Un CCTP pour vous accompagner dans le déploiement : Exemple

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Un CCTP pour vous accompagner dans le déploiement : Exemple

Messagepar franck_29 » 28 Déc 2015, 20:59

Introduction.

Nous avons vu dans l'article The "guide de déploiement" : Comment déployer Elise, l’ensemble des actions qu'il fallait mener à bien pour déployer le service offert par Elise, au sein d'une grande organisation.

Pour rappel, nous avons, dans l'article pré-cité, établi une liste des activités à conduire :

  1. Adapter l'organisation de l'entité (processus et organisation)
  2. Communiquer
  3. Mettre à disposition une documentation de référence
  4. Paramétrer les droits d'accès des utilisateurs
  5. Installer techniquement l'outil
  6. Reprendre les données existantes
  7. Former les différents acteurs
  8. Accompagner le lancement du système

En réalité, des moyens internes limités ou peu expérimentés, une surcharge liée à des priorités fixées sur d'autres objectifs peuvent justifier le recours à une assistance externe.
C'est l'objet de cet article que de vous proposer un exemple de cahier des charges, à adapter à votre cas particulier, pour définir la juste assistance pour vous aider à réussir votre déploiement.

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Résumé des prestations attendues

Périmètre du présent marché

Le marché se compose de prestations d’accompagnement dont le périmètre est une entité organisationnelle de type sous-direction, faisant intervenir un maximum de 300 acteurs Elise et pas plus de 3 niveaux hiérarchiques.
L’accompagnement d’une entité au titre de ce marché constitue une opération d’accompagnement d’un projet de déploiement.
Le marché peut prévoir plusieurs de ces opérations (ex : DRH, Finances, Direction Opérationnelle)

Prestations d’assistance au déploiement du service « gestion du courrier »

Pour chacune des sous-actions listées en introduction, fournir la juste prestation d’assistance à l’entité, pour lui permettre de déployer le service gestion du courrier en son sein.
Cette prestation inclue :
  • des contributions en mode interactif (réunion, entretien avec des acteurs clés)
  • la fourniture de livrables de recommandations et de synthèse pour chaque sous-action
  • le suivi des actions de déploiement


Détail des prestations attendues pour une opération d'accompagnement

Exigences générales liées aux actions identifiées comme nécessaires au déploiement : introduction

Pour l’ensemble des chapitres qui suivent, le contenu des actions à conduire, est détaillé dans le document de référence (The "guide de déploiement" : Comment déployer Elise).
Ces actions demeurent de la responsabilité du chef de projet du donneur d'ordre, on parle aussi dans la suite, de maîtrise d'ouvrage.

L’objet de la prestation est, pour le titulaire, d’apporter une contribution décisive sur chacun des points listés plus bas. Il détaillera dans son offre les moyens et la méthodologie qu’il s’engage à mettre en œuvre pour réaliser cette contribution. A cet égard, les exigences décrites ci-après sont exprimées en termes de résultat à atteindre.

1- Adapter l'organisation de l'entité (processus et organisation)

Rappel : objet de l’action

C’est sans doute le point fondamental du déploiement du service. La mise en place d’un outil peut tout simplement être contre-productive si les adaptations d’opportunité nécessaires n’ont pas été réalisées. Il est donc nécessaire d’optimiser les processus courrier (départ, arrivée, management) et le cas échéant de faire évoluer l’organisation initiale.

Objectif de la prestation :

Avec le chef de projet de la maîtrise d'ouvrage,
• Formaliser les processus « courrier arrivée », « courrier départ », « management de la fonction courrier » initiaux
• Formaliser ces mêmes processus en version cible
• Décrire l’organisation cible optimale pour les processus cible

2- Communiquer

Rappel : objet de l’action

La communication doit être adaptée au niveau de chaque organisation au sein de laquelle le SI doit être déployé. Les actions de communication (locales à l'organisation) doivent être structurées de façon à répondre aux trois questions que se posent les acteurs du processus courrier :
• Pourquoi ce projet ?
• Ce qui va changer pour moi ?
• Comment vais-je être accompagné ?
Répondre concrètement à ces questionnements est de nature à favoriser l’adhésion des acteurs impliqués dans la transformation

Objectif de la prestation :

Avec le chef de projet de la maîtrise d'ouvrage,
• Définir le contenu des actions de communication
• Réaliser concrètement les actions de communication nécessaires auprès et en fonction des acteurs concernés

3- Mettre à disposition une documentation de référence : Plans de classement (facultatif)

Rappel : objet de l’action

La mise en œuvre d'Elise peut s’accompagner (changement d’opportunité) de la mise en place d’un plan de classement propre à l’entité. Cette action structurante est du ressors exclusif du donneur d'ordre.

Objectif de la prestation :

L’implication du titulaire est donc réduite au simple suivi de l’action.
• S’assurer que la problématique de la mise en œuvre du plan de classement est prise en compte par le chef de projet de l’entité. Et vérifier, en terme de planification si sa mise en œuvre est compatible avec le déploiement d'Elise.

4- Paramétrer les droits d'accès des utilisateurs

Rappel : objet de l’action


Il s’agit là de la fonction d’administration fonctionnelle initiale du système :
  • l'identification des acteurs qui vont y intervenir ainsi que leur rôle
  • la définition et le paramétrage des workflows de validation pour
    • Le processus de validation (pour les courriers à émettre)
    • Le processus de distribution (pour les courriers reçus)
  • Le paramétrage des restitutions souhaitées par l'organisation en matière de management de la fonction courrier
  • L'injection du plan de classement souhaité lors de l'étape ci-dessus
  • La surveillance du système d'un point de vue fonctionnel.
Objectif de la prestation :

• S’assurer que les données requises sont bien disponibles, à défaut les obtenir des différents acteurs et les formaliser de façon à simplifier le paramétrage initial.

