Besoin d'une AMO pour déployer Elise ?

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Besoin d'une AMO pour déployer Elise ?

Messagepar Laurent_33 » 10 Déc 2015, 17:30

Vous voulez mettre en oeuvre une gestion de courriers ou de documents au sein de votre entité. Mais voilà, vous avez de nombreuses questions sur le "Quoi faire", le "Comment faire", des interrogations voire des craintes sur "l'apport réel du projet". Ou encore, vous êtes désemparé face à l'offre disparate disponible sur le marché des outils informatiques de gestion de documents. Et enfin vous avez des besoins fonctionnels incontournables.

Image


C'est peut-être une bonne idée que de recourir à une assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO).

Pour ce qui me concerne, l'apport d'une AMO, pour la compétence et le regard extérieur qu'elle m'a apporté, à été important. Aussi, je vous propose en partage, les quelques points clés du mandat que j'avais donné à ce prestataire extérieur.

L'idée n'est certainement pas de prétendre que c'est ce qu'il faut faire, loin de là, mais plutôt de vous donner quelques pistes qui m'ont personnellement été utiles.

Contexte global, contraintes imposées.

Dans notre cas, nous avions décidé de ne pas modifier (fonctionnellement et techniquement) l'ensemble de nos SI producteurs de documents alors en place, même si ces documents devaient se déverser dans le système de GED à mettre en place, et dans un SAE que nous n'avions pas non plus.

Les raisons de ce choix étaient multiples :
  • laisser indépendantes les applications par rapport au système de GED,
  • faciliter les évolutions des versions des SI en place, sans avoir à remettre en cause le système de GED voire le système de SAE,
Par ailleurs nous avions également un ensemble d'exigences incontournables que le futur système devait supporter
  • pouvoir s'ouvrir à la gestion électronique de l’information (fichier informatiques et bureautiques, images, films, son)
  • être souple dans la création et la gestion du contenu : (dossiers, documents),
  • permettre l’intégration de toutes les évolutions normatives à court et moyen termes ainsi que les standards du domaine et les règles édictées par les instances gouvernementales :
    • directives des ministères,
    • règles spécifiques aux archives départementales de mon département,
    • transfert vers (et de) les instances locales externes à mon entité (une mairie),
Ainsi que d'autres contraintes liées à l'archivage de nos documents.

Une assistance à maîtrise d'ouvrage pour éclaircir et dérisquer toutes ces exigences.

Je vous les propose dans le post suivant.
N'hésitez pas à poser des questions ou à me demander des précisions sur cette opération.
Laurent
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#2

Points clés de la prestation d'AMO

Messagepar Laurent_33 » 10 Déc 2015, 17:31

Voici donc la teneur (simplifiée), les points clés, de la prestation d'assistance à maîtrise d'ouvrage.

Phase préliminaire :

* Réunion de lancement
Définition de l’équipe projet au niveau du pouvoir adjudicateur et du titulaire et de toutes propositions émanant du titulaire.
Elle permettra aussi la mise au point d’un calendrier d’exécution.

 Phase 1 :

 * Réalisation d’un diagnostic et une analyse de l’existant et des besoins
Au-delà de l’étude de besoins effectuée, le candidat poursuivra ce travail de diagnostic et d’analyse des besoins y compris autour des produits actuellement en place à la mairie.
Cette étude sera effectuée en tenant compte de l’ensemble des progiciels métiers existant dans la collectivité et des solutions de dématérialisation qui y sont associées (proposées par les différentes sociétés de progiciels).
Un inventaire de la typologie documentaire en fonction des services et métiers devra être réalisé.
Le prestataire présentera notamment un avis éclairé et des recommandations sur l’archivage électronique.
 
* Présentation de l’état de l’art du marché.
Le titulaire présentera les différentes solutions présentes actuellement sur le marché avec leurs points forts et leurs points faibles (techniques et financières) et les évolutions du marché (solution propriétaire et libre).
Ces présentations s’accompagneront de recommandations sur les évolutions à apporter au niveau matériel, logiciel et règlementaire mais également sur les incidences organisationnelles et humaines.
Le document sera accompagné des incidences sur ces niveaux afin de cibler les impacts de la mise en place d’une GED.
L’archivage électronique étant la dernière étape de « vie » d’un document, cet aspect devra être présenté en fonction de la typologie documentaire présentée.
Les normes et les standards seront présentés notamment en concordance entre la réglementation RGS et normes européennes.

