Elise en mobilité, pour qui ? Et pour faire quoi ?

Dans cette section, des sujets pour discuter et proposer des améliorations à l'éditeur
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Elise en mobilité, pour qui ? Et pour faire quoi ?

Messagepar franck_29 » 22 Mai 2016, 00:35

Une discussion est actuellement en cours sur le dossier "Elise en mobilité", elle se déroule ici-même et attend toujours vos commentaires et contributions ([Appel à discussion] Elise et le travail en mobilité).
A ce stade de la discussion, pour faire suite à la réunion du 12 mai qui ne s'est pas tenue, et surtout pour confirmer tout notre intérêt sur ce dossier je vous propose une petite prise de position personnelle.
Vous y retrouverez beaucoup d'éléments d'un de nos membres fondateurs (@boris), mais aussi d'autres issus de remarques que j'ai glanées au gré d'échanges que j'ai pu avoir avec certains d'entre vous et quelques "responsables" acteurs de quelques processus instrumentés par Elise.

Un projet comme la mise en oeuvre d'une solution "Elise en mobilité", commence par l'examen de quelques questions fondamentales et essentielles tant elles vont conditionner et structurer le produit final.

Les deux premières questions à se poser : "Pour qui" et, "pour faire quoi".

Ces deux questions sont d'ailleurs liées dans la mesure ou le "pour qui" va bien souvent impliquer le "pour quoi", et c'est délibérément que je choisis de les traiter dans cet ordre.

Elise en mobilité : Pour qui ?

En effet, nous sommes encore bien loin du BYOD (Bring Your Own Device) généralisé, et à ce que j'ai vu, les smartphones professionnels, sont encore distillés non pas au compte goutte par les organisations à leurs acteurs, mais avec une certaine parcimonie. En conséquence, le premier constat que l'on peut faire c'est que tous les acteurs Elise au sein d'une entreprise n'auront pas de smartphone (sauf à utiliser le leur, ce qui peut poser des problèmes de sécurité qu'une organisation devra traiter avant de laisser faire) pour utiliser Elise.

En conséquence, dans un premier temps, seuls quelques acteurs disposeront du dispositif (tablette, smartphone) pour utiliser Elise. Souvent il s'agira de personne à responsabilité, qui, par chance sont aussi souvent des personnes clés dans le déroulé des processus instrumentés par Elise.

C'est donc naturellement à ces "personnes clés" que devraient s'adresser les premières versions d'Elise en mobilité : des responsables de service, des directeurs, des chefs.

Elise en mobilité : Pour quoi faire ?

La réponse est nécessairement un sous-ensemble assez restreint des nombreuses fonctionnalités qu'embarque le produit Elise Desktop.

De quoi a besoin un chef quand il est en déplacement, entre deux rendez-vous, dans sa voiture ?
Quels services est-il en droit d'attendre quand il est en déplacement d'un système comme Elise ?

C'est la question intéressante, et c'est celle là à laquelle il faut répondre dans un premier temps (comme l'ont d'ailleurs fait les intervenants du sujet rappelé en introduction). Tout va dépendre des processus instrumentés par Elise dans vos organisations, commençons par faire l'hypothèse que seule la fonction courrier est concernée. Il est essentiel de travailler par étape.

Je propose, en synthèse, les fonctionnalités suivantes (liste volontairement réduite à l'essentiel Etre informé et Réagir) :
  1. Pouvoir prendre connaissance des courriers (et de ses tâches) et le cas échéant consulter les courriers "urgents" ou "importants" tout simplement, ceux qui ne peuvent pas attendre.
  2. Les attribuer, les pousser ou les annoter pour définir ses consignes. Les cas échéant envoyer une alerte par mail, afférente à ce courrier, à un collaborateur.

Quelques idées en vrac : l'importance des notifications

Je vous propose en vrac, quelques idées qui me semblent importantes dans l'optique de la réalisation des deux objectifs énoncés plus haut.
  • L'écran d'accueil doit être un véritable tableau de bord (dashboard) présentant à l'utilisateur l'ensemble des actions requérant son attention. Et seulement celles-là.
    En conséquence il faudrait :
    • Pouvoir dans Elise, signifier que tel courrier ou telle tâche est "urgente" et aura sa place dans le tableau de bord mobile de l'usager. Cela peut se faire via un "flag" spécifique à créer ou existant à dévoyer pour l'occasion.
      Ex: je suis l'assistant de direction, nous recevons un courrier de l'URSSAF, je le marque comme urgent et l'attribue au chef (qui du coup en sera notifié sur son mobile)
  • Un appui sur chaque élément du tableau de bord (courrier urgent, tâche, alerte...) me propose une visualisation du détail de la fiche (synthétique) ainsi qu'un menu d'actions possibles adapté à ce qui est attendu de moi
    • détails, terminer, transférer, télécharger, commenter, etc...
      mais aussi :
    • Alerter par mail.
  • Permettre la saisie vocale pour tout commentaire, annotation ou autre consigne sur un élément du dashboard

  • Bien spécifier les notifications

    Image


    Les notifications sont sans doute, au delà même du look and feel de l'application, un aspect central d'une bonne application mobile.
    Trop de notifications intempestives et c'est l'overdose puis le rejet, pas assez et c'est l'inutilité. Elles se doivent impérativement d'être pertinentes. Il faut bien considérer qu'une notification c'est du dérangement pour l'usager, dès lors on conviendra qu'il s'agit de ne le faire qu'avec justesse.
    Une vraie réflexion sur ce sujet essentiel doit être menée dès l'amont de la conception de la solution mobile (on peut même commencer par cela). Elle conduira peut-être à revoir le dispositif de notification au sein même d'Elise. Par exemple, aujourd'hui (sauf erreur de ma part), il n'existe pas au sein d'Elise, de possibilité pour un acteur de s'abonner aux notifications par mail. Chaque usager se retrouve donc "à la merci" de quiconque voudra bien le notifier par mail, c'est une politique qui me semble être à revoir, car elle est en contradiction avec la notion même de pertinence de la notification.

    Voilà donc un vrai sujet, sur lequel nous reviendrons

Conclusions

- Un public ciblé,
----- Des fonctionnalités adaptées,
---------- Un tableau de bord,
---------------- Des notifications toujours pertinentes.

Voilà les quatre ingrédients clés d'une solution Elise en mobilité réussie selon moi.
Et une solution Elise en mobilité réussie c'est une adhésion et un engagement de nos responsables, facilités, et ce résultat mérite qu'on parte sur les bonnes bases.

Mais ces bonnes bases sont elles celles là ? Votre avis ?
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