5- Installer techniquement l'outil (pour mémoire, car hors du périmètre d'une opération d'accompagnement)

Rappel : objet de l’action

La mise en œuvre de l’architecture technique est du ressors exclusif du donneur d'ordre.

Objectif de la prestation :

L’implication du titulaire est donc réduite au simple suivi de l’action.
• S’assurer que la date prévisionnelle ou effective de mise à disposition de l’architecture technique est compatible, en termes de planification, avec le déploiement du service Elise au sein de l’entité. le cas échéant proposer une re-planification des différents travaux de sa responsabilité

6- Reprendre les données existantes (optionnel)

Rappel : objet de l’action

C'est une opération essentiellement technique mais le rôle des fonctionnels en matière d'exécution et de contrôle des opérations de reprise des données ne doit pas être négligé.
C’est en outre une opération facultative qui sera, selon le projet de déploiement, à activer ou pas.
Le titulaire prévoira un chiffrage optionnel (avec reprise de données, sans reprise de données)

Objectif de la prestation :

• Assister le chef de projet (de l’entité au sein de laquelle on déploie le service courrier) dans la vérification de la compatibilité des données à reprendre. (Les données à reprendre sont-elles compatibles avec Elise)
• Assister le chef de projet, en vérifiant que des acteurs techniques et fonctionnels de l’entité sont bien mobilisés pour les opérations techniques et fonctionnelles de la reprise de données.
• S’assurer de la compatibilité en termes de planification, de l’opération de reprise de données avec le planning général du déploiement du service Elise, au sein de l’entité. (en particulier alerter au plus tôt la maîtrise d'ouvrage, de tout besoin technique de développement de module de reprise spécifique).

7- Former les différents acteurs

Rappel : objet de l’action

L’enjeu de fournir aux acteurs Elise la juste formation au nouvel outillage est évident. Il conviendra néanmoins de veiller à ce qu’elle soit adaptée à chaque typologie d’acteurs.
Point important :
Il n'incombe pas au titulaire, dans le cadre de la prestation de dispenser des actions de formation.
Les besoins de formation autres que ceux liés à l’outillage, seront traités dans le chapitre communication (cf. plus haut)

Objectif de la prestation :

• Identifier les besoins de formation par typologie d’acteurs Elise.
• Planifier les besoins de formation identifiés au sein de l’entité à déployer, et les faire remonter à la maîtrise d’ouvrage dès qu’ils sont connus.
• Si des besoins spécifiques sont identifiés, les faire remonter à la maîtrise d’ouvrage du projet (donneur d'ordre) qui pourra, le cas échéant, faire concevoir puis dispenser cette formation spécifique

8- Accompagner le lancement du système

Rappel : objet de l’action

la maîtrise d'ouvrage propose une assistance téléphonique et par mail afin de répondre aux questions que l'utilisateur se pose. Mais ce dispositif, notamment lors du lancement du système est insuffisant.
la désignation d'un "correspondant local" à l'entité, vers lequel ses utilisateurs pourront se retourner en cas de question.

Objectif de la prestation :

L’implication du titulaire est donc réduite au simple suivi de l’action.
• S’assurer que l’entité prend en compte ce besoin pour ses utilisateurs.

Exigences liées au management de la prestation

Dispositions relatives aux modalités de suivi du projet

• Le titulaire organisera des réunions régulières de suivi de sa prestation. Il en proposera l’ordre du jour 3 jours avant, et en rédigera le compte-rendu dans un délai de 5 jours maximum après la tenue de la réunion.
• Le titulaire maintient un planning des opérations qu'il conduit : Tout changement de calendrier doit être approuvé par la maîtrise d'ouvrage.
• Le titulaire entretient mensuellement un catalogue des risques identifiés avec pour chaque risque : sa gravité, les actions de maîtrise des risques entreprises avec leurs dates objectifs de réalisation et l’avancement de ces actions.

Dispositions relatives à la gestion de la documentation

• Le titulaire maintient un référentiel de toute la documentation liée au projet (documents de présentation, compte-rendus) qui est rendu disponible et accessible en permanence aux utilisateurs de la maîtrise d'ouvrage et de son assistance éventuelle.

Planning, délais, conditions de recette

Une opération d’assistance au déploiement durera un maximum de 2 mois*
L’acceptation (ou le rejet) des livraisons est prononcée par la maîtrise d'ouvrage qui dispose de 5 jours ouvrés pour ce faire

*Ce délai de 2 mois peut fortement varier selon : la taille de l'entité à déployer, son organisation initiale, le fait qu'elle utilise (ou pas) déjà un outil de gestion de son courrier. Il sera à affiner par la maîtrise d'ouvrage en fonction de ces éléments.

Livrables

Le candidat précisera dans son offre les livrables qu’il associe aux différentes exigences listées aux paragraphes ci-dessus. Chaque livrable sera en outre assorti d’un délai contractuel pour sa réalisation, lui aussi précisé dans l'offre.

crédit illustration : http://leleanmanufacturing.com/lean-man ... eadership/





Conclusions

Une fois de plus il ne s'agit que que d'un exemple de définition de prestation d'accompagnement. Vous pourrez la modifier à loisir pour la faire correspondre à vos besoins. En particulier la prestation prévue ici, est censée être réalisée par un titulaire autre que l’éditeur d'Elise, certains d'entre vous souhaiteront envisager un portage différent, pour y adjoindre, par exemple, les prestations de formation à l'outil.

N'hésitez pas à en discuter ici même.
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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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