GED, Transformation numérique... Et Elise dans tout ça ?

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GED, Transformation numérique... Et Elise dans tout ça ?

Messagepar franck_29 » 07 Fév 2016, 17:50

Bonjour à tous,
Je vous propose cette fois une réflexion suscitée par la lecture de deux articles traitant du domaine de la GED, qu'a relayé le compte twitter @archimedteam (le compte officiel d'Archimed) et dont je souhaite vous faire part à mon tour.

Le premier : Dématérialisation : pour une gestion documentaire efficiente et performante, du journal du net, nous explique sans surprise, qu'aujourd'hui, la dématérialisation est un axe de progrès incontournable pour les organisations, et que la GED est un outil essentiel pour capter l'ensemble des sources d'information qui irriguent l'entreprise. La GED se positionne donc en clé de voute du processus de dématérialisation.

Le second : De la GED à la transformation numérique, du nouvel économiste, enfonce le clou et va plus loin dans l'analyse, les GED doivent aujourd'hui être "omnicanales", c'est à dire "ingérer" l'information quel que soit le support via lequel elle pénètre l'entreprise.
Mais ce n'est pas tout, car au delà du même du support, pour aller plus loin, la transformation numérique de l'organisation requiert que le dispositif qui ingère les informations entrant dans l'entreprise, monte "en compétence". Une forme de deep inspection sur les documents intégrés de façon à en "comprendre" le sens, doit être mise en oeuvre. On parle dans l'article de compléter les données des métadonnées qui permettront de la caractériser et donc, d'identifier une facture, une réclamation client, un bon de commande, le CV d'un candidat. L'objectif ultime étant évidemment de gagner un temps précieux qui se transformerait en avantage concurrentiel.

Les deux articles concluant, c'est quand même un peu la mode, qu'en France, nous sommes en retard. Vrai ou faux, la question est ailleurs. La question qui nous intéresse est de savoir comment se positionne notre outil Elise, dans cette mouvance, dans cette "transformation numérique" de nos organisations.

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Et aujourd’hui, Elise dans tout ça ?

Tout d'abord, le premier des constats faits par les deux auteurs est que la GED est l'outil nécessaire pour aller plus loin dans la dématérialisation. Il me semble, en outre, que quand on place cette GED au cœur des flux d'informations entrant et sortant de l'entreprise (hé oui, le courrier) le positionnement n'en sera que plus stratégique (cf. un précédent article : La fonction courrier d'une organisation, c'est stratégique) et impulsera plus facilement la "transformation numérique".
A cet égard, nombreux sont les membres de Lettre à Elise qui utilise la GED Elise pour gérer leur courrier, c'est donc un premier bon point.

Le second point, relevé par les deux auteurs, postule que la GED doit être omnicanale, c'est à dire que l'information entrante, doit être injectée dans le service de GED quel que soit le support via lequel l'information arrive dans l'organisation. Pour ce qui concerne Elise, sans être expert, les méthodes d'injections sont nombreuses et permettent, il me semble, de faire face à énormément de cas de figure quand au support sur lequel réside l'information :
  • La numérisation classique (cf Premier contact : Elise et Docfactory, l'injection de doc.)
  • L'intégration des mails avec le module Mailfeeder
  • L'intégration de FAX
  • La prise en compte de documents de sortie de vos SI métiers avec Docfactory
  • La prise en compte de formulaires web
  • l'injection depuis vos SI métiers par l'API Elise (webservices)

Un module comme "open311" s'inscrit aussi dans cette perspective d'injecter de l'information (en provenance du citoyen) vers le moteur de GED Elise des organisations.

Mais l'enjeu de demain est dans la reconnaissance des données : Comment se place Elise ?

Depuis les début de l'informatique, on assiste de temps en temps à des sauts d'abstraction. Plus le temps passe (et plus la technique et la puissance de l'informatique sous-jacente le permettent) plus les systèmes se rapprochent de leurs utilisateurs, plus ils se mettent à leur portée et parlent leur langage. On ne parle désormais plus d'octet, ni même comme ensuite, de donnée, mais désormais de facture ou de CV, on s'abstrait de plus en plus vers des notions complexes, toujours plus éloignées des contingences techniques.

En GED on constate la même évolution, on ne parlera bientôt plus de document papier, de mail ou de fax à intégrer, ni même de courrier, mais de facture, de réclamation citoyen à traiter.

L'enjeu est donc, le plus rapidement possible, d'apporter le traitement adéquat à l'information reçue par l'organisation. Cela nécessite de la reconnaître au plus tôt. La GED Elise offre des outils qui vont en ce sens. Je pense à :
  • DocFactory qui désormais sait reconnaître le type de document qu'il reçoit, et y piocher les métadonnées décisives.
  • l'API d'Elise qui permet d'injecter des documents qui sont des factures dans votre SI métiers de comptabilité (par exemple).
  • à la fonctionnalité SmartLink qui par recoupement d'informations contenues en son sein, reconstitue la notion de dossier (dossier client, dossier commande, dossier candidat, etc...)

Conclusions : toujours plus vite

La tendance lourde est d'aller de plus en plus vite, de traquer le moindre "temps mort" pour le remplacer par du temps utile, du temps ajoutant de la valeur ; la tendance est inexorable. Cela se déroule au sein même de nos organisations mais également avec son environnement extérieur.
Tout va encore s'accélérer, et aux côtés des EDI qui permettent déjà l’échange de données structurées avec vos fournisseurs, vos sous-traitants voire vos clients. Votre GED, et ici Elise a un rôle comparable et central à jouer pour ce qui est de l'échange de données non structurées.
Certaines pourront l'être (structurées) à terme, et d'ores et déjà un enjeu de normalisation est à l'oeuvre (qu'est-ce qu'une facture qu'est qu'une commande etc) et le chantier est énorme. Mais dans une grande majorité des cas, l'information non structurée restera non structurée (ouf) et dans ce cas, et bien votre GED aura un rôle fondamental de point focal pour tous vos documents sortants et entrants. Documents entrants qu'il faudra intégrer, comprendre, et injecter dans vos SI métiers pour une réponse toujours plus rapide.

A ce stade, il me semble que l'outil que nous avons choisi, Elise, coche toutes les cases nécessaires pour entrer de plein pied dans un avenir toujours plus rapide vis à vis des sollicitations, toujours plus intégré vis à vis de nos métiers.

Partagez-vous cette vision de l'avenir ?
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Président du club des utilisateurs d'Elise, administrateur de la communauté "Lettre à Elise"
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franck_29
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