Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

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Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

Messagepar franck_29 » 10 Oct 2016, 19:33

Bonjour à tous,
Comme cela a été rappelé lors de la journée ElisA au cours d'une table ronde sur la gestion électronique de courrier avec Elise, le maintien d'un double circuit (en dématérialisé avec Elise, et, le papier) est à terme une mauvaise solution pour l'organisation.
Ce fait est d'ailleurs déploré dans nombre de retours d'expérience après quelques mois d'utilisation (cf. Si c'était à refaire : Elise dans une ville du Bordelais, et Si c'était à refaire : Elise dans une ville de Normandie).

Pourtant c'est une méthodologie qui est souvent observée, elle est censée faciliter le changement pour les utilisateurs qui n'ont pas à changer du tout au tout leurs habitudes du jour au lendemain.
Le vrai problème avec cette façon de faire c'est qu'in fine, pour les utilisateurs, Elise se positionne alors comme un outil de plus à renseigner, et ils ne voient pas clairement la pleine valeur de l'outil. Seuls quelques'uns d'entre eux, ceux qui font des recherches par exemple, percevront la plus-value.
Mais au bout du compte, l'organisation n'en tirera pas le plein effet.

Aussi, cette mesure (double circulation) est très souvent assortie d'un délai ; on permet la double circulation pendant un temps de transition donné, avec l'objectif de ne plus laisser que la circulation via Elise à l'issue de cette période.
Mais en pratique, il est bien souvent difficile de revenir en arrière. L'habitude est prise, et l'outil ne donnera pas sa pleine mesure, au pire il sera perçu, souvent légitimement, comme une contrainte de plus par certains acteurs.

C'est ce constat qui fait dire aux chefs de projets que, si c'était à refaire, ils supprimeraient la circulation papier dès le début. (cf. retours d'expérience cités plus haut)

Sur un autre angle, certains autres acteurs opposeront à l'arrêt de la circulation papier, la nécessité légale de procéder à l'archivage des courriers reçus, et que comme c'est bien souvent aux services d'endosser cette responsabilité, ils doivent dès lors, recevoir le papier, alors bon... Fin du débat.

Fin du débat ? Pas si sûr.

double circulation2.jpg


En réalité, avant l'arrivée d'Elise, quand tout était simple ;) la circulation du courrier papier soutenait deux grandes fonctions dans les organisations.
  • L'archivage (le courrier papier arrivait, ou passait, par une entité chargée de l'archiver)
  • L'exploitation du courrier (sa circulation pour information de qui de droit et pour lancer les actions à initier suite au courrier, à tout le moins y répondre)

Au pire, tout le monde pourra convenir qu'Elise est très à l'aise pour traiter le second point : l'exploitation du courrier.
Les plus novateurs d'entre nous argueront que pour l'archivage, il peut aussi être à l'aise. Mais convenons, dès lors qu'il est décidé de conserver le papier pour archivage, il n'y aura d'autres choix que d'abdiquer.

Il me semble que la clé pour bien exploiter Elise découle de cette dualité : il faut re-séparer les fonctions

  • Tout ce qui est circulation, annotations, consignes, diffusion, actions à lancer suite à l'exploitation du courrier passe par Elise, exclusivement.
  • Le papier circule pour sa part vers l'entité en charge de les archiver, sans aucune autre plus-value.

Au passage, on constatera que ces deux fonctions, une fois séparées, n'ont pas les mêmes exigences niveau réactivité. Le traitement et l'exploitation du courrier, c'est du temps court, alors que son archivage c'est du temps long. On pourra donc, à l'occasion de la mise en place d'Elise, une fois admis, la séparation des deux fonctions, se poser la question du juste besoin en terme de rythme d'archivage. Et peut-être que dans certaines organisations, une transmission du papier pour archivage, une fois par semaine, peut-être plus, sera suffisante.

Je vous laisse à ce point de mes réflexions personnelles pour écouter les vôtres.

Quelle est votre expérience en matière de double circulation ? Comment avez vous géré cette difficulté ?
Vous nous en parlez ?
Vos retours d'expérience en intéresseront plus d'un, je vous l'assure.
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#2

Re: Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

Messagepar M.A » 14 Oct 2016, 08:43

Bonjour,

initialement, ELISE a été conçue (en partie) pour limiter le papier voir le supprimer.
Il faut essayer de vivrre avec son temps. (l'ère du numérique quoi !!)
Ce sont souvent les" anciens" qui sont "réfractaires" aux changements.
Cela peut se comprendre, c'est comme passer d'une PEUGEOT 306 à une TESLA !!

Une des plus value d'élise est que si vous voulez imprimer, vous le faites que si c'est nécessaire!!
De fait, des économies de papiers.

De plus, pour les pros-papier, si les personnels qui traitent les courriers sont croisés avec du sang de tortue, vous n'êtes pas prêt de voir le courrier papier :shock: :shock:


A TITRE DE RETEX:
Là ou je travaille, il y a encore les courriers papiers, pourtant cela fait depuis 2010 que le service est déployé.
A mon sens, les gens qui sont pro papier perdent en réactivité car ce dernier arrive parfois 2 jours après l'enregistrement dans élise!!

Conclusion, il faut du temps et de la pédagogie auprès des usagers afin de pouvoir utiliser le service de manière optimal!!

cdlt.
M.A
 
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#3

Re: Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

Messagepar Sandrine_69 » 14 Oct 2016, 11:10

Bonjour,

Nous utilisons Elise depuis 2013 et pourtant le papier circule encore ; nous avons tout de même réussi à ne plus faire de copie papier lorsqu'il s'agit d'informer un deuxième service.

Si nous arrêtons la circulation du courrier papier, que faisons-nous de ces documents ? qui les classe ? comment ? qu'est-ce qui peut être détruit ? la numérisation du document est-il juridiquement valable s'il s'agit de convention, arrêté de subvention.... par exemple ?

Je suis preneuse de toute information ou mode de fonctionnement à ce sujet.

Par avance, merci
Sandrine_69
 
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#4

Re: Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

Messagepar franck_29 » 26 Oct 2016, 21:01

voilà ce sur quoi je suis tombé : (merci @nico92)
ExtraitReglementationGrandEst.jpg


vous saviez ça ?
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#5

Re: Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

Messagepar Sandrine_69 » 02 Nov 2016, 08:53

Bonjour,

Merci pour ces informations qui me seront très utiles.
Bonne journée
Sandrine
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