Elise GED SmartAgent : Les types de document c'est important

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Elise GED SmartAgent : Les types de document c'est important

Messagepar franck_29 » 09 Juin 2016, 11:11

Bonjour à tous,

il y a peu se tenait le deuxième DevCamp Elise de l'année (DevCamp 2 : SmartAgent/DocFactory 2-3/06@Lille), qui cette fois, était dédié au SmartAgent et aux webservices de DocFactory.
Toutes les fonctionnalités et nouvelles possibilités offertes par ce SmartAgent, que j'avais déjà évoquées dans la série "Secret d'Elise" (Secret d'Elise -2- SmartAgent les workflows dynamiques et Secret d'Elise -3- SmartLink démystifié) ont été présentées en vraie grandeur.

L'intérêt évident de ce DevCamp était qu'au delà des "communications" nécessairement vulgarisatrices et "vendeuses" de l'éditeur, plus loin que les présentations trop fonctionnelles que j'en avais faites dans les articles "secret d'Elise", la mise en oeuvre du SmartAgent était détaillée pas à pas.

La logique de l'implémentation se déployait sous les yeux des "participants", apportant son lot de compréhension et de "ah d'accord" pour finir par le "démystifier" et enfin permettre aux participants de véritablement se projeter avec leurs besoins concrets, et d'envisager comment ce SmartAgent pourrait concrètement leur apporter des éléments de solution. A ce sujet, je vous conseille la présentation de @greg_59 que je vous propose en pièce jointe de cet article.

Mais avant de se projeter, d'envisager de réduire nos goulots d’étranglement, de fluidifier nos processus par l'approche SmartAgent, il est une chose importante sur laquelle il est essentiel de revenir : le typage de vos documents.

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Définir les types de vos documents est essentiel

Il me semble que l'une des caractéristiques clées d'Elise est son polymorphisme : une réelle capacité à s’adapter à nos processus, même si l'on ne souhaite pas (ou ne peut pas) refondre et structurer ses processus. Finalement, quelque soit le degré de maturité de nos processus, en particulier le processus courrier, Elise saura s'adapter pour rapidement permettre à l'organisation de gagner en fluidité, qualité du service rendu, en traçabilité etc...
Il existe plusieurs organisations de notre communauté qui n'ont pas défini le moindre type de documents, et qui pourtant ont énormément progressé dans la gestion de leur processus.

Mais cette approche a ses limites.

Car si l'on souhaite aller plus loin, instrumenter des "processus métiers", faire du BPM, faire du case management, avec le minimum d'intervention humaine, il faudra en passer par une étape de réflexion supplémentaire sur les types de vos documents.

C'est un peu la contrepartie du surcroît d'automatisation que pourra nous apporter Elise et sa fonctionnalité SmartAgent. Les branchements conditionnels, la copie de champs, les ajouts automatiques de documents liés (exemples), toutes ces fonctions de haut niveau, sont adossées à des types de documents (une facture, une lettre de voiture, une candidature RH, une réclamation citoyen).

Aussi, bien plus que dans la simple fonction de "gestion du courrier", une étape de définition et de caractérisation des types de documents, ceux là même dont vous voulez automatiser le traitement (circulation, extraction de métadonnées, diffusion conditionnelle, complétude de dossier, etc...) devra être conduite. Vous en déduirez notamment les différentes métadonnées qui vont caractériser votre document.
Cette démarche, est finalement une étape de modélisation, et à l'image d'une démarche de type relationnelle ou UML, vous identifierez les liaisons entre vos différents types de document et cela vous aidera à avoir une vision globale et fine de votre processus.

La suite, avec Elise et SmartAgent, ne sera finalement plus que de l'implémentation.

Et à ce sujet, je vous renvoie vers la présentation de @greg_59

SmartAgent.pptx
Présentation de @greg_59
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à très bientôt.
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franck_29
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