 Phase 2 :

 * Aider à l’élaboration de 3 scenarii minimum de mise en place d’un ou plusieurs outils permettant de répondre aux besoins et permettant l’interopérabilité des applications et des systèmes informatiques.
Le titulaire proposera plusieurs scenarii au maître d’ouvrage, qu’il argumentera, estimera financièrement et inscrira dans un planning de mise en œuvre tenant compte des calendriers réglementaires et des contraintes de la mairie.
 
Phase 3 :

 * Conseiller sur le mode projet à adopter pour la mise en œuvre du projet
En fonction de chaque scénario, outre la planification, un descriptif du mode de projet à mettre en œuvre sera décrit : type et nombre de marché (procédures, acquisition, intégration), accompagnement souhaitable, intervenants à intégrer, pilotage du projet.
L’impact changement doit être identifié afin de mettre en place certaines mesures internes avant le démarrage du projet. Ce point sensible devra être défini par scénario avec les mesures à prendre avant et pendant le projet.

Phase 4 :
 
* Rédiger le dossier de consultation des entreprises.
En fonction du scenario et de la procédure de mise en concurrence retenus par le comité de pilotage, le titulaire rédigera le DCE (CCTP, RC, AAPC, CCAP, A.E +Annexes) en lien avec le groupe de projet et le chef de projet informatique désigné par la mairie.
 
Phase 5 :

Assistance à l’analyse des candidatures, des offres et au choix du titulaire.

TRANCHES CONDITIONNELLES
 
Tranche 1 :

*Assister le service informatique dans la phase d’implémentation et de recette de la
solution retenue à l’exception de l’archivage électronique.

Le soumissionnaire assurera ensuite,  le suivi de la mise en œuvre pratique de la solution retenue en :
-    assurant le lien avec le prestataire retenu,
-    co-animant les comités de projet et pilotage avec la mairie (préparation des comités de pilotage, compte rendu, ...),
-    en participant à la définition du paramétrage en fonction de l’étude préalable,
-    en assurant la phase de recette de la solution (rédaction du cahier de recette avec le prestataire, suivi de la mise en œuvre de cette phase, rédaction du rapport de recette).
 
*Assurer la conduite au changement
- Propositions de plans de communication auprès des acteurs et des utilisateurs,
- animation d’ateliers de présentation du produit et des changements qui vont se produire.
- Propositions d’un plan de formation des services utilisateurs, administrateurs et de l’encadrement.
- Préparation des nouvelles procédures de traitement de courrier de la collectivité
 
Tranche 2 : Archivage électronique

 Le soumissionnaire assurera le suivi de la mise en œuvre pratique de la solution retenue en :
-    assurant le lien avec le prestataire retenu : assistance à la mise en place du projet en fonction des préconisations.
-    co-animant les comités de projet et pilotage avec la mairie (préparation des comités de pilotage, compte rendu, ...),
-    en participant à la définition du paramétrage en fonction de l’étude préalable,
-    en assurant la phase de recette de la solution (rédaction du cahier de recette avec le prestataire, suivi de la mise en œuvre de cette phase, rédaction du rapport de recette).
 
*Assurer la conduite au changement
-  Propositions de plans de communication auprès des acteurs et des utilisateurs,
-  Propositions d’un plan de formation des services utilisateurs, administrateurs et de l’encadrement.

Tranche 3 : Prestations complémentaires


-Des journées d'intervention de chef de projet "Experts"
-Des journées d'intervention de chef de projet "Junior"

 
Laurent
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#3

Re: Besoin d'une AMO pour déployer Elise ?

Messagepar franck_29 » 11 Déc 2015, 10:06

Grand merci @Laurent_33 pour cet article ;)
Et vous autres? avez-vous ou prévoyez-vous de recourir à une AMOA ?
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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#4

Re: Besoin d'une AMO pour déployer Elise ?

Messagepar Laurent_33 » 11 Déc 2015, 10:51

De rien, c'est avec plaisir que d'apporter des éléments d'expérience à notre communauté!
Laurent
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