Lexique, terminologie

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Lexique, terminologie

Messagepar franck_29 » 15 Sep 2015, 18:09

Ci-dessous figurent des notions quasiment incontournables pour nombre d'entre nous.
Les définitions qu'il contient ont vocation à être améliorées, corrigées et augmentées par tout un chacun. N'hésitez pas à faire part de vos commentaires à la suite de ce post, les contributions seront répercutées dans le corps de ce premier post.

On pourrait par exemple y adjoindre un ensemble d'éléments plus spécifiques à Elise ;)


Archivage
L’ensemble des règles, processus et pratiques permettant la conservation des documents sur toute la période nécessaire sous forme de données figées (non modifiables). L’archivage a pour finalité l’interrogation fine et aisée des objets conservés.

Capitalisation des connaissances
Recueillir, mettre en forme et rendre disponibles les connaissances critiques pour l’entreprise. Ceci implique de transformer des connaissances tacites (expérience, savoir et le savoir faire détenu par les acteurs ou le collectif d’acteurs), en connaissances explicites. Cette démarche demande la mise en place des pratiques et des méthodes de capitalisation de connaissances.

Capture des documents/informations
L’ensemble des processus conduisant à la pérennisation (l’archivage) des documents : l’enregistrement, le classement, l’ajout de métadonnées et la fixation des contenus du document source.

Classement
1/Fonction ayant pour objectif de rattacher une information ou/et un document à une structure et une série logique (qu’il s’agisse d’un dossier physique ou d’un répertoire électronique) propre à faciliter l’utilisation ultérieure et la référence.
2/ Identification et ordonnancement systématique des activité métiers et/ou des documents en catégories selon une structure logique prédéfinie, des méthodes et des règles concrétisées dans un plan de classement. [ISO 15 489]

Connaissance
Information que l’utilisateur, dans un contexte donnée, entend exploiter pour une action particulière.

Cycle de vie de document
Période qui s’étend de la naissance de l’idée (conceptuelle) jusqu’à la destruction (logique et physique).

Courrier
Documents produits et reçus dans le cadre de l’exercice de l’activité administrative soumise à l’obligation légale de la gestion normative et probante de sa production documentaire.
Le vocable "courrier" désigne au sens large tous les documents officiels portant signature, ayant un caractère contraignant, et opposable d’un point de vue légal ou réglementaire. Ceci englobe les supports les plus divers (papiers et numériques) et concerne les documents émis et reçus (flux entrants et sortants) notes, courriers et leurs pièces jointes, factures, contrats, messages électroniques, télécopies, téléprocédures, formulaires Web, etc., y compris les échanges avec les correspondants extérieurs à l'organisation (autres administrations, instances judiciaires, partenaires industriels, particuliers, etc.).

Document
1/ Support d’information et l’information
2/ Association significative d’informations quels qu’on soient son support, son format et son langage.
3/ Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité.

Documents d’archives/Record
Document créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. Le document/record doit présenter les caractéristiques d’authenticité, fiabilité, intégrité et exploitabilité. [ISO 15 489-1 : 2001(F)]
Note : Un document peut être papier, microforme, support magnétique ou autre support numérique. Il peu comporter toute combinaison de texte, données, graphiques, son, graphiques, images, images animés, documents HTML/XML, multimédia et les documents composites.

Donnée
Représentation d’une idée ou d’un fait sous une forme conventionnel, codé et structurée en vue de traitement automatique généralement par un outil informatique

Dossier d’affaire
1/L’ensemble des informations qui tracent et documentent une action, a une valeur de preuve supérieure à la somme des valeurs des pièces constitutives.
2/ Ensemble organisé de documents traitant du même sujet ou procédant de la même activité ou opération.

Fonds documentaire
Ensemble des documents produits et reçus par un organisme géré selon les règles communes issues de la politique de gestion de l’information et des documents.

Gestion de l’information
Processus couvrant le repérage et l’évolution des sources, la collecte, le traitement, l’analyse, la diffusion, la conservation et la destruction éventuelle de l’information par rapport à des besoins identifiés et qualifiés et à l’aide de méthodes ou d’outils appropriés

Gestion du courrier La "gestion du courrier" englobe la totalité du cycle de traitement du courrier : acquisition des flux entrants, distribution sécurisée, circuit de traitement et de suivi, production et gestion des courriers sortants, stockage courant, classement et archivage, recherche

Gestion des connaissance/Knowledge Management (KM)
La gestion des connaissances est une démarche stratégique pluridisciplinaire visant à attendre l’objectif fixé grâce à l’exploitation optimale des savoirs de l’entreprise. Elle recherche le rassemblement, l’échange et la valorisation des compétences intellectuels internes.

Information
1/ Ensemble des données liées entre elles, porteuses de sens.
2/ Donnée(s) acquise(s) d’une source.
3/ Réputée objective et peu interprétée

Management de l’information (MI)
Activités coordonnées pour orienter et contrôler un organisme en matière de gestion de l’information.
Le management de l’information doit être au service de la stratégie de l’organisme et permettre aux acteurs d’accéder aux connaissances utiles pour le fonctionnement au quotidien de l'organisation et les prises de décisions nécessaires.

Métadonnées
1/Ensemble structuré de données servant à localiser et à décrire une ressource informationnelle consignée sur un support documentaire, en vue de faciliter et d’améliorer son repérage, sa gestion, son usage ou sa préservation.
2/ Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents et leur gestion dans le temps.

Parapheur
Un parapheur est un ensemble de documents constitué en vue de recueillir des avis et une signature : il peut comprendre des pièces jointes et des pièces justificatives

Plan de classement
Organisation hiérarchique des séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents

Records Management (RM)
Champs de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme du document.

Série (du plan de classement)
Partie d’un plan de classement partant de n’importe quel point de l’arborescence et englobant tous les dossiers en dessous de ce point.

Sous – dossier
Subdivision intellectuelle d’un dossier d’affaire.

Suivi des opérations (workflow)
Action de fixer et d’imposer des étapes et des échéances dans le traitement des affaires :
- définition des étapes de décision et des tâches dans l’élaboration d’un document,
- attribution de la responsabilité d’une opération à une personne,
- enregistrement de la date d’exécution prévue d’une opération et de la date de réalisation.
La mise en œuvre du suivi des opérations n’est possible de manière efficace que si les documents sont enregistrés dans le système d’archivage avant de les faire suivre aux personnes désignées.

Référentiel de conservation
Les référentiels de conservation contiennent des règles de conservation/destruction qui fixent les règles de conservation et de sort final des documents archivés. Le progiciel peut comporter plusieurs règles de conservation/destruction. Les référentiels de conservation recensent l’ensemble des règles pouvant s’appliquer aux séries du plan de classement, aux dossiers, sous dossier et volume, aux documents, aux types de document.
Les référentiels de conservation manipulent au minimum les notions suivantes : délai de conservation au sein de l’organisme (DCO) et sort final du document.

Volume
Subdivision d’un sous-dossier.
Note : ces subdivisions sont créées pour améliorer la maniabilité du contenu des sous-dossiers, grâce à des petites unités faciles à gérer. Elles sont mécaniques (basées sur un nombre de documents, des numéros ou un laps de temps) plutôt qu’intellectuelles.

Dématérialisation
Action de transformer un processus de façon à y supprimer le recours à tout support papier

Scanner
Action produire une image numérique d'un document papier. L'action produit un simple fichier image.

Océrisation
Action d'analyser le fichier image produite à l'issue du scannage, en vue d'en récupérer certaines métadonnées, ou informations sémantiques

Numérisation
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