Communication avec vos utilisateurs : êtes-vous au top ?

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Communication avec vos utilisateurs : êtes-vous au top ?

Messagepar franck_29 » 02 Fév 2016, 14:42

Bonjour,
Je voudrais aujourd'hui revenir sur toute l'importance d'une bonne communication avec vos utilisateurs, ceux qui interviennent sur Elise.
Vous le savez c'est important, essentiel même, mais en avez-vous toujours le temps ? Etes-vous certain de les atteindre tous ? Vos messages atteignent-ils leur cible à chaque fois?
N'avez vous jamais rencontré des utilisateurs qui vous répondaient avec aplomb, "je n'étais pas au courant" ? Parfois peut-être avec raison d'ailleurs.

En effet, dans le contexte souvent porteur d'enjeux importants, du déploiement d'un outil structurant comme Elise (cf. La fonction courrier d'une organisation, c'est stratégique), une bonne communication est essentielle... et une bonne communication c'est trois choses : "le bon message, au bon moment, pour tous les bons acteurs".

Cette communication s'ajoute bien entendu au reste des actions à conduire pour assurer notre déploiement, et tant que les jours ne dépasseront pas 24 heures, nous serons en difficulté.

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Fort heureusement, une fonctionnalité de notre Outil Elise, existe pour nous aider, c'est la rubrique "Actualités" que je me propose de vous détailler, car elle est fort utile pour maintenir informée la communauté de vos utilisateurs.
L'utilisation par défaut que fait Archimed de cette fonction est d'afficher une ou plusieurs pages d'informations décrivant les nouveautés offertes par l'outil. A chaque mise à jour, sauf paramétrage contraire, nous avons cet affichage, qui reviendra tant que nous n'aurons pas cliqué sur le bouton "j'ai lu".

Nous allons voir comment utiliser cette fonctionnalité à notre profit, dans le but de communiquer avec nos utilisateurs.

Il faut se rendre sur l'interface d'administration, et cliquer sur le lien '"actualités", comme indiqué ci-dessous.

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Vous arrivez sur une interface ... inhabituelle pour ceux qui ne pratiquent qu'Elise

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On entre dans le cœur du sujet, vous allez définir quelques métadonnées sur votre article.

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Globalement :
  1. vous renseignez un titre
  2. vous choisissez le type d'article (avertissement, important etc...), et juste en dessous, vous précisez le statut (brouillon, diffusable, désactivé) on peut commencer par "brouillon" ;)
  3. Cliquez pour lancer un éditeur HTML fort complet, et saisissez votre message, comme par exemple ci-dessous ;


    Image
    Ciquez sur "envoyer",
  4. Enregistrez le document.

Globalement, nous en avons terminé, il suffit de mettre votre article en mode "diffusable" et chaque utilisateur, verra votre nouveau message, à chaque nouvelle connexion à l'outil Elise, tant qu'il n'aura pas cliqué sur "j'ai lu".

Conclusions, mise en pratique

Nous avons donc là un bon moyen pour "toucher" tous (on peut régler plus finement les profils des acteurs qui verront votre message mais ce n'est pas le propos de cet article) vos utilisateurs, tous ceux qui se servent d'Elise.
C'est donc un moyen de communication on ne peut mieux ciblé, bien plus efficace que de déposer de l'information sur un intranet qui ne sera pas consulté aussi assidûment. Je ne parle pas d'envoi de mail, vos utilisateurs sont comme vous, ils en reçoivent bien trop pour tous les considérer avec l'attention dont vous avez besoin pour votre communication.

Pour finir, je ne résiste pas à vous dire l'intense plaisir que je verrais à ce que vous mentionniez "Lettre à Elise" dans vos communications internes.
Avouez qu'un encart comme celui là aurait de l'allure ;)

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---
Je n'ai fait qu'effleurer le sujet, d'autres détails (les droits, le cycle de vie, etc...) peuvent être réglés. Vous trouverez le comment faire, dans la documentation d'administration d'Elise / Gestion des actualités, disponible via le bouton "?" de l'interface d'accueil d'Elise

Et vous, vous utilisez cette fonctionnalité?
Pour bien débuter sur le forum : la charte, FAQ, Comment faire ?
Les points essentiels en quelques clics : Notre Blog
Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
Ancien directeur d'un projet visant à déployer Elise dans une grande organisation
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franck_29
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#2

Re: Communication avec vos utilisateurs : êtes-vous au top ?

Messagepar vmenou » 15 Fév 2016, 11:46

Bonjour à tous,

Pour notre utilisation, nous avons créé une page d'accueil qui s'intitule : "Les 10 règles d'or d'Elise".

C'est un rappel rapide et clair des petites choses à ne pas oublier, propre à notre utilisation d'Elise, à l'Administration Communale de Montigny-le-tilleul (65 utilisateurs).

Des liens vers un syllabus sont disponibles.

Voici donc nos 10 règles d'or :

1- Toujours penser à vérifier toutes les boites qui vous sont attribuées (boite(s) de service et boite personnelle) (3.2.1);


2- Toujours modifier un document Word ou PDF à partir du bouton de l'onglet du document (ou de la liste des pièces jointes) (Document Word 4.6.1, document PDF 4.3.1.2);


3- Toujours créer le chemin de suivi d'un courrier de départ (ainsi que pour les mail), lors de la création de la fiche du courrier (4.5.1);


4- Pour les chefs de service, penser à prévenir le service informatique de vos absences pour mettre en fonction la délégation de service (9.1) ;


5- Ne jamais modifier le plan d'archivage (4.4.2.1);


6- Bien distinguer 'transférer' et 'réaffecter' un courrier (4.4.1);


7- Bien distinguer 'terminer' une tâche et 'clôturer' un courrier (4.4.3);


8- Ne jamais communiquer l'adresse mail d'elise, elle sert uniquement à injecter des mails reçus vers Elise, créant pour chaque mail un courrier différent;


9- Ne pas oublier de scanner les courriers « sortants » lorsque ceux-ci sont signés et veiller à ce que la fiche du courrier ne soit pas ouverte pendant la numérisation.


10- Considérer les courriers comme expédiés et cocher "ainsi que les documents liées" si nécessaire.
vmenou
 
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