Premier contact : Stockage et recherche, La base !

Des guides, des exemples concrets pour s'y retrouver dans le dédale des fonctionnalités de l'outil
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Premier contact : Stockage et recherche, La base !

Messagepar franck_29 » 01 Déc 2015, 18:21

Bonjour à tous,

On en parle bien peu, et pourtant une des principales fonctionnalités (peut-être la principale) d'Elise est celle d'offrir une base centralisée qui va contenir tous vos documents, ainsi bien sûr que tout leur vécu (traçabilité).

La première des fonctions apportées est l'entreposage de tous les documents dans une base centralisée.

L'avancée fonctionnelle est surtout sensible pour les entités qui, avant de passer à Elise n'avait pas d'outil de même nature.
Dans de tels cas, les documents, les courriers, étaient au mieux, localisés sur un espace de stockage (répertoire sur un disque), organisés dans des répertoires de façon certes à les y stocker, mais aussi, à permettre de les retrouver ; on avait ainsi des répertoires par année, ou par service.

La mise en oeuvre d'un outil comme Elise va changer tout cela, il ne sera plus nécessaire d'accéder en direct aux fichiers représentant les documents gérés. Elise gère toute la gestion du document, à savoir ; sa prise en compte, sa mise en circulation, bien sur son "stockage"*, et surtout la "restitution desdits documents quand on en a besoin.

Et bien paradoxalement, pour profitable que soit un tel mode de gestion des documents pour l'organisation, il peut, malgré cela, s'opposer à une première résistance auprès de certains acteurs.

En substance, cette résistance s'exprime ainsi :
  • "Avant pour retrouver mes documents, il me suffisait d'ouvrir mon dossier, et je le retrouvais".
  • "Avant, je nommais d'une certaine façon mes documents, cela me permettait aussi d'affiner ma recherche, par exemple je mettais une synthèse de l'objet du doc. dans son nom"
Et sur ce sujet, le poids des habitudes est particulièrement inhibant.
Ainsi, donc, la première de toutes les fonctionnalités d'Elise, sa base de documents, peut représenter, pour certains acteurs une certaine difficulté.

D'expérience, dès lors que l'usager a compris que ce qu'il faisait avant (entreposage et éventuellement renommage au sein d'une arborescence sur le stockage) n'était en fait QUE pour lui faciliter les recherches qu'il aurait immanquablement à faire ultérieurement. Dès lors donc, vous pourrez lui présenter les capacités d'Elise en matière de recherche, en particulier la fonction PCI (plan de classement "intelligents"), le convaincre ne sera pas difficile, tant il verra vite les avancées par rapport à ce qu'il faisant avant. Et finalement, il fera confiance, sur ce point, au nouveau système.

* terme impropre ici, il aurait mieux valu parler en terme fonctionnel, d'entreposage...

Un vaste panel d'outils de recherche

Image


Et sur ce point, la confiance va se gagner grâce aux nombreuses fonctionnalités de recherche qu'offre l'outil Elise.

Les plus réticents le verront immédiatement, on est bien loin de la scrutation d'un dossier à la recherche de fichiers qui pourraient parler du sujet recherché, ou de l'outil de recherche offert par l'explorateur de fichiers de Windows.

Mon propos n'est pas, comme dans toute la série d'articles "Premier contact", de les détailler toutes de façon exhaustives, mais d'en présenter les grandes caractéristiques.
Il me semble que l'on trouve 4 grandes fonctions de recherches avec Elise :

  • La recherche par mot clé, qui comme son nom l'indique va rechercher dans l'extrait de la base courrier accessible à l'usager (sécurité), les courriers qui contiennent ledit mot clé (que ce soit dans la fiche qui accompagne le document, que d'ailleurs, dans le corps du document lui-même).

  • La recherche multi-critères, qui va faire une recherche selon des critères variés, en particulier liés à la circulation du courrier (date d'arrivée, etc...) et là franchement, il y a aussi de quoi se faire plaisir

  • Les plans de classement intelligents, PCI. Le terme est assez mal choisi dans la mesure ou il fait penser à la mise en oeuvre de plan de classement, alors qu'en fait, c'est un outil de présentation d'un extrait de la base courrier, sous forme arborescente (comme dans des répertoires). Les niveaux (d'arborescence) sont définis par l'utilisateurs. Ceux qui sont habitués à voir leurs courriers structurés dans un répertoire par année, ne seront pas dépaysés, puisque cela va ici être possible. Mais on pourra en imaginer d'autres, comme l'entité émettrice. Il faut savoir en outre que le résultat peut être filtré, pour n'afficher que les documents présentant certains critères... de recherche.

  • La recherche multi-instance, c'est un peu de la recherche multi-critère mais qui va se propager sur toutes (celles que l'on choisira) les instances Elise de votre architecture. Cette option n'est disponible que pour les organisations ayant fait le choix d'une architecture Elise constituée de plusieurs instances.

En conclusions

Au final, l'idée était de présenter l'apport, peut être le plus fondamental d'Elise dans une organisation, à savoir, la mise en place d'une "base de données" qui va rassembler l'ensemble des documents que vous aurez choisi d'y faire transiter.

Cette base de données va se substituer aux méthodes que vous utilisiez peut-être auparavant, à savoir l'entreposage de tous ces mêmes documents au sein de structures de répertoires figées, et statiques.

En contre-partie, les fonctions de recherche qu'Elise va vous apporter, vont matérialiser l'émergence d'une véritable base d'informations, vous offrant au final, bien plus de valeur que votre ancienne "base de fichiers".

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avertissement : les propos tenus ici, sont ceux d'un utilisateur qui s'est réellement confronté à la mise en place d'une base Elise, sur un terrain qui n'en possédait pas auparavant. Ils ne prétendent pas à la rigueur de la documentation officielle, mais simplement refléter cette expérience.

N'hésitez pas à ajouter vos précisions, remarques ou commentaires sur mon propos.

Crédit illustration http://www.webhostingreviewjam.com/
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