Séminaire dématérialisation par STEDIA : Les collectivités

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Séminaire dématérialisation par STEDIA : Les collectivités

Messagepar franck_29 » 20 Mars 2016, 20:41

le 17 mars 2016, le groupe STEDIA, partenaire historique d'Archimed, organisait un séminaire "dématérialisation" à l'attention des collectivités.
Je ne vous cache pas ma perplexité a priori, tant le thème choisi "Dématérialisation" me semble aujourd'hui galvaudé et employé un peu dans tous les sens.
De la dématérialisation, n'en faisons nous pas tous depuis de très nombreuses années, ne sommes nous pas les Monsieur Jourdain de la dématérialisation ? Où alors, faudrait-il réserver ce terme uniquement en cas de dématérialisation de la signature ?

Quoi qu'il en soit, le premier élément positif venait du fait que l'audience était très ciblée, celle des collectivités territoriales, fort bien représentées autour de la table, et du discours proposé, très lié au quotidien et aux attentes de ces dernières.

Une architecture SI digne d'une grande entreprise

Très honnêtement, j'avoue que je n'avais pas idée de la diversité des métiers à l'oeuvre dans nos collectivités, et à ce titre ce séminaire était fort instructif.
Une collectivité c'est en fait une société de services qui a pour clients des administrés, des usagers, des citoyens. La palette de services offerts est extrêmement large. l'illustration ci-dessous en donne un petit aperçu sous l'angle des métiers exercés en collectivité.

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La diversité des services à rendre, l'impératif de qualité de service dû à l'usager, la pression à la baisse des ressources des collectivités enjoignent ces dernières à se poser la question de leur transformation numérique ; une voie pour réussir la quadrature du cercle de rendre un service de meilleure qualité malgré des ressources en baisse.

Et elles font face, à ce titre, aux même défis que les entreprises du secteur concurrentiel.

Un retour d'expérience par la vice-présidente de Lettre à Elise

Plus concrètement Jessica TURQUET-PASCAUD Chef de projet e-administration Ville de Poitiers et Communauté d’Agglomération Grand Poitiers, nous a fait part de son expérience pratique en nous présentant ses réalisations concrètes pour sa très grande collectivité.

Vu que Jessica est également vice-présidente de Lettre à Elise, j'ai évidemment écouté avec la plus grande attention son propos, et je voudrais relever quelques points de son intervention. Car au delà de la panoplie de services en ligne, pour certains plutôt impressionnants, qui est désormais disponible pour les usagers, c'est sa démarche que je souhaite souligner.

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Sa posture est intéressante : Pilote de projet 2.0

" Le rôle de l'informaticien a changé, il est essentiel pour lui de bien observer les acteurs dans leur mode de fonctionnement, sur le terrain pour finalement comprendre intimement le fonctionnement d'une organisation. C'est le préalable indispensable à tout outillage "numérique". Ensuite il ne faudra pas se borner à instrumenter le processus tel qu'il fonctionne depuis des années, mais bel et bien, fort de cette étape d'observation fine, de chercher à l'améliorer en supprimant par exemple les étapes inutiles ou redondantes, les ruptures dans la circulation des flux, etc.."

et de continuer :

"La clé de la réussite réside sans doute dans la capacité d'écoute envers les acteurs de terrain, et dans le respect des rôles de chacun"

Pour finir, je ne résiste pas à partager avec vous sa position sur les services en lignes et la dématérialisation, vis à vis de l'usager :

" On a beaucoup dit que la mise en place de services en ligne, déshumanisait la relation avec l'usager. Paradoxalement, Il n'en est rien, la mise en place de services "en ligne", apporte et crée du lien entre l'usager et les services, nous le constatons quotidiennement."


La dématérialisation : un projet de transformation

A ce stade, il devient évident que la "modernisation" des collectivités et surtout la mise en ligne des services qu'elles offrent, va demander bien plus que d'acquérir un outil, aussi riche fonctionnellement soit-il, et requérir bien plus de temps que les quelques semaines nécessaires à une telle acquisition.

La solution n'est clairement pas non plus dans le plaquage d'outils "numériques" sur des processus de fonctionnement qui resteraient immuables.

Nous nous trouvons en fait face à de véritables "projets de transformation", impactant potentiellement, les organisations, les processus de fonctionnement, nécessitant un véritable accompagnement au changement pour des acteurs qui parfois, devront presque changer de métier. Quelques sessions de formation n'y suffiront clairement pas.

On retrouve à l'évidence des thèmes dont je vous avais déjà longuement parlé dans la section "articles de fond" du forum de la communauté "Lettre à Elise"

Conclusion

Ce séminaire était l'opportunité de prendre un peu de hauteur par rapport au seul outil Elise/Docfactory dont nous traitons habituellement dans ces colonnes. C'était dans le même temps, l'occasion de voir que ce même outillage avait toute sa place dans les collectivités "transformées et modernisées".
En effet, instrumenter un processus comme la gestion du courrier, ou mettre en place d'une GED, domaines éminemment transverses, donne systématiquement lieu à l'examen du couplage avec ses processus métiers et ses autres systèmes d'information.
Et il est une clé, largement évoquée dans le séminaire, que j'ai passée sous silence jusqu'ici, qui est : l'interopérabilité de toutes les solutions techniques. Il va falloir les faire travailler toutes ensemble, pour aboutir à la notion concrète de système d'information "unifié" de la collectivité.

Dans ce contexte, l'outil Elise que nous utilisons, offre, notamment avec sa panoplie de webservices , des capacités concrètes pour figurer en bonne place, au cœur du SI unifié, de nos collectivités

à très bientôt.
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