts (une fonctionnalité supplémentaire représente des coûts de formation, d'accompagnement, voire de paramétrage, voire peut avoir un impact sur l'architecture technique).
-Pour des raisons de tenue des délais (tenir les délais d'un projet c'est difficile, ne vous en ajoutez pas)

Prenons un exemple concret.

Prenons une entité qui veut utiliser Elise pour la gestion de son courrier (arrivée et départ). Bon choix ;)
Son état initial est le suivant aucun outillage spécifique n'est en place, il n'existe pas vraiment de base courriers instituée, peut être un ou deux répertoires partagés classés par année. Les courriers au départ sont véhiculés par messagerie vers ceux qui doivent les valider pour in fine atterrir dans un secrétariat avant signature et envoi.

Il faut à terme instrumenter toute la fonction courrier, à savoir :
  • numérisation
  • enregistrement
  • injection en base
  • mise en circulation et affectation aux acteurs responsables de la réponse à donner
  • création des courriers départ
  • circuit de visa dématérialisé
  • signature
  • injection en base
  • envoi des courriers au départ.

Bon, du classique, voire du très classique.

Devant un tel cas de figure, compte tenu de l'état initial de l'entité, des efforts d'organisation, peut être de modification des processus, des couts d'accompagnement et de formation, mon humble préconisation serait de procéder en deux voire trois étapes...

Première étape: Circuit arrivée, avec Numérisation, Enregistrement, injection en base, mise en circulation: Pour le circuit départ, injection en base par le secrétariat et envoi des courriers.
Seconde étape: signature électronique (peu d'acteurs concernés)
troisième étape : le gros morceau, l'instrumentation du circuit de visa interne.

Mon sentiment est que pour l'entité, l'étape 1 permet de capitaliser 80% de la valeur apportée par le projet : l'essentiel étant la constitution d'une base courrier dans laquelle il sera possible d'effectuer des recherches approfondies. (que de chemin parcouru depuis l'état initial)

L'étape 2 ajoute la dématérialisation de bout en bout, c'est un vrai gain qui doit être recherché.(encore un grand bout de chemin)

L'étape 3 quant à elle, sera à traiter ultérieurement, quand les acteurs auront bien appréhendé l'outil et auront le sentiment de le maîtriser pour leur usage. Car dans ce cas d'usage, il serait aisé de spécifier le fameux mouton à 5 pattes ;) et aussi, par la même occasion, de créer de l'insatisfaction

Conclusions

j'ai pris le risque de vous exposer mon avis, ce n'est qu'un avis.
Qu'en dites vous pour votre part... Que je suis "bien peu ambitieux" ? ;)

A plus tard dans les commentaires.




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Re: Surspécification, inflation du besoin : les dangers

Messagepar mjollnir » 11 Juil 2016, 10:43

Particulièrement intéressant comme approche.

Il me semble que la diffusion des courriers entrants peut être faite facilement avec la notion de processus.
Cette fonctionnalité de base est à montrer dès la mise en production.

Pour les courriers départ, le fait d'avoir un circuit d'élaboration + un circuit de diffusion en perd plus d 'un.
Effectivement, la notion de circuit d'élaboration des courriers départ est beaucoup plus difficilement maîtrisable pour un utilisateur peu expérimenté.

Il y a plusieurs façon d'enregistrer les courriers départ dans Elise.
Une bonne pratique initiale serait surement de faire l'élaboration du courrier hors Elise et de le dématérialiser avant son départ physique du service émetteur au destinataire.

Avoir le QR Code ou le code-barre du chrono est tout de même un plus.
La re-numérisation s'en trouve grandement simplifiée (après signature par exemple).

Créer le courrier départ depuis Elise permet de bénéficier de cette fonctionnalité.
Il y a d'autres moyens.
mjollnir
 
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