Supprimer le circuit papier ? Un nouveau décret (5/12/2016)

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Supprimer le circuit papier ? Un nouveau décret (5/12/2016)

Messagepar franck_29 » 13 Déc 2016, 00:39

Il y a quelques semaines nous avions ici même un débat sur le délicat sujet de la suppression du circuit papier dans nos organisations équipées de l'outillage Elise (cf. Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?).
Ce sujet est d'une actualité brûlante dans la mesure où vient de paraître au journal officiel du 6 décembre 2016, le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil.

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legigrance.fr a écrit:Ce dernier présume fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu d'un acte, dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. Le présent décret vient préciser les modalités du procédé permettant de présumer la fiabilité de la copie réalisée, c'est-à-dire sa fidélité à l'original et son incorruptibilité.

Est présumée fiable, au sens du deuxième alinéa de l'article 1379 du code civil, la copie résultant :

Article 1

- soit d'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie ;
- soit, en cas de reproduction par voie électronique, d'un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 6 du présent décret.

Article 2

Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie.
La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles.

Article 3

L'intégrité de la copie résultant d'un procédé de reproduction par voie électronique est attestée par une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable.
Cette condition est présumée remplie par l'usage d'un horodatage qualifié, d'un cachet électronique qualifié ou d'une signature électronique qualifiée, au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.

Article 4

La copie électronique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
Les opérations requises pour assurer la lisibilité de la copie électronique dans le temps ne constituent pas une altération de son contenu ou de sa forme dès lors qu'elles sont tracées et donnent lieu à la génération d'une nouvelle empreinte électronique de la copie.

Article 5

Les empreintes et les traces générées en application des articles 3 et 4 sont conservées aussi longtemps que la copie électronique produite et dans des conditions ne permettant pas leur modification.

Article 6

L'accès aux dispositifs de reproduction et de conservation décrit aux articles 2 à 5 fait l'objet de mesures de sécurité appropriées.

Article 7

Les dispositifs et mesures prévues aux articles 2 à 6 sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie électronique produite.


Ce texte stipule donc que dès lors que les conditions énumérées aux articles 2 à 6 sont respectées, à savoir :
  • Production de métadonnées lors de la numérisation
  • Une emprunte électronique calculée lors de la numérisation pour rendre décelable toute modification ultérieure (intégrité dans le temps)
  • Conservation de la pièce numérisée de façon à empêcher toute altération
  • Conservation des empruntes de façon à empêcher toute altération
La copie vaudra l'original papier qui pourra donc être détruite.

Voilà donc qui apporte un souffle d'air frais, avec cependant quelques zones d'ombre qui subsistent pour les utilisateurs d'Elise.

Certains observateurs ont immédiatement commenté le texte en mettant des solutions derrière les articles 4 et 5, à savoir des solutions de SAE et de coffre-fort électronique. C'est effectivement fort adapté pour des problématiques d'archivage, or, la question n'est pas complètement liée à l'archivage quand on fait de la gestion de courrier avec Elise.
Le besoin est de "toute de suite" remplacer l'original par une copie numérique, qui idéalement serait véhiculée par Elise, et conserverait la même valeur que l'original, bien avant de penser à l'archivage.
il reste donc à valider, la capacité d'Elise, à assurer les exigences des articles 4 et 5, à savoir la conservation de la copie numérique en s'assurant de son incorruptibilité

Qu'en pensez-vous ?
Qu'en pense l'éditeur ?
Votre avis de spécialiste sur cette question serait très appréciable ;)
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franck_29
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