Mise en oeuvre d'une GED : Les gradients de valeur

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Mise en oeuvre d'une GED : Les gradients de valeur

Messagepar franck_29 » 03 Sep 2015, 09:58

Je souhaite partager avec vous, le fruit d'une réflexion sur le coût que représente la mise en place d'un outil de GED comme Elise au sein d'un organisation, et surtout de comparer ce coût aux réels apports de la solution.

Au delà de ce que représente la mise à disposition de la solution technique (qu'on sait bien évaluer), il faut bien sûr intégrer les coûts de réflexion initiale, du changement dans le fonctionnement de l'organisation et de son accompagnement tout au long du processus de transformation.

La conclusion est qu'il ne faut pas aller trop loin, ou à tout le moins, procéder par étape, dans l'inflation fonctionnelle et dans ses objectifs de transformation. Faute de quoi, le coût à consentir pourrait bien en effet être démesuré et sans réel rapport avec les effets obtenus.

Entrons dans le détail

Commençons par un graphique qui tente de représenter graphiquement l'évolution des deux notions, coûts, et valeur produite pour l’organisation.

Image

il n'est certes pas très bon et pêche surtout par son aspect strictement qualitatif en se gardant bien d'afficher le moindre chiffre. Qu'importe, Il met bien en évidence le phénomène.
En abscisse, nous avons trois incréments fonctionnels, trois paliers, correspondant à des états "stables" de l'utilisation d'un outil de GED :
  • Constitution de la base documentaire.
  • Intégration complète des processus d’injection dans cette base.
  • Connexion au SI métiers de production.

Le premier état est celui dans lequel, l'utilisation au quotidien de l'outil, en utilisant ses fonctions à minima, va conduire bon an mal an à la constitution d'une base documentaire, dans laquelle tous les documents du périmètre considéré se retrouveront dans la dite base.
C'est par exemple le cas d'une entité qui utilise Elise pour son "Courrier", tout les courriers transitent par un point central qui veille à l'injection des courriers dans la base.

Ce premier incrément représente beaucoup de valeur pour ladite entité. Cette base documentaire va faire référence et l'organisation gagnera énormément par rapport à son état initial ou elle ne disposait pas d'une telle base.
La contrepartie de ce gain conséquent est relativement faible, peu de changement dans l'organisation sont finalement à consentir

Le second état, va plus loin que le premier dans la mesure où les processus d'alimentation de la base documentaire sont plus ou moins "instrumentés" par l'outil. Dans cet incrément fonctionnel, on mettra en ordre de marche les "workflow documentaire"' et autres "chemins de suivi" de façon que depuis les producteurs, les documents transitent par un ensemble d'acteurs concernés et impliqués dans le processus d'élaboration et de délivrance des documents.

Ce second incrément représente un surcroît de valeur dans la mesure où outre le fait que la base soit dûment constituée au fil de l'eau, une plus grande fluidité est attendue dans le "processus d'alimentation", en revanche de nombreux acteurs vont être impactés, dont des acteurs à responsabilité.
Le schéma veut montrer que le surcroît de valeur n'est obtenu qu'après avoir consenti un coût important.

Le troisième état, quant à lui est sorte d'aboutissement dans lequel l'automatisation est poussée à un point tel que la base documentaire alimente un SI métiers (ex: système de facturation) ou qu'un SI tiers alimente la base documentaire.

Un tel incrément fonctionnel sera nécessairement l'occasion de coûts importants (humains s'il ne sont pas techniques)

Discussions et conclusions

En réalité le schéma est bien sûr une caricature voire une provocation tant chaque cas est particulier.

Il n'en demeure pas moins que pour éviter de se retrouver là où les courbes divergent (explosion des coûts pour des apports réels qui ne sont pas en rapport avec la dépense), il faudra à chaque phase de son projet, savoir en permanence jusqu’où "ne pas aller trop loin", accepter parfois que tout ne soit pas complètement automatique, et surtout bien calibrer son périmètre d'intervention (quels sont les documents que je veux incorporer).

le jalonnement de son projet par les fameux états intermédiaires (effet cliquet) évoqués plus haut, est clairement un cheminement qui peut porter ses fruits. Dans la mesure où à l'usage, l'organisation "apprend" et capitalise, le surcoût (accompagnement et résistance) pour franchir un incrément sera moindre.

Dans tous les cas, le risque de diverger doit être mesuré en permanence dans le cycle de vie du projet.
Dans les phases amont du projet, consacrer du temps à la définition de son périmètre est du temps, et de l'argent, qui sera gagné au centuple par la suite.
Les modifications en cours de réalisation (au sens réalisation dans le mode projet), dues à un nouveau besoin, ou une nouvelle "ambition" seront potentiellement lourdes de conséquence et devront vous amener à vous repositionner sur les courbes décrites plus haut.

En cas de difficultés, la tendance à "charger" l'outillage sera forte, mais très souvent, ce dernier ne sera pas la cause première de vos difficultés.
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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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franck_29
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